Manual del Modulo de Nomina y RRHH de eFactory ERP/CRM

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Manual del Usuario


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eFactory Nomina




¿Que es eFactory Nomina?

    • Es una solución de control de nomina de personal para el cloud computing, puede generar en pocos minutos nominas de altos volúmenes de trabajadores (+500) con solo disponer de un navegador web y una conexión a internet.
    • eFactory Nomina se despliega en la nube (Windows Azure o Amazon) o en servidores VPS de datacenter privados permitiendo un rápido despliegue del control de los procesos de nomina y RRHH en diferentes sucursales u oficinas sin importar la distancia geográfica.



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Requerimientos de las estaciones de usuarios finales

    1. Conexión a Internet (Banda ancha, wifi, 3.5 G o por red ethernet)
    2. Un Navegador web con las ventanas emergentes desbloqueadas
      1. Mozilla FireFox
      2. Google Chrome
      3. Safari (Apple)
      4. Microsoft Internet Explorer 10.0 o superior
    3. Use la opción de favoritos o marcadores en su navegador web para dejar un acceso directo del la dirección web del servidor de eFactory (URL) para accederlo mas rápidamente y no tener que ingresar la dirección manualmente cada vez que ingresara al sistema.
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Características generales del Modulo de Nomina y RRHH

    1. Múltiples Empresas, pudiendo operar en tiempo real desde varios países.
    2. Múltiples Sucursales
    3. Múltiples Usuarios concurrentes
    4. Múltiples procesos y tareas mediante el multi ventana.
    5. Adaptar procesos particulares de cada cliente mediante la elaboración de complementos y eventos automáticos.
    6. Elaborar reportes, formatos y gráficos personalizados de cada empresa de acuerdo a sus requerimientos particulares.
    7. Aplicar esquemas complejos de confidencialidad de la información en las pantallas y reportes de los usuarios.
    8. Aplicar estrictos controles de seguridad y auditoria mediante los registros de todas sus operaciones.
    9. Trabajar con toda la información de su empresa online, sin ejecutar sincronizaciones.
    10. Operar desde cualquier dispositivo portátil  tablets o teléfono inteligente (smartphone) con solo tener conexión a Internet y un navegador web.
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Opciones de la Sección de Actualizaciones

    1.  Trabajadores
      1. Esta opción  permite definir los diferentes trabajadores, empleados u obreros que conforman la plantilla de empleados que tiene la empresa.
      2. En la opción de trabajadores se caracterizan todos los atributos como: Documentación, idiomas, estudios realizados, experiencias, cursos ejecutados, actividades extras, cuentas bancarias, vehículos, familiares, dependientes, cambios de sucursales y asignación de valores en los campos de la nomina.
      3. El trabajador debe tener un estatus "Activo" para que pueda generar recibos de pago.
      4. Recuerde asignar un sueldo mensual a los trabajadores después de crearlos para que puedan crearseles recibos de pago en las generaciones de las diferentes nomina.
    2. Campos de Nomina
      1. Esta opción permite crear los campos variables de los trabajadores donde se almacenaran los valores de las variaciones de la nomina, ejemplo: horas extras diurnas, Horas extras nocturnas, bonos de producción, sueldo mensual, acumulados iniciales de prestaciones sociales, acumulados iniciales de intereses de prestaciones.
    3. Contratos
      1. Los contratos las agrupaciones de conceptos que permiten el pago de las diferentes obligaciones de la empresa para con los trabajadores.
      2. Los contratos están conformados por grupos de conceptos y estos a su vez por conceptos.
    4. Grupos de Conceptos
      1. En esta opción se definen los principales componentes de los contratos, permiten agrupar funcionalmente los conceptos según el contrato que se ejecutara.
    5. Conceptos
      1. Esta opción permite configurar de acuerdo a los parámetros requeridos por la empresa los diferentes conceptos que conforman un contrato, el resultado generado por un concepto de nomina se creara como un renglón en los recibos de pagos cuando se genere la nomina.
      2. El sistema de nomina de eFactory trae precargado los conceptos de la mayoría de contratos que necesita una empresa (Nominas quincenales, liquidaciones, vacaciones, utilidades, etc.) pero estos pueden ser modificados o ajustados de acuerdo a las realidades existentes en cada zona o país donde este funcionando la empresa.
      3. Los conceptos pueden ser exportados en archivos XML e importados en otras empresas.
    6. Clases de Conceptos 
      1. Esta opción permite agrupar los conceptos para cualquier segmentación que sea necesaria ejecutar ya sea en montos acumulados como en cualquier reporte o formato que sea necesario para la empresa.
    7. Funciones de Nomina
      1. Defina en esta opción mediante lenguaje interpretado factory o LIF las diferentes funciones internas que se necesiten en la nomina, ejemplo: Obtener la fecha de la ultima liquidación de un trabajador, obtener los meses transcurridos entre 2 fechas, obtener los sábados transcurridos entre 2 fechas, etc.
      2. Puede hacer clic aquí para ver un documento técnico de manejo avanzado de funciones de nomina.
    8. Constantes Locales
      1. Esta opción permite definir valores globales que son fijos o tienen pocas modificaciones a través del tiempo, ejemplo: porcentaje de retención global de impuesto sobre la renta, % de aportes patronales, fechas topes globales.
    9. Calendarios
      1. Los calendarios permiten definir por contrato o departamento los días feriados, no laborables o los diferentes turnos de trabajo que existan en la empresa.
      2. Puede hacer clic aquí para ver un documento mas detallado del manejo de calendarios con eFactory Nomina.
    10. Bancos
      1. En esta opción podrá definir los nombres de los diferentes bancos con los cuales ejecutara los pagos o transferencias de las nominas generadas.
      2. Los registros de bancos son compartidos con los modulos de tesoreria y ventas del sistema administrativo.
    11. Monedas
      1. En esta opción define las diferentes monedas con las cuales ejecutara los pagos de la nomina, esta tabla posee los mismos registros creados por el modulo de ventas.
    12. Tasas Cambiarías
      1. Defina en esta opción los diferentes cambios o tasas cambiarías de las monedas.
    13. Tipos de Prestamos
      1. En esta opción podrá segmentar los tipos de prestamos, estos registros serán asignados en el formulario de prestamos y servirá para clasificar los diversos tipos de prestamos que otorgue la empresa a sus empleados.

