Primeros Pasos con eFactory Software ERP en la nube para entrar en Operación con el Sistema

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Primeros Pasos con eFactory ERP/CRM




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Una vez reciba sus datos de acceso a eFactory ERP debemos preparar la puesta en operación de la empresa, para ellos debemos ejecutar los siguientes grupos de actividades:


  1. Cargar las tablas iniciales del sistema
  2. Cargar los saldos iniciales
  3. Poner en operación los diferentes módulos

Cargar las tablas iniciales del sistema

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Resumen de Auditorías por Meses

Para la creación de los registros iniciales en el sistema eFactory debemos seguir este orden de módulos y tablas:

  1. Modulo del Sistema (Responsabilidad del personal de sistemas, informática o TI)
    • Estaciones de trabajo de los usuarios finales
      • Permitir las ventanas emergentes para la dirección de eFactory
      • Filtrar los formatos y reportes que mas usaran los usuarios
    • Definir los grupos globales
    • Definir los usuarios globales
    • Ajuste de Contadores de Documentos
    • Ajuste de Opciones Globales del Sistema
    • Asignar Logotipo de la empresa para ser usado en todos los formatos y listado
    • Modificar los datos de la empresa
  2. Modulo de Compras y Cuentas por Pagar
    • Tipos de Documentos
      • Esta opción se muestra en varios módulos, ya esta cargada con valores predeterminados que no se deben modificar como el caso de Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito, a esta opción solo deben tener acceso los administradores del sistema, personal del departamento de sistema o TI.
      • En esta opción se pueden crear diferentes tipos de documentos que sean requeridos por cualquier control o proceso que se desee llevar por el sistema.
    • Tipos de Devoluciones
      • Es una tabla usada en las devoluciones de ventas y compras que nos permitirá segmentar o clasificar a nivel de cada renglón de una devolución de un cliente o a un proveedor cual es el motivo que origino dicha devolución.
      • Los valores por lo general son: Error en facturación, error del vendedor, mercancía defectuosa, Mercancía incorrecta, etc.
    • Conceptos de Movimientos
      • Los conceptos de movimientos son clasificaciones de conceptos de gastos e ingresos, se pueden utilizar las cuentas de ingreso y gastos de la contabilidad, también se pueden ejecutar segmentaciones de gastos o ingresos de la empresa según las realidades, estos conceptos de movimientos se utilizar para ejecutar asientos contables en linea o por lotes y en la emisión de reportes y métricas del modulo de tesorería.
      • Ejemplo de Conceptos de Movimientos:
        • Gastos telefónicos
        • Gastos de transporte
        • Gastos de Alquiler
        • Ingresos por Venta de productos
        • Ingresos por Venta de servicios
    • Zonas
      • En esta tabla se registran agrupaciones o segmentaciones ya sea por ruta, por área geográfica o por tipo de operación de la empresa.
      • Ejemplo: Zona Oriental, Zona Central, Zona Andina, Zona Costera, etc.
    • Tipos de Proveedores
      • Es una tabla usada para segmentar y clasificar a los proveedores de caras a poder emitir listados, estadísticas, indicadores de gestión futuros mediante estos registros ya cargados.
    • Clases de Proveedores
      • Es una tabla usada para segmentar y clasificar a los proveedores de caras a poder emitir listados, estadísticas, indicadores de gestión futuros mediante estos registros ya cargados.
    • Proveedor
      • Es la principal tabla del modulo de compras, los proveedores también se usan en varios módulos como inventarios y obras y proyectos, la tabla equivalente es la de clientes en el modulo de ventas y cuentas por cobrar.
  3. Modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar
    • Países
      • Los valores cargados en esta tabla aplican para todos los módulos.
    • Estados
      • Los estados son divisiones territoriales de los Países
    • Ciudades
      • En las ciudades se registran las divisiones territoriales de los Estados de un Pais
    • Zonas
      • En esta tabla se registran agrupaciones o segmentaciones ya sea por ruta, por area geográfica o por tipo de operación de la empresa.
      • Ejemplo: Zona Oriental, Zona Central, Zona Andina, Zona Costera, etc.
    • Transportes
      • Estos registros son usados principalmente en los módulos de ventas y compras y deben estar representados por los medio o proveedores que hacen posible la entrega y recepción de mercancías y materias primas a la empresa.
    • Tipos de Vendedores
      • Es una tabla utilizada para poder segmentar los vendedores y compradores a efectos de la emisión de reportes y estadísticas en los diferentes módulos.
      • Los posibles valores que se registran en esta tabla son: Vendedores, Supervisores, Compradores, Directivo, Técnicos, Otros.
