Software ERP en la Nube: Actividades Iniciales de la Implantacion

eFactory - Software ERP/CRM para el Cloud Computing

Manual del Usuario

Software ERP y CRM Web para el Cloud Computing - Computacion en la Nube

El Trabajo Inicial: Cargando las Tablas en eFactory





A continuación ejecutaremos una breve descripción de los pasos y nombre de las principales tablas que se deben cargar para poder estar en capacidad de ejecutar las operaciones básicas de la administración de la empresa (cotizar, facturar, cobrar, comprar, etc.), la carga de data para los procesos contables, nomina, rma y crm serán abordados en otros documentos individuales.





  1. ¿Que es eFactory ERP/CRM?
    1. eFactory es un software Web que se ejecuta en el cloud computing (computación en la nube) y le permite el control de todas las operaciones de la empresa mediante una interfaz de usuario rápida  sencilla, funcional y amigable optimizando los recursos humanos y financieros de la empresa.
  2. Requerimientos de las estaciones de usuarios finales
    1. Conexión a Internet (Banda ancha, wifi, 3.5 G o por red ethernet)
    2. Un Navegador web con las ventanas emergentes desbloqueadas
      1. Mozilla FireFox
      2. Google Chrome
      3. Safari (Apple)
      4. Microsoft Internet Explorer 10.0 o superior
    3. Use la opción de favoritos o marcadores en su navegador web para dejar un acceso directo del la dirección web del servidor de eFactory (URL) para accederlo mas rápidamente y no tener que ingresar la dirección manualmente cada vez que ingresara al sistema.
  3. Acciones Iniciales
    1. Definir si cada sucursal manejara consecutivos independientes o se manejara un solo consecutivos para todos los documentos.
    2. Verificar y ajustar las opciones del sistema
      1. Modulo del sistema, sección de operaciones, opción de "Opciones"
    3. Verificar y ajustar los contadores
      1. Modulo del sistema, sección de operaciones, opción de "Contadores"
    4. Recuerde la importancia de estructurar correctamente la información de caras a emitir los diferentes reportes detallados, consolidados y gráficos con métricas de seguimientos de las operaciones de la empresa.
    5. Mantenga siempre un estándar en la carga de los registros de las diferentes tablas, si va a usar en una tabla un código numérico mantenga esa condición para todos los registros de esa tabla, si va a usar mayúsculas aplique el estándar en todos los registros, habrá casos que en la emisión de un reporte consolidado solo tendrá espacio el campo "código", en la parametrizacion inicial debe configurarlo para que el valor de esos caracteres mostrados despliegue mas información y no solo un consecutivo.
    6. Se debe respetar el orden sugerido de carga de registros en las tablas comenzando en cada modulo de las numero uno hasta la ultima.
    7. eFactory ERP/CRM le permite controlar:
      1. Múltiples Empresas, pudiendo operar en tiempo real desde varios países.
      2. Múltiples Sucursales
      3. Múltiples Almacenes
      4. Múltiples Usuarios concurrentes
      5. Múltiples procesos y tareas mediante el multi ventana.
      6. Adaptar procesos particulares de cada cliente mediante la elaboración de complementos y eventos automáticos.
      7. Elaborar reportes, formatos y gráficos personalizados de cada empresa de acuerdo a sus requerimientos particulares.
      8. Aplicar esquemas complejos de confidencialidad de la información en las pantallas y reportes de los usuarios.
      9. Aplicar estrictos controles de seguridad y auditoría mediante los registros de todas sus operaciones.
      10. Trabajar con toda la información de su empresa online, sin ejecutar sincronizaciones.
      11. Controlar gastos, ventas y costos en proyectos por centros de costos.
      12. Operar desde cualquier dispositivo portátil  tablets o teléfono inteligente (smartphone) con solo tener conexión a Internet y un navegador web.
  4. Acceso a las opciones y estructura de las pantallas
    1. Módulos
      1. Cada área funcional de la empresa esta dividida en modulo, es decir hay un modulo para  las operaciones de compras y cuentas por pagar, un modulo para ventas y cuentas por cobrar, un modulo de inventario y así sucesivamente para todas las áreas soportadas por la solución.
      2. Si no puede ver un modulo especifico al ingresar al sistema debe consultar al administrador o supervisor para obtener el acceso al mismo.
    2. Secciones
      1. Son 3 divisiones que tiene cada modulo del sistema para agrupar las diferentes funcionalidades, las secciones son: Actualizaciones, Operaciones y Reportes.
      2. La sección de actualizaciones agrupa todas las opciones de las tablas maestras relacionadas a ese modulo.
