Control de Adelantos a Proveedores con eFactory ERP/CRM


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Pagos Adelantados a Proveedores


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Uno de los procesos del control de las cuentas por pagar a proveedores es el seguimiento de los adelantos que los mismos emiten a la empresa, los adelantos se generan como anticipos o pagos adelantados por conceptos de trabajos que se ejecutaran o mercancias que se entregaran, el punto central de estas transacciones gira en cuanto que el proveedor no emitira la factura de compras definitiva hasta no concretar el 100% de la transaccion y la empresa debera ir registrando en el sistema los adelantos emitidos hasta cerrar la transaccion con una factura de compras.

Un ejemplo practico seria el siguiente: Un proveedor nos instalara un sistema de aires acondiciones para las instalaciones de la empresa, el proveedor solo emitira la factura final cuando cierre la operacion pero requiere que le emitan 3 adelantos antes de entregar la factura final:

  1. Adelanto 1 por 1.000 $ el 01/01/13
  2. Adelanto 2 por 1.000 $ el 15/01/13
  3. Adelanto 3 por 1.000 $ el 01/02/13
  4. Emision de Factura por 4.500 $ el 15/02/13

Los adelantos seran cargados en la pantalla de adelantos a proveedores en las fechas indicadas, cuando se reciba la factura de compra por 4.500$ se cargara en factura de compras y se procedera a ejecutar un 4to pago donde se cruzara la factura de compras con los 3 adelantos que se habian creado previamente y en las formas de pago se colocara la diferencia a cancelar al proveedor que en este caso seran de 1.500$


Para proceder a emitir los adelantos al proveedor siga los siguientes pasos:
  1. Ingrese al sistema administrativo
  2. Seleccione el modulo de compras
  3. Haga clic en la seccion de operaciones
  4. Haga clic en la opcion de Adelantos a Proveedores
  5. Ingrese los datos correspondientes al pago a emitirle al proveedor
  6. Habra la opcion de pagos a proveedores y ubique mediante la busqueda de documentos el pago generado
  7. Imprima el respaldo del pago al proveedor (cheque o transferencia a ser firmada como recibido)
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Para proceder a cargar la factura de compras siga los siguientes pasos:
  1. Ingrese al sistema administrativo
  2. Seleccione el modulo de compras
  3. Haga clic en la seccion de operaciones
  4. Haga clic en la opcion de facturas de compras
  5. Haga clic en el boton "Agregar" del formulario de facturas de compras
  6. Ingrese los datos correspondientes a la factura recibida por parte del proveedor
  7. Haga clic en el boton "Aceptar" para confirmar la transaccion y crear la cuenta por pagar
  8. Verifique mediante un reporte de estado de cuenta del proveedor el saldo del mismo a la fecha

Para proceder a curzar los saldos de los adelantos con la factura de compras siga los siguientes pasos:
  1. Ingrese al sistema administrativo
  2. Seleccione el modulo de compras
  3. Haga clic en la seccion de operaciones
  4. Haga clic en la opcion de "Pagos a Proveedores"
  5. Haga clic en el boton "Agregar" para crear un nuevo pago
  6. Ingrese los datos del proveedor
  7. Haga clic en el boton "Documentos Pendientes" para que el sistema muestre todos los documentos de cuentas por pagar pendientes de ese proveedor a la fecha
  8. Seleccione los montos de las facturas y adelantos
  9. Ingrese las diferencias a cancelar en las secciones de cajas y bancos
  10. Haga clic en el boton "Aceptar" para confirmar la transaccion y crear el pago
  11. Proceda a emitir el comprobante de pago que sera firmado como constancia del pago
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Al finalizar esta 3ra operacion ya se cerrarian esos 3 adelantos pendientes con la factura de compra final del proveedor.


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José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
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