    • Tipos de Documentos
      • Esta opción se muestra en varios módulos, ya esta cargada con valores predeterminados que no se deben modificar como el caso de Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito, a esta opción solo deben tener acceso los administradores del sistema, personal del departamento de sistema o TI.
      • En esta opción se pueden crear diferentes tipos de documentos que sean requeridos por cualquier control o proceso que se desee llevar por el sistema.
    • Tipos de Devoluciones
      • Es una tabla usada en las devoluciones de ventas y compras que nos permitirá segmentar o clasificar a nivel de cada renglón de una devolución de un cliente o a un proveedor cual es el motivo que origino dicha devolución.
      • Los valores por lo general son: Error en facturación, error del vendedor, mercancía defectuosa, Mercancía incorrecta, etc.
    • Tipos de Clientes
      • Es una tabla usada para segmentar y clasificar a los clientes de caras a poder emitir listados, estadísticas, indicadores de gestión futuros mediante estos registros ya cargados.
      • Esta tabla determina el tipo de precio que recibe el cliente en las diferentes transacciones del modulo de ventas, los precios van desde el precio 1 hasta el precio 5, por lo general se recomienda asignar en el precio 1 el precio full, en el precio 3 distribuidores, en el precio 4 empleados o trabajadores y en el precio 5 el mas bajo que se maneja o costo del articulo.
    • Clases de Clientes
      • Es una tabla usada para segmentar y clasificar a los clientes de caras a poder emitir listados, estadísticas, indicadores de gestión futuros mediante estos registros ya cargados.
    • Monedas
      • En esta tabla se registran una única vez las diferentes monedas con las cuales se ejecutaran transacciones en cualquiera de los módulos.
    • Tasas Cambiarías
      • En esta tabla se deben registrar diariamente los valores de las tasas de las monedas diferentes a la moneda principal, esto se recomienda si hay muchas variaciones diarias y las cotizaciones o demás documentos en otras monedas se ven afectadas por esta variación.
      • En operación de alta inflación donde se ejecutan muchas transacciones en otras monedas es recomendable la actualización diaria de las mismas.
    • Formas de Pago
      • Esta tabla almacena los registros que permiten asignar los plazos de pagos o entregas de los documentos del modulo de ventas y compras.
      • Ejemplo: Contado, Crédito a 15 días, Crédito a 30 Días, Crédito variable.
    • Vendedores
      • Estos registros representan principalmente a la fuerza de ventas, también se deben crear en esta tabla a los compradores de procura, a los técnicos del RMA y a los coordinadores y ejecutores del modulo de servicio y soporte del CRM.
    • Clientes
      • Es la tabla principal del modulo de ventas, del correcto llenado de los registros y tablas relacionadas dependerán en gran porcentaje la obtención de resultados analíticos de las diferentes operaciones de ventas que ejecute la empresa.
      • En la pestaña de avanzado encontraremos el botón de métricas donde obtendremos la información estadística y predictiva de las transacciones con respecto a los clientes de la empresa.
      • Una de las recomendaciones para asignar el código a estos registros es utilizar el identificador fiscal que el ente tributario de cada país asigna a los clientes.
  4. Modulo de Inventarios
    • Tipos de Ajustes de Inventarios
      • Los tipos de ajustes nos permiten segmentar todas las operaciones de entrada y salidas de los inventarios fuera de las transacciones de ventas y compras.
      • Los tipos de ajustes son de 2 tipos: Ajustes de existencias y ajustes de costos.
      • Ejemplos de tipos de ajustes:
        • Entradas por Producción
        • Ajuste Positivo
        • Muestras a Clientes
        • Salida por Demostraciones
        • Ajuste de Costo Ultimo
        • Ajuste de Costo Promedio
    • Ubicaciones de Artículos
      • En esta tabla se registran las ubicaciones o áreas físicas donde se almacena los inventarios de artículos o productos, estos valores son usados en algunos reportes para filtrar la información.
      • Ejemplo 1: Área de Ventas, Área de RMA, Deposito Principal, Mercancía en Reparación.
      • Ejemplo 2: Almacén Panamá, Almacén Costa Rica, Almacén Miami
    • Almacenes
      • Los almacenes son las diferentes áreas de la empresa donde entran y salen las diferentes mercancías y materias primas que se usaran en todo el sistema, la mayoría de los módulos usan estos registros de almacenes, la división o segmentación de los mismos debe ser operativo o geográfica, inclusive ambas de ser necesario.
      • Ejemplo de Registros:
        • Almacén Principal
        • Almacén RMA
        • Almacén Administración
        • Almacén Reparaciones
    • Unidades
