Contabilizando Informacion con eFactory Contabilidad

eFactory Contabilidad - Contabilidad online - contabilidad web, contabilidad cloud, contabilidad en la nube

Contabilizando Información con eFactory Contabilidad (Mejores Practicas)



eFactory Contabilidad - Contabilidad online - contabilidad web, contabilidad cloud, contabilidad en la nube, contabilidad en la nube en venezuela, contabilidad en la nube in venezuela, contabilidad en venezuela, proceso contable en venezuela

Para ejecutar una correcta integración de la información de las operaciones de la administración para la creación de los comprobantes de diario con la contabilización de la información se recomienda seguir estas practicas:

Cuando se parametrizo (en la implantación)

Verificar la correcta asignación de cuentas contables en los registros de las siguientes opciones:
  • Cuentas bancarias
    • Se debe asignar la cuenta contable en la carpeta 1 a cada cuenta bancaria del sistema administrativo.
  • Cajas
    • Se debe asignar la cuenta contable a cada caja creada en el sistema administrativo
  • Conceptos de Movimientos
    • Se debe asignar una cuenta contable de gastos o ingresos en la carpeta 1 a cada registro
  • Departamentos, secciones o artículos
    • Dependiendo de la parametrizacion ejecutada se deben asignar las siguientes cuentas en alguno de estos 3 archivos:
      • Carpeta 1: Entradas de inventarios
      • Carpeta 2: Salidas de Inventarios
      • Carpeta 3: Cuenta de Ventas
      • Carpeta 4: Cuenta contable de Costos de Ventas
  • Sucursales
    • Se debe asignar el centro de costos en la carpeta 1 a cada sucursal creada en el sistema administrativo
  • En la contabilidad debe:
    • Verificar la correcta carga de las cuentas contables, recuerde que no es necesario replicar grupos de cuentas contables por centros de costos, en estos casos crea una sola cuenta contable y los centros de costos se crean en el formulario de centros de costos.
    • Crear las monedas y sus respectivas tasas cambiarías
    • Asignar las cuentas contables a las cuentas de integración que sean únicas, ejemplo: cuentas de retenciones, impuestos, créditos fiscales, etc.
  • Haga clic aqui para ver como se asigna la información contable en un registro.



Antes de Contabilizar información:
  • Verifique mediante reportes de ganancias los costos correctos en los documentos de venta o facturas a clientes, si existe algún documento de compra que se cargo a después de la emisión de facturas a clientes se debe recostear dichos documentos, haga clic aquí para ver el procedimiento en eFactory SuperMobile.
  • Verifique que se hayan importado los auxiliares en la contabilidad, para ello debe exportar los auxiliares en el sistema administrativo desde las tablas de clientes y proveedores.
  • Puede hacer clic aquí para ver el procedimiento en vídeo de como ejecutar la exportación e importación de los auxiliares.
Contabilizando información:
  • Antes de crear el comprobante definitivo en el cual debe activar el check de "Marcar documentos" debe ejecutar al menos un pase de validación (sin marcar documentos) para anticipar cualquier cambio en el comprobante de diario, puede ejecutar en la pantalla de comprobantes de diario el formato de comprobante de diario resumido por cuentas contables para ejecutar un rápido análisis de los asientes que se ejecutaran.
eFactory Contabilidad - Contabilidad online - contabilidad web, contabilidad cloud, contabilidad en la nube, contabilidad en la nube en venezuela, contabilidad en la nube in venezuela, contabilidad en venezuela, proceso contable en venezuela



El caso de nuevas sucursales

Cuando la empresa abre nuevas sucursales en diferentes áreas geográficas sea local o internacional debe ejecutar los siguientes ajustes y creación de registros para la correcta contabilización de la información:


  • En el modulo de contabilidad debe crear las cuentas contables donde se registraran los movimientos de las cuentas de cajas y bancos (cuentas bancarias).
  • El en modulo de contabilidad debe crear un registro por cada sucursal en la tabla de centros de costos de forma que pueda ver los balances de comprobación y estados de ganancias y perdidas agrupados por centros de costos.
  • En el modulo del sistema debe asignar el centro de costo de la contabilidad a cada sucursal que fue creada de forma que al contabilizar los documentos se clasifiquen automáticamente para ese centro de costos.
  • En el modulo de tesorería debe asignar la información contable en la pestaña 1 de cada caja y cuenta bancaria que haya sido creada para esa sucursal nueva.
  • En el modulo del sistema el personal de sistema deberá ajustar los prefijos de los consecutivos de esas sucursales nuevas, esto es muy importante para que no haya choque de consecutivos en las operaciones de las diferentes sucursales.



