Configuración del Plan de Cuentas en eFactory Contabilidad
(eFactory v4.0.1, también válido para versiones anteriores)
En la contabilidad de toda empresa, el
Plan de Cuentas juega un papel de máxima relevancia, debido a que éste representa la estructura general mediante la cual se registrarán todas las operaciones de la empresa en la contabilidad de la misma, y en general este no puede ser modificado en el futuro. Por esta razón, el proceso de implantación de eFactory requiere que el Plan de Cuentas esté claramente definido para el momento de la implantación, siguiendo los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, para así dar paso a la configuración del mismo en eFactory Contabilidad.
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| Balance General en eFactory |
Niveles del Plan de Cuenta
Lo primero será indicar a eFactory Contabilidad el número de niveles del cual consiste el plan de cuentas diseñado. Para ello debe:
- Ingresar a eFactory Contabilidad.
- Abrir el formulario de Opciones, que se encuentra en el módulo de Sistemas, en la sección de Operaciones.
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| Opciones de Contabilidad - Módulo de Sistemas |
- En el formulario de Opciones, debes buscar las opciones de tipo Numérico del Módulo de Contabilidad:
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| Formulario de Opciones de Contabilidad |
- Seleccionar la opción "Cantidad de Niveles de las Cuentas Contables" haciendo clic en el botón a su izquierda, y luego presionar el botón Editar.
- En la ventana emergente debes indicar el número de niveles que constituyen el plan de cuentas. Este debe ser un número entero entre 2 y 6 (ambos incluidos).
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| Opciones de Contabilidad: Cantidad de Niveles de las Cuentas Contables |
- Luego presiona Aceptar para guardar el nuevo valor y cerrar la ventana.
- Luego debes seleccionar y editar una a una las opciones "Ancho de Nivel 1", "Ancho del nivel 2", etc, para indicar cuantos caracteres de longitud tiene cada nivel. Por ejemplo:
- Si las Cuentas Contables de movimientos del Plan de Cuentas tienen la forma "1.1.01.01.001" entonces éste tiene 5 niveles con longitudes de 2, 2, 3, 3 y 3 caracteres (la longitud de cada nivel incluye al carácter usado como separador).
- Si el Plan de Cuentas tiene los mismos 5 niveles del ejemplo anterior, pero no tiene un carácter de separación, entonces las longitudes de los 5 niveles serían 1, 1, 2, 2, 3.
- Una vez establecidos el número y longitud de los niveles del Plan de Cuentas se procederá a registrar las Cuentas Contables en el sistema.
Registro de Cuentas Contables
Si bien eFactory Contabilidad cuenta con un Plan de Cuentas genérico apropiado para nuevas empresas, al momento de implantar probablemente usted tenga su propio plan de cuentas definido. Para cargar el plan de cuentas será necesario primero eliminar las cuentas contables que vengan preinstaladas en el sistema y a continuación:
- Abrir el formulario de Cuentas Contables que se encuentra en el módulo de Contabilidad, sección de Actualizaciones.
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| Abrir el Formulario de Cuentas Contables |
- Para cargar las cuentas se recomienda hacerlo en el orden definido en el plan de Cuentas. Por ejemplo comenzando con la cuenta "1 Activos", luego con la cuenta "11 Activo Circulante", etc.
- Para cada cuenta se debe presionar el botón Agregar, e ingresar el código y el nombre de la Cuenta Contable.
- Para las cuentas del último nivel debe seleccionarse la casilla Cuenta de Movimientos; esta se usa para indicar que esta es una cuenta donde se cargarán o abonarán montos en los asientos. Todas las cuentas de nivel superior al último deben tener esta casilla deseleccionada.
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| Formulario de Cuentas Contables |
- En la sección de Cuentas Asociadas, más abajo en el mismo formulario, debe indicarse el Centro de Costos asociado a la Cuenta Contable: Aunque este centro de costos es obligatorio, al momento de crear un asiento manualmente es posible indicar un centro de costos diferente a la asociado. Adicionalmente, si ejecuta la integración de eFactory Contabilidad con eFactory Administrativo, es posible distribuir automáticamente los montos de un asiento en diferentes centros de costos, según lo configurado en eFactory Administrativo.
- En la misma sección de Cuentas Asociadas se debe indicar si esta cuenta contable maneja Cuenta de Gastos, y en caso de que la use debe indicarse cual es la cuenta de gastos asociada. Al igual que con los centros de costo es posible indicar una cuenta de gastos diferente al registrar los asientos, pero esta será la cuenta cargada por defecto.
- Finalmente, se debe indicar si la cuenta contable utiliza Cuenta Auxiliar. En este último caso la cuenta Auxiliar no es obligatoria, esto debido a que generalmente cada asiento de una cuenta que maneje auxiliares tendrá un código de auxiliar diferente, dependiendo de la operación que generó el asiento.
- Al presionar el botón Aceptar, se guardará la cuenta contable recién creada y ya estará lista para utilizarse en asientos contables.
Habiendo establecido los valores de las opciones anteriores, y cargado todas las cuentas contables ya tendremos completamente configurado el
Plan de Cuentas en eFactory Contabilidad. Así, si va a usar el sistema para crear comprobantes de diario de forma manual entonces ya mismo puede empezar creando los asientos de apertura en el formulario de Comprobantes de Diario.
Si por el contrario, planea utilizar eFactory Contabilidad integrado con eFactory Administrativo deberá también revisar la información contable en eFactory Administrativo, y las reglas de integración que vienen preinstaladas en eFactory Contabilidad.
Puede obtener más información sobre la configuración de eFactory Administrativo y Contabilidad para la integración entre ambos sistemas en nuestro artículo
Contabilizando Información con eFactory Contabilidad (Mejores Practicas).
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