      • Los registros de unidades son utilizados para ser asignados a cada uno de los artículos y también en cada renglón de cada documento.
      • Las unidades son usadas para definir el manejo multi unidad de cada articulo que puede tener una unidad principal y "N" unidades adicionales para registrar las operaciones de los diferentes módulos del sistema.
      • Cuando se utilizan los módulos de producción o el de obras y proyectos las unidades que se asignan en los artículos deben ser las unidades utilizadas en los cálculos de costos y operaciones de los mismos, no se deben utilizar las unidades de compra o unidades que utiliza el proveedor para registrar en las facturas de compras o notas de recepción.
    • Tipos de Artículos
      • Es una tabla usada para segmentar y clasificar a los artículos, mercancías o materias primas de caras a poder emitir listados, estadísticas, indicadores de gestión futuros mediante estos registros ya cargados.
    • Clases de Artículos
      • Es una tabla usada para segmentar y clasificar a los artículos, mercancías o materias primas de caras a poder emitir listados, estadísticas, indicadores de gestión futuros mediante estos registros ya cargados.
    • Marcas
      • Las marcas constituyen una segmentación para los artículos del inventario, es importante crear una marca interna o propia si la empresa es una fábrica o planta industrial, las marcas son utilizadas en la emisión de reportes y métricas de las diferentes operaciones de ventas, compras, inventarios y producción.
      • Existen al menos 13 reportes de inventarios, ventas y compras relacionadas con las marcas de los artículos y productos en los inventarios.
    • Departamentos
      • En la tabla de departamentos se registran las principales segmentaciones o divisiones de los artículos, es utilizada para designar los principales grupos de artículos que maneja la empresa.
      • Ejemplo de Departamentos en una Muebleria:
        • Salas
        • Comedores
        • Alcobas
        • Auxiliares
        • Oficinas
        • Modulares
        • Accesorios
        • Servicios
      • Ejemplo de Departamentos de una ferretería:
        • Iluminación
        • Pinturas
        • Materiales de Construcción
        • Hogar
        • Jardinería
        • Servicios
    • Secciones
      • Las secciones son las divisiones internas de cada Departamento, son utilizadas para ejecutar una segmentación mas especifica.
    • Artículos
      • Los artículos constituyen la principal tabla del modulo de inventarios y producción del sistema, los registros de artículos son utilizados en mas de un 90% de todas las transacciones del sistema.
      • Los campos mas importantes de esta tabla son:
        • Código: Es un identificador único de 30 caracteres
        • Nombre: Descripción de 150 caracteres
        • UPC: Código de barras del producto o articulo
        • Proveedor: Código de 10 caracteres para asignar el proveedor principal o preferido del articulo, esto no impide o interfiere en la compra a cualquier otro proveedor.
        • Precios 1 al 5: Precios de venta del articulo
    • Formulas
      • Las formulas se utilizan para manejar la fabricación de ensamblados sin manejos de costos o procesos complejos como si se ejecutan en la cédulas de producción del modulo de producción, si la empresa consolida o descomponen varios artículos en uno solo para la venta o cualquier otra transacción lo mas recomendable es utilizar las formulas.
  5. Modulo de Tesorería
    • Tipos de Personas
      • Los registros de esta tabla son utilizados para segmentar fiscalmente a los clientes y proveedores de caras a la emisión de reportes con clasificación de retenciones de impuestos.
      • Ejemplo de registros de esta tabla:
        • Natural Residente
        • Natural no residente
        • Jurídica Domiciliada
        • Jurídica no domiciliada
        • Exenta
        • Tesorería Nacional
        • Otros
    • Impuestos Municipales
      • En esta tabla se registran todos aquellos impuestos de alcance local o municipal, la mayoría de estos impuestos tienen carácter para-fiscal y se pueden calcular en porcentajes o montos fijos por cada 1000 unidades monetarias.
    • Impuestos Bancarios
      • Los impuestos bancarios son aquellas transacciones que son pechadas por un porcentaje de retención baja ciertas condiciones como el monto y fechas, por lo general son retenciones que ejecutan los bancos a transacciones financieras de la empresa con un porcentaje de retención a las mismas las cuales entregan al fisco de cada país.
    • Impuestos Nacionales
      • En la tabla de impuestos nacionales registraremos todos aquellos porcentajes de impuestos al valor agregado (IVA) que existen en el país de operación y que se relacionan en las transacciones del modulo de ventas y compras.
      • Las salidas de esta tablas son:
        • Libros de Ventas
