Control de Viaticos, Gastos y Retenciones con eFactory ERP/CRM

eFactory - Software ERP/CRM para el Cloud Computing


Ejemplo Practico de un Control de Viáticos, Gastos, Pagos y Retenciones de ISLR en el Modulo de Compras eFactory ERP/CRM

Modulo de Compras y Cuentas por Pagar de eFactory ERP/CRM

eFactory ERP le permite ejecutar un control de las asignaciones de viáticos (adelantos) al personal administrativo y el registro de las posteriores operaciones relacionadas, para establecer la operaciones a registrar en el sistema prepararemos un ejemplo de la siguiente operaciones:

Caso a parametrizar:

  1. Se requiere emitir un adelanto por 5.000 a un gerente por conceptos de adelantos de viáticos para pagar un hotel y asistir a una reunión.
  2. Se requiere poder registrar la transacción o factura que emitió el hotel así como la diferencia de viáticos asignados al hotel.
  3. Ver la implicaciones a nivel del libro de compras y trazabilidad de la transacción a efectos de auditorias externas de la empresa.

Requisitos en eFactory:

  • El hotel y el gerente deben estar creados en la opción de proveedores con su información correspondiente (RIF, Teléfonos, etc.), para crear estos registros debe abrir: Sistema Administrativo, modulo de compras, sección de actualizaciones, opción de proveedores.
  • En artículos deben estar creados los diferentes conceptos de gastos a relacionar en la carga de la factura de compras que emite el hotel (Alojamiento, llamadas, almuerzos, etc.)


Emitiendo el Adelanto de Viáticos al Gerente:

  1. En la pantalla de Adelantos a proveedores se emite el adelanto mediante una transferencia, cheque o efectivo.
  2. El sistema creara un documento de crédito al proveedor tipo "Adelanto".
Modulo de Compras y Cuentas por Pagar de eFactory ERP/CRM

Recibiendo la relación de Gastos, facturas y diferencia de viáticos del gerente:
  1. Una vez se ejecuto el viaje el gerente entrego:
    1. La factura que emitió el hotel a nombre de la empresa donde trabaja el gerente
    2. La diferencia en cheque o efectivo del monto no gastado del adelanto
  2. Se procederá a cargar en eFactory 2 documento tipo "ATD" ajuste tipo débito en la opción de cuentas por pagar, la primera corresponde al monto de la factura del hotel y la segunda por el monto de la diferencia en viáticos que entrego el gerente, se usa este tipo de documentos para no verlos relacionados en el libro de compras de la empresa.
  3. Se procede a crear un pago al "proveedor" con el nombre del gerente donde se cruzara:
    1. El adelanto que inicialmente se emitió
    2. El Ajuste tipo débito por el monto de la factura
    3. El ajuste tipo débito por la diferencia en viáticos
    4. El pago debe dar 0
  4. En los ajustes tipo débito se debe especificar en los comentarios el numero de la factura real que emitió el hotel.
  5. El reintegro de la diferencia de los viáticos que no gasto el gerente puede ser en efectivo, cheque o transferencia a la cuenta de la empresa, si es efectivo o cheque se debe crear un movimiento de caja y si es transferencia se debe crear un movimiento en la cuenta bancaria, ambas operaciones están ubicadas en el modulo de tesorería, sección de operaciones y opciones de movimientos de cajas y movimientos de bancos.
  6. Se debe escanear cualquier anexo como el ticket del pago del gerente y subirlo en la opción de documentación para los reportes que soliciten los auditores o el seniat.

Registrando la factura de compra real que emitió el hotel:

  1. En la pantalla de compras a proveedores se procederá a cargar la factura que emitió el hotel a nombre de la empresa.
  2. Se creara un ajuste tipo crédito "ATC" en la opción de cuentas por pagar por el mismo monto de la factura
  3. Se procederá a crear un pago al proveedor del hotel donde se cruzara:
    1. La factura de compras real
    2. El ajuste tipo crédito
    3. El pago debe quedar en cero.
  4. Por la misma dinámica de la operación el gerente no emitió una retención de ISLR sobre el servicio del hotel, para soportar esta operación ante una auditoria o revisión del seniat se elaborara un reporte que muestre ambas operaciones de pago, la del gerente y la del hotel con los anexos escaneados en el mismo.



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José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
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