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Opciones de la Sección de Operaciones

    1. Nóminas
      1. Es la principal opción del modulo de nominas, esta permite la generación de cualquier contrato parametrizado previamente.
      2. Los contratos que puede generar por esta opción son:
        1. Nomina Quincenal o de Empleados
        2. Nomina Semanal o de Obreros
        3. Nómina Mensual de Directivos
        4. Nómina de Contratados
        5. Nomina de Adelanto de Sueldos
        6. Nómina de Pasantes
        7. Nómina de Utilidades
        8. Nomina de Vacaciones
        9. Nomina de Liquidaciones de Trabajadores
        10. Prestaciones Sociales Trimestrales o Fondo de Garantía
        11. Intereses sobre Prestaciones Sociales
        12. Bono de Alimentación
      3. Para que un trabajador pueda ser generado en una nomina se verifican las siguientes condiciones:
        1. Que el trabajador este activo
        2. Que tenga sueldo mensual en el campo de nomina mayor a cero.
        3. Que la fecha de ingreso sea inferior a la fecha de generación del respectivo contrato.
        4. Que no esté creado en la opción de liquidaciones, es decir que este por liquidar
    2. Recibos de Nómina
      1. Los recibos de nóminas son creados manualmente o por medio de la generación de la nómina.
      2. Los recibos de pago generados por cualquier contrato pueden ser modificados mientras su estatus sea igual a "Pendiente".
      3. Si eliminan la nómina que genero el recibo de pago también se eliminará el recibo.
      4. Podrá visualizar individualmente los recibos de pago de nómina mediante la opción imprimir.
      5. Si modifica un recibo de pago manualmente y vuelve a generar la nomina de este recibo los cambios se perderán ya que el sistema sobre escribirá la información.
    3. Vacaciones
    4. Préstamos
    5. Reposos
    6. Permisos
    7. Liquidaciones

Opciones del Módulo del Sistema

    1. Actualizaciones
      1.  Sucursales
      2. Usuarios Globales
      3. Series
      4. Listas Desplegables
      5. Propiedades
    2. Operaciones
      1. Opciones
      2. Contadores

Vídeos Técnicos y Funcionales del Modulo de Nomina

    1. Cambiando el Tipo de Contrato en eFactory Nomina
    2. Exportar e importar registros con archivos XML
    3. Actualización por Campos de registros
    4. Como crear un registro rápidamente con duplicación 

Observaciones

    1. La mayoría de los documentos generados por las diferentes pantallas del modulo de nomina tienen por estatus por defecto como "Pendiente", estos documentos deben ser confirmados por los usuarios mediante la opción de confirmar de la respectiva pantalla que esta ubicada en la pestaña avanzados del formulario.
    2. Recuerde la importancia de estructurar correctamente la información de caras a emitir los diferentes reportes detallados, consolidados y gráficos con métricas de seguimientos de las operaciones de la empresa.
    3. Mantenga siempre un estándar en la carga de los registros de las diferentes tablas, si va a usar en una tabla un código numérico mantenga esa condición para todos los registros de esa tabla, si va a usar mayúsculas aplique el estándar en todos los registros, habrá casos que en la emisión de un reporte consolidado solo tendrá espacio el campo "código", en la parametrizacion inicial debe configurarlo para que el valor de esos caracteres mostrados despliegue mas información y no solo un consecutivo.
    4. Puede solicitar una demostración online de nuestro producto eFactory Nomina sin ningún compromiso dando clic aquí

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José Paredes
jfparedes@efactoryerp.com
Factory Soft
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