        • Libros de Compras
        • Comprobantes de Retención de Impuesto
        • Comprobante de Retención de Impuesto sobre la renta
        • Archivos TXT o XML para la declaración del impuesto
    • Conceptos de Retenciones
      • Los conceptos de retenciones son los registros encargados de segmentar las retenciones de impuesto sobre la renta en las pantallas de pagos y cobros a clientes, estos registros serán utilizados para la emisión de reportes a fin de mes y a fin del ejercicio, por lo general estos valores los suministra la entidad fiscal de cada país tanto en códigos como en descripciones y porcentajes.
    • Tipos de Tarjetas
      • Los tipos de tarjetas son utilizados en cobranza y en el modulo de punto de venta, por los general los registros agregados son:
        • Credito
        • Debito
    • Tarjetas
      • En esta tabla registramos los tipos de tarjetas por los cuales cobramos en los puntos de ventas que instalan los bancos en nuestra empresa, lo recomendable es crear por cada tipo de tarjeta un punto de cada banco que estemos utilizando.
      • Ejemplo:
        • TC-BANESCO
        • TD-BANESCO
        • TC-BANCO NACIONAL
        • TD-BANCO NACIONAL
        • TC-MERCADO LIBRE
        • TD-MERCADO LIBRE
        • TC-AMAZON
    • Bancos
      • En esta tabla se registraran solo los nombres de los bancos con los cuales se tienen relaciones y operaciones de pagos y cobros indistintamente que la empresa tenga o no cuenta bancarias en los mismos.
    • Beneficiarios
      • En esta tabla registraremos a todos los beneficiarios de pagos por conceptos de servicios o pagos a proveedores que no entreguen facturas fiscales, por lo general los beneficiarios de las ordenes de pagos son personas naturales y trabajadores de la empresa.
      • Los beneficiarios están almacenados en la misma tabla de los proveedores del modulo de compra y comparten la misma cantidad de campos e información del registro.
    • Cajas
      • Las cajas chicas son las responsables del manejo del efectivo de la empresa tanto en operaciones de mayor como operaciones del punto de venta, también se utilizan las cajas para pagar compras o gastos en efectivo.
      • Ejemplo de Cajas:
        • Caja Principal
        • Caja Operaciones
        • Caja Central de Punto de Venta
    • Cuentas Bancarias
      • Los registros de cuentas bancarias serán las encargadas de emitir y recibir la mayor parte de las transacciones de la empresa relacionadas con compras y ventas.
      • Se deben crear también las cuentas bancarias en otras monedas así como cuentas bancarias de accionistas que aporte dinero mediante transferencias o egresos mediante pagos de viáticos o gastos particulares.
  6. Modulo de Producción
    • Etapas de la Producción
    • Equipos
    • Herramientas
    • Cédulas de Producción
  7. Modulo del Punto de Venta
    • Configurar las Opciones y valores iniciales requeridos por el punto de venta
    • Ajustes en las Opciones de Comportamiento del Punto de Venta
      • Pedir datos del cliente al iniciar la factura
      • Pedir la cantidad del articulo
      • Pedir el vendedor de la factura
      • Utilizar impresoras fiscales
      • Utilizar comprobantes electrónicos en el punto de venta
  8. Modulo de RRHH
    • Tipos de Ausencias
    • Nacionalidades
    • Motivos
    • Cargos
    • Grados de Instrucción
    • Estados Civiles
    • Departamentos de Nomina
  9. Modulo de Nomina 
    • Ubicaciones
      • En esta tabla se almacenan las ubicaciones físicas o funcionales donde están asignados los trabajadores, empleados u obreros, estos valores serán usados para segmentar la información en los listados de nomina y también se usan para generar nominas y configurar cronogramas de trabajo.
    • Tipos de Prestamos
      • Es una tabla que permite la segmentación de los prestamos otorgados a los trabajadores.
      • Ejemplo de registros a cargar:
        • Préstamo para estudios
        • Préstamo para remodelación de vivienda
        • Préstamo Personal
        • Préstamo por Salud
        • Préstamo Viajes
    • Bancos
      • En esta tabla se registran los nombres de los diferentes bancos del País donde tiene operaciones la empresa.
    • Calendarios
      • Los calendarios en nomina son los responsable de almacenar aquellos días feriados o  no laborables, también se utilizan en gestiones operativas de la empresa, cada contrato de nomina tiene asociado al menos un calendario.
      • Los calendarios se deben actualizar al menos una vez al año.
    • Trabajadores
      • Es la tabla principal de los módulos de nomina y RRHH, los registros de empleados, trabajadores u obreros serán utilizados para las diferentes operaciones y transacciones de los diferentes modulo de nomina incluyendo la generación de recibos de pagos por diferentes contratos.
      • Es recomendable utilizar un consecutivo de 4 dígitos para asignar el código de los trabajadores si la empresa tiene menos de 1.000 trabajadores