Entendiendo las reglas de integración:
Las reglas de integración son el núcleo de como se ejecuta el pase de la información de las tablas del administrativo a las tablas de la contabilidad, cada contador puede ejecutar el asiento completo de cada renglón del comprobante de diario, el contador o encargado de sistemas deben entender el orden lógico como procesa o recorre el sistema buscando la cuenta contable en las diferentes tablas que se relacionan con un documento que se esta contabilizando, veamos el ejemplo de la siguiente regla:

VENREN-001: Ventas por renglón, si observamos la sección de la cuenta contable veremos lo siguiente:

eFactory Contabilidad - Contabilidad online - contabilidad web, contabilidad cloud, contabilidad en la nube, contabilidad en la nube en venezuela, contabilidad en la nube in venezuela, contabilidad en venezuela, proceso contable en venezuela, software para contabilidad en la nube, sistema para contabilidad en la nube, software contable web, software contable web en venezuela, software contable in venezuela


El sistema eFactory internamente buscara la cuenta contable en:
  1. La carpeta 3 de la factura de ventas
  2. La carpeta 3 del departamento del articulo de ese renglón que se esta contabilizando
  3. Por ultimo buscara en la carpeta 1 de la ficha del articulo de ese renglón que se esta contabilizando

Veamos ahora una segunda regla de integración:
FACPRO-001: Facturas de Compra, esta regla busca la información de la cuenta contable que usara en el siguiente orden:

  1. Carpeta 1 del formulario del proveedor
  2. Carpeta 2 del documento de compras
  3. Por ultimo busca la cuenta de integración "2058"

Si en esa ruta de búsqueda no se encuentra al menos una cuenta contable valida el sistema en el proceso mostrara un mensaje de error al usuario indicando que debe ajustar en alguna de estas carpetas la información contable.

eFactory Contabilidad - Contabilidad online - contabilidad web, contabilidad cloud, contabilidad en la nube, contabilidad en la nube en venezuela, contabilidad en la nube in venezuela, contabilidad en venezuela, proceso contable en venezuela, software para contabilidad en la nube, sistema para contabilidad en la nube, software contable web, software contable web en venezuela, software contable in venezuela




Esta regla busca la información del centro de costo en el siguiente orden:

  1. Carpeta 1 del proveedor
  2. Carpeta 1 del documento de compras
  3. Carpeta 1 de la sucursal

eFactory Contabilidad - Contabilidad online - contabilidad web, contabilidad cloud, contabilidad en la nube, contabilidad en la nube en venezuela, contabilidad en la nube in venezuela, contabilidad en venezuela, proceso contable en venezuela, software para contabilidad en la nube, sistema para contabilidad en la nube, software contable web, software contable web en venezuela, software contable in venezuela



Para esta ultima búsqueda podemos abrir el formulario de sucursales y en la ficha de avanzado podemos ver la información contable asignada para el caso del centro de costos:

eFactory Contabilidad - Contabilidad online - contabilidad web, contabilidad cloud, contabilidad en la nube, contabilidad en la nube en venezuela, contabilidad en la nube in venezuela, contabilidad en venezuela, proceso contable en venezuela, software para contabilidad en la nube, sistema para contabilidad en la nube, software contable web, software contable web en venezuela, software contable in venezuela


Adicionalmente podemos usar la cuentas de integración para tener una cuenta asignada al final del orden de búsqueda de las cuentas contables, estas cuentas de integración las asignamos de ultimo en esa misma sección de las reglas de integración, veamos este ejemplo con otra regla:

eFactory Contabilidad - Contabilidad online - contabilidad web, contabilidad cloud, contabilidad en la nube, contabilidad en la nube en venezuela, contabilidad en la nube in venezuela, contabilidad en venezuela, proceso contable en venezuela, software para contabilidad en la nube, sistema para contabilidad en la nube, software contable web, software contable web en venezuela, software contable in venezuela

Cuando abrimos el formulario de cuentas de integración y buscamos esa cuenta "2005" vemos que tiene asignada una cuenta contable:

eFactory Contabilidad - Contabilidad online - contabilidad web, contabilidad cloud, contabilidad en la nube, contabilidad en la nube en venezuela, contabilidad en la nube in venezuela, contabilidad en venezuela, proceso contable en venezuela, software para contabilidad en la nube, sistema para contabilidad en la nube, software contable web, software contable web en venezuela, software contable in venezuela


 En este ultimo caso de ejemplo no se usaron otras rutas de búsqueda de cuentas contables porque el asiento no lo amerita.