      3. La sección de operaciones agrupa los documentos y principales operaciones de cada modulo, son las operaciones mas recurrentes que ejecutan los usuarios en su operación diaria, ejemplo: facturación, cobros, pagos, devoluciones.
      4. La sección de reportes agrupa las diferentes salidas, reportes o listados de las diferentes tablas y operaciones ejecutadas por los usuarios, la información puede ser enviada a diferentes destinos cuando es emitida
    3. Opciones
      1. Las opciones son las pantallas o formularios con los cuales interactua el usuario ingresando y modificando la información en las operaciones diarias según sus responsabilidades.
      2. Una opción se puede abrir tantas veces como el usuario lo requiera.
      3. Cada usuario tendrá tantas opciones activas como las que les haya dado acceso el administrador del sistema o supervisor.
      4. Cada opción o formulario consta de 3 pestañas o partes.
        1. Pestaña General
          1. En esta área se encuentra la información principal del maestro o documento actualmente seleccionado.
        2. Pestaña Resumen
          1. Es un listado resumido de todos los registros del actual maestro, documento o proceso.
        3. Pestaña Avanzado
          1. Son las funcionales adicionales de la pantalla o formulario.
          2. La cantidad de opciones de esta pestaña dependerá del tipo de formulario abierto, por lo general las principales funciones de esta pestaña son:
            1. Filtros
            2. Imágenes
            3. Comentarios
            4. Campos Extras
            5. Auditorias
            6. Exportar
            7. Importar
            8. Consultas
            9. Complementos
            10. Duplicar
            11. Información Contable
      5. Las opciones están agrupadas y ordenadas según su modulo, sección y uso.
      6. En la pestaña de iDesktop el usuario puede llevar un control de contactos, tareas o actividades y notas.
    4. Ventanas Emergentes
      1. Esta funcionalidad permite abrir de forma separa y no dentro de la pantalla principal un formulario, se pueden abrir de forma emergente tantas veces como el usuario lo requiera, ejemplo de uso: estoy elaborando una cotización a un cliente y casi al finalizar llama un segundo cliente pidiendo un precio u otra información, no es necesario cancelar la actual operación porque se puede abrir una segunda o tercera pantalla de cotización para abrir las nuevas transacciones de forma independiente.
    5. Reportes, Formatos y Gráficos
      1. Puede usar el asistente de búsqueda de reportes para ubicar rápidamente cualquier reporte o listado dentro de eFactory sin necesidad de cambiarse de pantalla o modulo.
      2. Los gráficos poseen una barra de herramientas personalizada a cada formulario que permiten ejecutar estas funciones:
        1. Filtrar el alcance de los registros mostrados.
        2. Actualizar los valores del gráficos si se ha actualizado la información.
        3. Enviar por correo la información del gráfico en una tabla y la imagen del mismo.
        4. Abrir el mismo gráfico en una nueva ventana.
        5. Abrir la ventana de chat para relacionar al gráfico comentarios con otros usuarios.
        6. Exportar los datos directamente a Microsoft Excel.
  5. Menú Superior General (Ver Imagen)
    1. Seleccionar Usuario
    2. Seleccionar Aplicación
    3. Seleccionar Empresa
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    4. Pagina de Inicio de eFactory
    5. Administrador de Claves
    6. Chat
    7. Notificaciones
    8. Vídeos ¿Como lo Hago?
    9. Información de la sesión actual
    10. Acceso directo a www.factorysoft.com.ve
    11. Acerca de eFactory
    12. Calculadora
    13. Seleccionar Impresora
    14. Bloquear Pantalla
    15. Cambiar Clave de Usuario
    16. Enviar Sugerencia
    17. Ayuda 
    18. Cerrar sesión y salir de eFactory
  6. Barra de herramientas  (Ver Imagen)
    1. Botón Agregar
      1. Esta funcionalidad permite incluir un nuevo registro o documento al sistema, al ser presionada se desactivaran los principales botones de la barra de herramientas y pestañas dejando activos los botones de aceptar y cancelar, el usuario debe ingresar los datos en el formulario donde esta trabajando y confirmar la transacción dando clic al botón aceptar, para abortar la operación debe darle clic al botón aceptar.
    2. Botón Editar
      1. Esta funcionalidad permite ejecutar cambios o modificaciones a la información del registro actual.
    3. Botón Buscar
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      1. Esta funcionalidad permite buscar y seleccionar los registros o documentos dentro del formulario que actualmente esta activo.
    4. Botón Eliminar
      1. Esta funcionalidad permite eliminar el actual registro o documento de la opción que esta activa, si durante el proceso de eliminación el sistema encuentra cualquier condición que impida la eliminación se le mostrara un mensaje al usuario indicando los motivos por los cuales no fue completada la eliminación de la información.