      • Es importante asignar los valores iniciales de sueldo y acumulados iniciales una vez se crea al trabajador en el sistema
      • Es importante también asignar la imagen o fotografía del registro así como las demás documentaciones y anexos que integran el expediente del trabajador u obrero.
  10. Modulo de Contabilidad
    • Monedas
      • En esta tabla se registran una única vez las diferentes monedas con las cuales se ejecutaran transacciones en cualquiera de los módulos.
    • Tasas Cambiarías
      • En esta tabla se deben registrar diariamente los valores de las tasas de las monedas diferentes a la moneda principal, esto se recomienda si hay muchas variaciones diarias y las cotizaciones o demás documentos en otras monedas se ven afectadas por esta variación.
      • En operación de alta inflación donde se ejecutan muchas transacciones en otras monedas es recomendable la actualización diaria de las mismas.
    • Cuentas de Gastos
      • Las cuentas de gastos son agrupaciones de las cuentas contables de gastos, costos e ingresos, es una forma de segmentar los asientos contables en los diferentes reportes y balances que se emiten por el modulo de contabilidad.
      • Ejemplo de cuentas de gastos
        • Gastos de Honorarios
          • Cuenta contable de honorarios abogados
          • Cuenta contable de honorarios profesionales
          • Cuenta contable de honararios otros
        • Gastos de Comunicaciones
          • Cuenta contable de gastos de telefonía fija
          • Cuenta contable de gastos de telefonía móvil o celular
        • Ingresos de la Empresa
          • Cuenta contable de ventas a credito
          • Cuenta contable de ventas de contado
    • Centros de Costos
      • Los centros de costos o beneficio permiten clasificar los asientos contables automáticos o manuales por áreas de la empresa ya sean operativas o funcionales
      • Los centros de costos se configuran en las reglas de integración para que ejecuten los asientos contables de manera automática al confirmar los documentos de manera porcentual en la pantalla de asignación de información contable del centro de costos.
      • Ejemplos de centros de costos
        • Centros de Costos usando los departamentos
          • Administracion
          • Sistemas o informatica
          • Ventas y Marketing
        • Centros de costos por sucursales
          • Sucursal Miami
          • Sucursal Panama
          • Sucursal Colombia
        • Centros de Costos por Sucursales y Departamentos
          • Miami Ventas
          • Miami Finanzas
          • Miami Sistemas
          • Colombia Ventas
          • Colombia Finanzas
          • Colombia Sistema
        • Centros de costos en obras de construcción
          • Conjunto Residencial la Azulita
          • Conjunto Residencial La Nube
          • Residencias Sofia Alejandra
        • Centros de costos de una empresa de concreto
          • Camión mezclador placas ABC-123
          • Camión placas URL-556
          • Transportador de Arena placas  HTT-568
    • Clasificadores
    • Auxiliares
    • Cuentas Contables
  11. Modulo de Activos Fijos
    • Tipos de Activos
      • Es una tabla donde se registran las segmentaciones o clasificaciones de los activos fijos, estos registros serán utilizados para generar las depreciaciones y la emisión de reportes y listados.
    • Ubicaciones de Activos
      • Es una tabla donde se registran las segmentaciones o clasificaciones de los activos fijos, estos registros serán utilizados para generar las depreciaciones y la emisión de reportes y listados.
    • Grupos de Activos
      • Es una tabla donde se registran las segmentaciones o clasificaciones de los activos fijos, estos registros serán utilizados para generar las depreciaciones y la emisión de reportes y listados.
    • Activos Fijo
  12. Modulo de Proyectos
    • Etapas (Capítulos)
    • SubEtapas (Sub Capítulos)
    • Actividades
    • Tipos de Documentación
      • Los tipos de documentación son registros que nos permiten asignar anexos físicos (Documentos firmados y sellados) en formatos de imagen PNG o JPG o archivos (PDF, XLS, etc.) a un registro o documento del sistema el cual cumple funciones de auditoria, control, seguimiento y documentación según sea la necesidad de cada caso. Se debe crear al menos un registro de tipo de documentación por cada opción del sistema o aquellas opciones mas usadas o importantes.
  13. Modulo de Obras
    • Participantes
    • Almacenes
      • En esta tabla definiremos los almacenes operativos de cada una de las obras, de existir se debe crear un almacén principal o centro de distribución si las compras de las obras se ejecutan de manera centralizada y después de recibirlas se hacen los traslados entre los diferentes almacenes.
    • Herramientas
    • Equipos
    • Partidas de Construcción