Las cuentas de integración que debemos asignar en el modulo de la contabilidad son:

1007       IVA Descontado en Compras (Crédito Fiscal)                                                        
1008       Inventario Permanente                                                                            
1009       Otros Ingresos a Bancos                                                                          
1010       Otros Ingresos a Cajas                                                                            
1011       ISLR Retenido en Ventas                                                                          
1012       IVA Descontado en Compras por Notas de Crédito                                                    
1013       IVA Descontado en Compras por Notas de Debito                                                    
1014       Efectos por Cobrar                                                                                
1015       Adelantos a Proveedores                                                                          
1016       Entradas en Inventario por Traslados                                                              
1017       Salidas en Inventario por Traslados                                                              
1023       Cheques Devueltos de Proveedor                                                                    
1024       Mano de Obra de Producción                                                                        
1222       Retención de Imp. Mun. (Patente)                                                                  
2002       IVA Retenido en Ventas                                                                            
2003       Otros Egresos de Banco                                                                            
2004       Otros Egresos de Caja                                                                            
2005       Retenciones efectuadas de Impuesto sobre la Renta                                                
2006       IVA Retenido en Ventas por Notas de Credito                                                      
2007       IVA Retenido en Ventas por Notas de Debito                                                        
2008       Efectos por Pagar                                                                                
2009       Adelantos de Clientes                                                                            
2010       ISLR Descontado en Ordenes de Pago                                                                
2011       IVA Retenido en Formas Libres de Ventas                                                          
2018       IVA de Ventas                                                                                    
2019       Otros Ingresos en Ventas                                                                          
4003       Otras Ventas                                                                                      
4004       Recargos en Ventas                                                                                
4005       Fletes en Ventas                                                                                  
4006       Notas de Débito de Clientes                                                                      
4007       Intereses por Giros de Clientes                                                                  
4008       Descuento por Pronto Pago en Compras                                                              
4009       Devoluciones en Compras                                                                          
4010       Otras Notas de Crédito de Proveedores                                                            
4011       Descuentos en Compras                                                                            
4013       Otros Descuentos en Compras                                                                      
4014       Otros Recargos en Ventas                                                                          
4015       Recargos en Notas de Crédito por Pagar                                                            
4016       Otros Recargos en Notas de Crédito por Pagar                                                      
4017       Descuentos en Notas de Débito por Pagar                                                          
4018       Otros Descuentos en Notas de Débito por Pagar                                                    
4019       Descuentos en Notas de Crédito por Cobrar                                                        
4020       Otros Descuentos en Notas de Crédito por Cobrar                                                  
4021       Recargos en Notas de Débito por Cobrar                                                            
4022       Otros Recargos en Notas de Débito por Cobrar                                                      
4023       Ingresos por Giros Manuales (No Automáticos)                                                      
4024       Otros Ajustes Positivos de Proveedores                                                            
4025       Otros Ajustes Negativos de Proveedores                                                            
4036       Recargos en Ajustes Positivos de Clientes                                                        
4037       Otros Recargos en Ajustes Positivos de Clientes                                                  
4038       Recargos en Ajustes Negativos de Clientes                                                        
4039       Otros Recargos en Ajustes Negativos de Clientes                                                  
4040       Descuentos en Ajustes Positivos de Proveedores                                                    
4041       Otros Descuentos en Ajustes Positivos de Proveedores                                              
4042       Descuentos en Ajustes Negativos de Proveedores                                                    
4043       Otros Descuentos en Ajustes Negativos de Proveedores                                              
4044       Notas de Crédito de Clientes                                                                      
4045       Giros de Clientes                                                                                
4046       Bonificación en Compras                                                                          
4047       Descuento por Pronto Pago en Pagos                                                                
5001       Descuentos en Ventas                                                                              
5002       Devoluciones en Ventas                                                                            
5003       Descuentos por Pronto Pago en Ventas                                                              
5004       Otras Notas de Crédito de Clientes                                                                
5006       Notas de Crédito de Proveedores                                                                  
5007       Recargos en Compras                                                                              
5008       Notas de Débito de Proveedores                                                                    
5009       Intereses por Giros de Proveedores                                                                
5016       Otras Comisiones en Tarjetas                                                                      
5019       Otros Recargos en Compras                                                                        
5020       Otros Descuentos en Ventas                                                                        
5021       Descuentos en Notas de Crédito por Pagar                                                          
5022       Otros Descuentos en Notas de Crédito por Pagar                                                    
5023       Recargos en Notas de Débito por Pagar                                                            
5024       Otros Recargos en Notas de Débito por Pagar                                                      
5025       Recargos en Notas de Crédito por Cobrar                                                          
5026       Otros Recargos de Notas de Crédito por Cobrar                                                    
5027       Descuentos en Notas de Débito por Cobrar                                                          
5028       Otros Descuentos en Notas de Débito por Cobrar                                                    
5029       Egresos por Giros Manuales (No Automáticos)                                                      
5030       Egresos de Bancos por Impuesto Bancario                                                          
5031       Otros Recargos en Ajustes Tipo Crédito de Proveedores                                            
5032       Otros Ajustes Positivos de Clientes                                                              
5033       Otros Ajustes Negativos de Clientes                                                              
5044       Descuentos en Ajustes Positivos de Clientes                                                      
5045       Otros Descuentos en Ajustes Positivos de Clientes                                                
5046       Descuentos en Ajustes Negativos de Clientes                                                      
5047       Otros Descuentos en Ajustes Negativos de Clientes                                                
5048       Recargos en Ajustes Positivos de Proveedores                                                      
5049       Otros Recargos en Ajustes Positivos de Proveedores                                                
5050       Recargos en Ajustes Negativos de Proveedores                                                      
5054       Giros de Proveedores                                                                              
5057       Notas de Crédito (DxPP) de Proveedores no automáticos                                            