    5. Botón Imprimir
      1. Esta funcionalidad muestra una lista de formatos disponibles para la actual pantalla u opción permitiendo mostrar la información por pantalla o enviarla por correo electrónico desde el mismo eFactory.
    6. Botón Aceptar
      1. Esta funcionalidad permitir confirmar o guardar en la base de datos cualquier transacción que se haya iniciado.
    7. Botón Cancelar
      1. Esta funcionalidad cancela la actual operación y vuelve los datos al estado anterior.
  7. Modulo de Tesorería
    1. Revisiones
      1. Son los clasificadores de los documentos, también se pueden usar para llevar control de ingresos y egresos por proyectos.
    2. Tipos de Personas
      1. En esta opción se definen los tipos de personas para las clasificaciones de las retenciones del impuesto sobre la renta, ejemplo: Natural residente, jurídica domiciliada.
    3. Impuestos Naciones
      1. Se definen las diferentes alícuotas impositivas que existen en el país donde se esta operando.
    4. Conceptos de Retenciones
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      1. En esta opción se almacenan los diversos conceptos de los tabuladores de retenciones de impuesto sobre la renta.
    5. Tipos de Movimientos Bancarios
      1. En esta opción se definen los diferentes tipos de movimientos a ser usados en las transacciones bancarias, ejemplo: cheques, intereses, notas de crédito y débito  por defecto el archivo ya viene cargado con los valores estándares.
    6. Bancos
      1. En esta opción se definen los nombres de los bancos con los cuales se tienen operaciones. Ejemplo: Banesco, Provincial, Mercantil, BNC, BFC.
    7. Conceptos de Movimientos
      1. Esta es una de las opciones mas importantes a cargar y estructurar ya que correctamente parametrizada nos permite crear los movimientos en la contabilidad de mas del 80% de las operaciones, se recomienda colocar las cuentas de ingresos y de gastos del plan de cuentas contables sin tomar en cuenta los centros de costos, ejemplo:
        1. I0001    Ingresos por Ventas Clientes Nacionales
        2. I0002    Ingresos por Ventas Clientes Foráneos
        3. E0001   Electricidad
        4. E0002   Sueldos y Salarios
        5. E0003   Comisiones por Ventas
        6. E0004   Comisiones por Cobranza
        7. E0005   Seguro Social Empleados
        8. E0006   Seguro Social Patronos
    8. Cajas
      1. En esta opción definimos tanto las cajas principales como las cajas chicas que usamos.
    9. Cuentas Bancarias
      1. En esta opción crearemos las diferentes cuentas bancarias mediante las cuales la empresa ejecuta sus operaciones, si los socios o directores ejecutan pagos con sus cuentas personales también se recomienda crearlas en este archivo.
  8. Modulo de Ventas
    1. Países
      1. Defina en esta opción los países en los cuales ejecuta operaciones de compra y venta.
    2. Estados
      1. En esta opción se almacenan las divisiones de los países.
    3. Ciudades
      1. En esta opción cargamos las diferentes ciudades por cada país donde ejecutamos las operaciones de compra y venta de la empresa.
    4. Zonas
      1. Esta opción no esta relacionada a países y estado, esta segmentación puede ser operacional o regional dependiendo de los requerimientos de control de la implantación  las zonas son usadas en clientes, proveedores y beneficiarios.
    5. Transportes
      1. En esta opción se registran las diferentes formas de envío de la mercancía a los clientes o proveedores, si la empresa cancela fletes o comisiones a camiones propios o de terceros estos se deben registrar en esta tabla para luego ser asignados en los documentos de despacho y así poder emitir la información requerida.
    6. Tipos de Vendedores
      1. Segmente en esta opción los diversos grupos de vendedores, incluya también la segmentación de los operadores administrativos que ejecutan cobranza así seguimiento de llamadas de cobranza.
    7. Tipos de Documentos
      1. En esta opción se crean los diferentes documentos (tipos) en los cuales se registras las operaciones de ventas y compras, ejemplo: factura, NCR, NDD, etc. por defecto la tabla ya esta cargada con información estándar.
    8. Tipos de Devoluciones
      1. En esta opción se cargan los registros de los principales motivos por los cuales se
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        ejecutan las devoluciones de ventas y compras, ejemplo: Mal despacho, mercancía en mal estado, el vendedor no registro correctamente el pedido, etc.
    9. Tipos de Clientes
      1. Defina en esta opción los tipos de clientes que serán usados internamente por el sistema para dar el precio de los artículos que van desde el precio 1 hasta el precio 5, el sistema toma de forma automática el precio (1 al 5) dependiendo del tipo de cliente asignado.
