ERP Web: Parametrizando Centros de Costos y Control de Proyectos con eFactory ERP (Modelo Computación)

eFactory - Software ERP/CRM para el Cloud Computing

Software Web ERP y CRM para el Cloud Computing en Venezuela

A continuación desarrollaremos una parametrizacion sugerida para el control de ventas, costos y gastos de proyectos por centros de costos para una empresa de computación, desarrollo y servicios, todos relacionados al area de informática y sistemas.

  Parámetros de la empresa:
  • Es una empresa de sistema que desarrolla soluciones para terceros
  • Posee varios departamentos que serán sus centros de costos
  • Vende articulo de computaciones y presta servicios del area como mantenimientos de hardware y servicios de consultoría
  • Un cliente puede tener varios proyectos abiertos a la vez
  • Se requiere un control de los procesos de desarrollo para clientes por cada desarrollador o programador

Parametrizacion a ejecutar en las diferentes opciones del sistema:

  1. Control de Centros de Costos (Departamentos)
    1. Los centros de costos los manejaremos como almacenes usando un prefijo CC.CENTRO-COSTO, ejemplo: CC.VEN para Ventas, CC.ADM para el centro de costos de administración, CC:DES para el centro de costos de desarrollo y programación y CC.GER para los gerentes o la gerencia de la compañía.
    2. Los centros de costos para este ejemplo serán los mismos departamentos.
    3. Esta asignación por almacenes nos permitirá en los documentos de ventas y compras poder discriminar por centro de costos en las diferentes operaciones.
    4. No se usan las sucursales como centros de costos debido a que esta información es usada para la creación de los movimientos contables, adicionalmente una sucursal en otro región o país internamente también va a tener los centros de costos
    5. Ejemplo del manejo de sucursales con centros de costos con este modelo:
      1. Sucursal Caracas
        1. Centro de Costos de Administración
        2. Centro de Costos de Ventas
        3. Centro de Costos de la Gerencia
        4. Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
      2. Sucursal Panamá
        1. Centro de Costos de Administración
        2. Centro de Costos de Ventas
        3. Centro de Costos de la Gerencia
        4. Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
      3. Sucursal España
        1. Centro de Costos de Administración
        2. Centro de Costos de Ventas
        3. Centro de Costos de la Gerencia
        4. Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
      4. Sucursal Chile 
        1. Centro de Costos de Administración
        2. Centro de Costos de Ventas
        3. Centro de Costos de la Gerencia
        4. Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
    6. Para acceder a la tabla de almacenes debe:
      1. Abrir el modulo de inventarios
      2. Seleccionar la sección de actualizaciones
      3. darle clic a la opción de almacenes
    7. De esta forma se verían los registros en la tabla de almacenes
      eFactory ERP - Software ERP para el cloud computing
      Clic sobre la imagen para ampliar
  2. Control de Proyectos
    1. Los proyectos los crearemos en la tabla de revisiones.
    2. Para acceder a la tabla de revisiones donde almacenaremos los proyectos debe:
      1. Abrir el modulo de tesorería
      2. Seleccionar la sección de actualizaciones
      3. Darle clic a la opción de revisiones
    3. Casi la totalidad de los documentos del sistema incluyendo la nomina manejan el control de revisiones (o control de proyectos), para asignar un proyecto a un documento de ventas o compras el usuario debe seguir el siguiente procedimiento:
      1. Estando trabajando en la actual opción (pedidos, facturas, pagos, etc.) darle clic a la pestaña avanzado del actual formulario
      2. Darle clic al botón de asignar revisión
      3. Seleccionar el proyecto relacionado al actual documento
      4. Darle clic al botón aceptar
    4. Cualquier métrica adicional o atributo del proyecto en si debe ser creado como propiedades ya sea en la ficha de revisiones o en el documento en si.
    5. De esta forma se verían los diferentes proyecto en la tabla de revisiones:eFactory ERP/CRM - Software para el Cloud Computing

  3. Control de Desarrolladores o Programadores
    1. Todos los desarrolladores y programadores deben ser creados en el formulario de vendedores, también debe ser creado cualquier persona involucrada en el control de costos y gastos que se quiere implementar, ejemplo: recepcionistas, personal administrativo, etc.
    2. Se recomienda usar la iniciales de la persona como códigos de esos registros, ejemplo: si se llama Jose Rafael Quintero su código seria JRQ de esta forma podemos sacar listado solamente mostrando el código del vendedor.
    3. Para acceder al formulario de vendedores debe:
      1. Abrir el modulo de ventas
      2. Seleccionar la sección de actualizaciones
      3. Seleccionar la opción de vendedores
  4. Clientes y Proveedores
    1. Los registros de clientes y proveedores seran los asignados en los diferentes documentos de ventas y compras, de esta forma podremos cruzar información de centros de costos y proyectos asignados a los diferentes movimientos de costos y gastos en ventas y compras.
  5. Control de Actividades (Ventas, gastos, programación, servicios)
    1. Todas las actividades a las que les vamos a ejecutar un seguimiento y control deben ser creadas en el formulario de articulos.
    2. Estos artículos deben estar creados como servicio ya que no manejan inventarios.
    3. Si son actividades muy particulares lo mas recomendable es crear artículos genéricos para evitar crear demasiados artículos y que el control se vuelva inmanejable, esto debe determinarlo el administrador del sistema junto al consultor funcional que esta implantando eFactory en su empresa.

¿Que obtenemos con esta parametrizacion ?
  • Podemos saber  cuanto hemos facturado por cada sucursal y departamento por cliente y proyecto.
  • Podemos ver cuanto hemos gastado por cada proyecto y centro de costos
  • Podemos ver las horas consumidas por cada desarrollador en cada proyecto
  • Podemos ver los proyectos mas rentables en reportes o gráficos específicos
  • Podemos emitir cualquier métrica relacionada o donde se crucen aristas de: Sucursales, centros de costos, proyectos, desarrolladores, clientes y proveedores.
Observaciones:
  1. Para el correcto control de los gastos se deben cargar los pagos de servicios por pagos a proveedores creando previamente su respectiva factura de compra con la cuenta por pagar, esto debido a que no podremos asignar el departamento en el formulario de ordenes de pago del modulo de tesorería.
  2. Si manejamos sucursales por diferentes países es indispensable separar correctamente con un prefijo los consecutivos de todos los documentos generados.
  3. Se deben registrar en las diferentes pantallas y formularios del sistema todas las operaciones relacionadas al control de proyecto dependiendo de su uso, ejemplo: podemos usar la pantallas de pedidos en ventas para el control de desarrollo, convirtiendo estos documentos en notas de entrega si son para consumo interno o en facturas de ventas si las actividades son facturables.

Puede solicitar una demostración de eFactory ERP dando clic aquí.

Vídeos técnicos y funcionales relacionados:


José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela
www.factorysoft.com.ve


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