Entendiendo los mensajes de error que se muestran durante el avance del proceso de integración:
En los primeros pases de la información de la administración para la contabilidad el sistema muestra una serie de errores que deben ser leídos correctamente y corregidos en cuanto a la asignación de la cuenta contable en alguno de los puntos de la ruta lógica de búsqueda, veamos el siguiente ejemplo:

eFactory Contabilidad - Contabilidad online - contabilidad web, contabilidad cloud, contabilidad en la nube, contabilidad en la nube en venezuela, contabilidad en la nube in venezuela, contabilidad en venezuela, proceso contable en venezuela, software para contabilidad en la nube, sistema para contabilidad en la nube, software contable web, software contable web en venezuela, software contable in venezuela

En esta integración se están contabilizando las ventas, la regla que falla buscando la cuenta contable es una sola (FACCLI-001), la diferencia en cada error es el numero del documento de ventas o factura donde ocurre el error, las rutas donde busca la cuenta contable y no la encuentra son:

  1. Carpeta 1 del formulario de Clientes
  2. Carpeta 7 del documento de ventas (factura)
  3. Cuenta de integración "1006"
La situación se corrige asignando una cuenta contable en alguno de estos 3 puntos y dependerá del enfoque contable del contador de la empresa, también se pueden hacer todo tipo de modificaciones para incluir otro campo relacionado para que busque la información contable, ejemplo:
  1. Podría buscar la información contable en la ficha del vendedor de la factura
  2. En la zona del cliente que esta en esa factura
  3. En el transporte de la factura
  4. En una carpeta de la sucursal



Observaciones y Tips:
  • Puede agregar "n" pestañas en la ventana de información contable así como cambiarle el nombre a cada una de ellas.
  • Recuerde que la fecha del origen en los renglones del comprobante debe coincidir con la fecha del encabezado del comprobante en cuanto al mes y año de emisión.
  • Consulte nuestra sección de ¿Como lo Hago? para ver mas casos y preguntas funcionales con sus soluciones en vídeo.


contabilidad, sistema contable web, sistema de contabilidad en la nube


Puede consultar mas información funcional y técnica en nuestros canales:

Software ERP/CRM para el Cloud Computing Venezuela
Software ERP/CRM para el Cloud Computing Venezuela




José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela

Entradas populares de este blog

ERP Cloud: Actualizaciones de las Versiones de eFactory ERP/CRM

Contabilidad Web: Contabilizando Ordenes de Pago en eFactory Contabilidad

eFactory Nómina Web: Generación de Recibos de Nómina