    10. Monedas y Tasas Cambiarías
      1. En esta opción se deben definir las diferentes monedas y sus tasas cambiarías en las cuales se ejecutaran operaciones (cualquier documento que pida la moneda), es importante mantener actualizadas las tasas cambiarías para que el sistema eFactory pueda ejecutar las conversiones a las diferentes monedas correctamente.
    11. Formas de Pago
      1. En esta opción se definen las diferentes condiciones comerciales relacionadas a los días de pago de los documentos de compras y ventas, ejemplo: 0 Contado, 15 Días  30 Días  45 Días, 90 Días, etc.
    12. Clases de Clientes
      1. Es una tabla que sirve para segmentar los clientes, esta segmentación sera usada en los diferentes reportes y gráficos que tiene la solución.
    13. Conceptos de Movimientos
      1. Es la misma tabla definida en el modulo de tesorería.
    14. Vendedores
      1. En esta opción se define la fuerza de ventas, también se deben registrar los diferentes operadores administrativos que ejecutan cobros, seguimientos de cobranzas, llamadas a clientes, etc.
    15. Clientes
      1. Esta es la principal opción del modulo de ventas y del CRM, debemos crear los diferentes clientes con los cuales ejecutamos operaciones de ventas, es recomendable actualizar los contactos (pestaña avanzado,  botón contactos) y demás datos importantes relacionados con cada cliente.
  9. Modulo de Compras
    1. Tipos de Documentos
      1. Es la misma tabla definidas en el modulo de ventas.
    2. Tipos de Devoluciones
      1. Es la misma tabla definidas en el modulo de ventas.
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    3. Conceptos de Movimientos
      1. Es la misma tabla definida en el modulo de tesorería.
    4. Zonas
      1. Es la misma tabla definidas en el modulo de ventas.
    5. Tipos de Proveedores
      1. En esta tabla se guarda una segmentación de los proveedores, estos tipos serán usados para clasificar los movimientos y datos de los proveedores.
    6. Clases de Proveedores
      1. En esta tabla se guarda una segmentación de los proveedores, estas clases serán usadas para clasificar los movimientos y datos de los proveedores.
    7. Proveedores/Beneficiarios
      1. En esta tabla cargaremos todas las empresas y personas que nos brindan mercancía y servicios, también se deben crear como beneficiarios los trabajadores, si voy a ejecutar adelantos de viáticos para la fuerza de venta es recomendable crear a los vendedores como beneficiarios así no pertenezcan a la empresa.
      2. Se recomiendo después de crear al proveedor darle la información relacionada a los contactos del mismo (Pestaña avanzado - Botón de contactos).
  10. Modulo de Inventarios
    1. Tipos de Ajustes
      1. En los tipos de ajustes definimos los motivos o conceptos por los cuales ejecutamos entradas y salidas de mercancía del inventario que no sean por concepto de compra o venta, ejemplo: regalías a clientes o prospectos, muestras de un proveedor, contaminación por químicos, robo, etc.
    2. Ubicaciones de Artículos
      1. Las ubicaciones están relacionadas directamente a un artículos  cada articulo solo puede tener una ubicación  estas ubicaciones son usadas para emitir listados de artículos o movimientos de inventarios segmentados por ubicación.
    3. Almacenes
      1. Los almacenes son las ubicaciones físicas donde se almacena la mercancía  están agrupadas por sucursal.
    4. Unidades
      1. En esta opción se definen las diferentes unidades de medida de los artículos y servicio que se manejan en la empresa, incluya la medida de horas si ofrece servicios profesionales por horas.
    5. Tipos de Artículos
      1. En esta tabla se guarda una caracterización de los artículos que sera usada para la emisión de reportes y consolidación de información.
    6. Clases de Artículos
      1. En esta tabla se guarda una caracterización de los artículos que sera usada para la emisión de reportes y consolidación de información.
    7. Marcas
      1. Registre en esta opción las diferentes marcas de los artículos y servicio que ofrece su empresa.
    8. Departamentos
      1. Los departamentos son grandes agrupaciones de artículos  ejemplo: Electricidad, plomería, jardinera, etc.
    9. Secciones
      1. Las secciones son divisiones dentro de los departamentos, ejemplo: si existe un departamento llamado electricidad sus secciones sera: bombillos, cables, lamparas, etc.
    10. Artículos
      1. Es la tabla principal para el control de los inventarios, costos, precios y ganancias.
      2. Es importante asignar las imágenes a cada articulo para la emisión de los catálogos electrónicos online mediante eFactory Quickview.