Hay tablas en las sección de actualizaciones de cada uno de estos módulos que no se nombraron debido a que están por lo general se utilizan para configurar procesos muy específicos como políticas comerciales u otras segmentaciones de información que para efectos de la puesta en operación de la empresa no influye en lo absoluto.

Con respecto a los estándares utilizar en el valor de los códigos de los registros si usar números o letras si al momento no hay un estándar por parte de la empresa o un departamento de documentación y procesos lo mejor es utilizar parte o un resumen del nombre en el código, en los casos que el nombre sea corto (menor o igual a 10 caracteres) se recomienda poner de código el mismo nombre, esto trae dos ventajas posteriores: la primera es que no hay que memorizar los números ya que los nombres son mas fáciles de recordar y la segunda ventaja es que cuando emitimos reportes a excel o métricas solo viendo el código ya sabemos el nombre ahorrándonos tener que ejecutar uniones en tablas para traernos el nombre.

La carga de los registros de las tablas iniciales se puede ejecutar con plantillas llenas mediante excel si la cantidad de registros son muchos (cientos o miles), cada una de las pantallas tiene en la pestaña de avanzado 2 botones que permiten ejecutar la exportación de una plantilla con al menos 2 registros previamente cargados para después de ser llenados pueden ser importados a la tabla u opción donde se esta trabajando. La carga manual de los registros cuando son pocos permite adicionalmente a los usuarios finales ambientarse y practicas con las funcionalidades del sistema.


