Uso de Clientes y Proveedores Genéricos en eFactory ERP/CRM
(eFactory v4.0.1, también válido para versiones anteriores)
En cualquier sistema ERP es necesario mantener un registro con los datos de todos los clientes de la empresa; en el caso de Venezuela, los datos más importantes sobre los clientes son su nombre, Cédula de Identidad (CI) o Registro de Información Fiscal (RIF), su Teléfono y su Dirección; pero algunas empresas requieren mantener un registro más detallado de sus clientes, como direcciones alternativas (dirección fiscal, para envíos, oficinas...), otras forma de contacto, perfil del cliente, clasificación, referencias adicionales, y cualquier otra información que sea necesaria según el modelo de negocios de la empresa.
En eFactory es posible mantener un registro detallado de los clientes; sin embargo, cuando la empresa cuenta con muchos clientes ocasionales los datos básicos son los únicos realmente necesarios. En ese caso es posible crear uno o más clientes genéricos y cargar los documentos de venta a estos clientes, ingresando directamente en el documento los datos básicos del cliente real.
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| Ventana de Cliente Genérico en Cotizaciones |
Como crear un Cliente o Proveedor Genérico
Este es el procedimiento para crear un cliente genérico; para crear un proveedor genérico se sigue el mismo procedimiento pero usando el formulario de Proveedores. Este proceso debe hacer solo una vez durante la implantación, aunque se pueden crear varios clientes genéricos de ser necesario:
- Ingresar a eFactory ERP/CRM.
- En el módulo de Ventas, sección Actualizaciones, seleccionar la opción Clientes. Si lo que desea es crear un Proveedor genérico debe abrir el formulario de Proveedores que se encuentra en el módulo de Compras, sección Actualizaciones.
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| Abrir el Formulario de Clientes |
- En el formulario de clientes se puede seleccionar cualquier cliente existente, y luego presionar el botón duplicar que se encuentra en la ficha Avanzados. También es posible crear un cliente presionando el botón Agregar, sin embargo es más rápido si crea un duplicado a partir de un cliente existente.
- Se debe asignar un código fácil de recordar y un nombre descriptivo, para que sea más fácil asignar el cliente genérico al crear los documentos, y se identifique rápidamente que es un cliente genérico.
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| Formulario de Clientes |
- Se debe llenar el resto de los campos del cliente con datos genéricos: tipo de cliente, zona, país...
- Se debe marcar la casilla "Cliente Genérico" que identifica a los clientes genéricos. Esta se encuentra al final de la sección de Perfil del formulario, justo antes de la Sección de Crédito.
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| Casilla de "Cliente Genérico" |
- Presionar el botón Guardar para terminar la creación del cliente.
Usando un Cliente o Proveedor Genérico en un Documento
Los Clientes Genéricos pueden ser usados en cualquier documento del módulo de Ventas, mientras que los Proveedores Genéricos pueden ser igualmente usados en cualquier documento del módulo de Compras. Veamos un ejemplo para crear una cotización usando un Cliente Genérico:
- Abre el formulario de Cotizaciones que se encuentra en el módulo de Ventas, sección de Operaciones.
- Presiona el botón Agregar para ingresar los datos del nuevo documento.
- Ingresa el código del cliente genérico en la casilla correspondiente, o presiona el botón del asistente de búsqueda para mostrar el formulario de búsqueda de clientes.
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| Seleccionar un Cliente en un Documento de Venta |
- Una vez seleccionado el cliente genérico aparecerá un formulario flotante solicitando los datos "reales" del cliente: Los cuatro campos mostrados son opcionales, solo deberás llenar aquellos que sean necesarios según el modelo de negocios de tu empresa.
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| Ventana de Cliente Genérico en Cotizaciones |
- Una vez ingresados los datos del cliente debes presionar Aceptar para cerrar la ventana y continuar con los demás datos del documento.
- Después de haber ingresado el resto de los campos (vendedores, forma de pago, artículos...) presionar el botón Aceptar para guardar el documento. Al hacer esto los datos genéricos ingresados quedan asociados al documento recién creado.
Una vez guardado un documento de compras o ventas es posible modificar la información genérica del cliente o proveedor, aun cuando el mismo no sea genérico. Esto es útil si por ejemplo queremos registrar una factura que será pagada por un cliente, pero los artículos se entregarán en una dirección diferente a la registrada con el mismo: en ese caso sería conveniente guardar la nueva dirección y el nombre y teléfono de la persona que recibirá la mercancía directamente en el documento.
Para modificar la información genérica de un documento de compras y ventas se sigue el siguiente procedimiento:
- Abrir el formulario (cotización, pedido, factura de compra...) y seleccionar el documento a editar.
- Seleccionar la ficha Avanzados del formulario.
- Presionar el botón "Cliente Genérico..." (o "Proveedor Genérico..." según el caso).
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| Botón de Cliente Genérico en Cotizaciones |
- Se mostrará la misma ventana que cuando seleccionamos un cliente o proveedor genérico al editar el documento. allí podemos editar los datos genéricos almacenados en el documento.
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| Edición de Datos de Cliente Genérico en Cotizaciones |
La mayoría de los formatos básicos de impresión de documentos mostrarán el nombre, RIF, teléfonos y dirección de la información genérica del documento si está definida. Si cualquiera de estos cuatro campos está vacío entonces tomará ese campo de los datos del cliente.
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| Formato de Cotización Mostrando los Datos de Cliente Genérico |
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Roimer García
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