  11. Modulo del Sistema (Solo para Administradores o Coordinadores)
    1. Grupos de Usuarios
      1. Son agrupaciones funcionales del personal según sus actividades y responsabilidades, un usuario puede pertenecer a uno o varios grupo, ejemplo: Administradores, Facturados, Usuarios administrativos, etc.
      2. En la ficha avanzado de este formulario también podrá bloquear los reportes por grupos.
    2. Usuarios Globales
      1. Es la opción donde se crean los diferentes usuarios que accederán al eFactory, después de crear un usuario debe abrir la opción de grupos de usuarios e indicarle el grupo al cual pertenece, si no se le asigna el grupo el usuario no podrá acceder al eFactory.
      2. En la sección del formulario de opción inicial se podrán definir los nombres de los formularios que se abrirán automáticamente al usuario después de loguearse, ejemplo si quiere que se le muestre un panel con los gráficos de las ventas se pondrá  frmGraficosIHC.aspx, estos nombres los obtienen de la carpeta gráficos dentro del IIS (eFactory\administrativo\ gráficos). Para ver como ubicar los gráficos haga clic aquí.
      3. En la opción de administrador de ambientes podrá definir filtros personalizados por cada usuario para aplicar la confidencialidad de los registros (información).
      4. En la ficha avanzado de este formulario también podrá: registrar seguimientos de los usuarios, resetear su contraseña, bloquear las sucursales a las cuales podrán acceder, asignar valores a las opciones personalizadas de ese usuario, bloquear los complementos al usuario, bloquear los reportes por usuarios, bloquear las propiedades del usuario.
    3. Grupos de Widgets
      1. En esta tabla se definen las opciones por defecto del escritorio cuando el usuario ingresa al sistema.
  12. Vídeos Funcionales Relacionados
    1. Exportar e importar registros con archivos XML
    2. Actualización por Campos de registros
    3. Como crear un registro rápidamente con duplicación
  13. Observaciones
    1. Las opciones que existen en el sistema y que no se indican en este documentos debe parametrizarlas junto a su consultor funcional o lider de proyecto dependiendo de las reglas de negocio que apliquen en cada empresa.
    2. Es recomendable para los casos que hayan migraciones de maestros con muchos registros usar  las opciones de exportar e importar registros sobre todo para los maestros de clientes, artículos y proveedores.
    3. Cuando ya se ha ejecutado la inserción de los registros nuevos mediante la importación de un archivos XML y se desea ejecutar una modificación a la información que ya esta dentro de la base de datos eFactory es recomendable si son muchos cambios (muchos registros) y varios campos utilizar la funcionalidad de actualización por campos que trae por defecto eFactory.
    4. No se recomienda migrar documentos y mucho menos documentos con reglones de otras soluciones, esos procesos pueden dilatar los tiempos de la implantación así como crear inconsistencias por no existir la paridad de tablas y campos en el origen de la información.
    5. Cuando vaya a ejecutar la exportación de registros mediante un archivo XML para incluir nuevos registros y después importarlo recuerde haber creado previamente al menos 2 registros en la tabla que esta exportando, esto se realiza para que el Excel lea correctamente la estructura del archivo XML.
    6. Cuando vaya a importar registros en archivos XML con mas de 1000 filas en Microsoft office 2003 o versión inferior verifique primero visualmente el archivo con editor de texto para validar que no existan caracteres no permitidos en la data y se produzcan errores en la importación de la información en la opción de eFactory.
    7. En nuestro Canal de YouTube de Factory Soft Venezuela existen vídeos técnicos y funcionales que pueden dar soporte a otros casos que se presenten en la carga inicial de datos.

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Puede consultar nuestra sección de preguntas frecuentes (¿Como lo Hago?) en nuestro sitio web haciendo clic aquí.



José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela

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