Carga de saldos iniciales

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Análisis de CxC por Mapa de Calor

Esta actividad comprende el registro en sistema de los documentos que aun están pendientes por cerrar en el sistema anterior, la carga de los saldos iniciales consiste en los siguientes documentos:

  • Saldos iniciales de existencias, costos y precios de ventas de los artículos en el inventario
  • Saldos de las cuentas por cobrar de los clientes
  • Saldos de las cuentas por pagar de los proveedores
  • Saldos iniciales bancarios (conciliados)
  • Saldos contables (balance general)
  • Saldos de prestaciones sociales de los trabajadores en la nomina
La carga de los saldos iniciales por lo general involucra a los lideres o responsables de varias áreas o departamentos de la empresa, lo ideal es manejar una fecha de corte para la carga de los saldos iniciales que a la vez se constituirá en la fecha del inicio del paralelo del sistema, si las operaciones antes se estaban llevando en excel no tiene sentido llevar un paralelo, lo mas recomendado en este caso es iniciar operaciones directamente con el nuevo sistema eFactory.

Otro punto muy importante en la carga de los saldos iniciales es que cada responsable de área o jefe de departamento valide y de el visto bueno de los valores iniciales que se están registrando, de esta manera evitaremos retrasos o re-procesar nuevamente la información cuando lleguemos a la etapa de la puesta en operación.



Poner en Operación los diferentes Módulos

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Logo Factory Soft

Después de haber ejecutado las siguientes actividades procederemos a la puesta en operación:
  1. Adiestramiento funcional de los usuarios del sistema en los diferentes módulos
  2. Carga de registros bases de las tablas de los módulos de inventarios, ventas, compras, tesorería, sistema (usuarios y grupos), producción, obras y proyectos.
  3. Carga de saldos iniciales
  4. Validación de los saldos iniciales
  5. Desarrollo de los formatos mínimos necesarios (orden de compra, factura, cheques, etc.)
  6. Configuración y parametrizacion de las nomina
  7. Configuración y paremetrizacion de las reglas de integración tanto para la contabilidad online como para operaciones en lotes.
  8. Configuración de los comprobantes y facturas electrónicas si aplican en su país.
  9. Inicio del paralelo con el sistema anterior
  10. Validación de los procesos soportados en las diferentes áreas o departamento de la empresa
  11. Emisión y validación de cierres mensuales de los diferentes departamentos
    • Estadísticas de ventas
    • Estadísticas de compras
    • Reportes de comisiones de la fuerza de venta 
  12. Emisión y validación de libros y reportes legales
    • Libros de Ventas
    • Libros de Compras
    • Comprobantes de Retenciones
    • Archivos electrónicos TXT, XML, CSV para los diferentes entes fiscales y para-fiscales
  13. Detener el paralelo con el sistema anterior.


Otras Preguntas y recomendaciones

¿Que navegador web puedo usar en las estaciones de los usuarios finales?

  • Google Chrome
  • Mozilla Firefox
  • Safari
  • Internet Explorer Versión 10.0 o Superior




¿Como puedo medir la velocidad de conexión de mi Internet?

Se recomienda la siguiente pagina web para medir la velocidad real de conexión:



¿Donde encuentro respuestas a mis dudas mas comunes o la ayuda online de eFactory?

También existe un canal de vídeos funcionales y técnico en YouTube:

http://www.youtube.com/user/FactorySoft


¿Como accedo al sistema si he olvidado mi contraseña?

¿Que Información puedo migrar de mi sistema anterior?
Con las herramientas técnicas que se incluyen en eFactory usted puede migrar:

  1. Tabla de Clientes
  2. Tabla de Proveedores
  3. Tabla de Artículos
  4. Tabla de Trabajadores (Nomina)
  5. Tabla de Cuentas contables (Contabilidad)
  6. Tabla de Activos Fijos (Contabilidad)
  7. Saldos de Cuentas por Cobrar
  8. Saldos de Cuentas por Pagar

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José Paredes
Servicio al Cliente
jfparedes@efactoryerp.com
Factory Soft

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