ERP en la Nube: Grupos de Usuarios en eFactory ERP/CRM
Grupos de Usuarios en eFactory ERP/CRM
(eFactory v4.0.1, también válido para versiones anteriores)
Si tu empresa cuenta con muchos usuarios es probable que debas separarlos mediante Grupos de Usuarios de eFactory, disponibles en eFactory Administrativo, Contabilidad y Nómina. Estos grupos están diseñados principalmente para permitir controlar el acceso a los diferentes formularios del sistema.
En este formulario podrás indicar las características de cada grupo, los usuarios asignados al mimo, y los formularios a los cuales el usuario tendrá acceso.
Procedimiento para asignar usuarios en Grupos de usuarios:
Antes de comenzar la asignación es necesario que cree los registros de los usuarios (Usuarios Globales) del sistema (puede ver más detalles en este artículo sobre Creación de Usuarios en eFactory ERP/CRM) y le dé acceso a las empresas del sistema a las que podrán ingresar.
También deberá decidir cuantos grupos de usuarios crear y a cuales usuarios incluir en cada grupo; por ejemplo, podría crear un grupo llamado VENTAS para incluir a todos los vendedores y darles acceso a Cotizaciones, Facturas de Venta, Clientes; y otro grupo llamado COBRANZA para los usuarios encargados de las cuentas de los clientes, que tendrían acceso a Clientes, Cuentas por Cobrar y Cobros.
Tome en cuenta que puede incluir al mismo usuario en más de un grupo, con lo cual se sumarán los accesos de ambos; por ejemplo, si un usuario es incluido en los grupos VENTAS y COBRANZA, entonces tendrá acceso a los formularios de clientes, cotizaciones, facturas, cobros y cuentas por cobrar.
Una vez definidos los usuarios y los grupos a crear, se procederá como sigue:
- Ingrese a eFactory Administrativo, Contabilidad o Nómina con su código de usuario y contraseña. El sistema eFactory en el que ingresará debe ser el mismo dentro del cual configurará los grupos de usuarios.
- Seleccione el módulo de Sistemas, sección de Operaciones, opción Grupos de Usuarios.
- Seleccione el grupo que desea configurar y presione editar; o cree un nuevo grupo.
- En pantalla verá una lista con todos los usuarios globales que están asociados al mismo Cliente Global del sistema: active la casilla en la columna Incluir que se encuentra a la derecha de cada usuario que formará parte del grupo.
- Debajo de la lista de usuarios se encuentra la lista de formularios con acceso. En esta se debe seleccionar las casillas de las opciones, secciones y opciones a las cuales los usuarios del grupo tendrán acceso.
- Para un control más fino de los permisos es posible indicar desde esta misma pantalla cuales acciones están permitidas para los usuarios: se puede permitir crear nuevos registros pero no editarlos, o se le puede desactivar las opciones para eliminar o imprimir registros. También se puede quitar la posibilidad de buscar registros o ver el listado en la ficha de resumen. Finalmente se puede bloquear el acceso a la ficha avanzada.
- Luego de presionar Aceptar para guardar los cambios, es necesario que los usuarios salgan del sistema y vuelvan a ingresar para que los nuevos permisos asignados tengan efecto.
Sobre los Cambios Temporales de Permisos de Acceso
Es posible que cuando algún usuario se retire de la empresa, ya sea por vacaciones, permiso de salud, o fin de la relación de trabajo, se deba dar permisos temporales a otro usuario que actuará como suplente. Para ellos se puede realizar una de las siguientes acciones:
- Para darle al nuevo usuario todos los permisos del usuario retirado (además de sus permisos originales): Agregar al usuario suplente al grupo al cual pertenece el usuario retirado: en este caso el suplente tendrá todos los accesos que tenía el otro usuario, además de los permisos que originalmente tenia asignados. Posteriormente, se podrá retirar al usuario nuevo de ese grupo, dejándole solo los permisos originales.
- En caso de que no se desee dar todos los permisos del usuario retirado, sino solo algunos (además de sus permisos originales): se puede crear un nuevo grupo donde se asignará solo al nuevo usuario y se le dará solo los permisos adicionales que necesita. Si en el futuro se inactiva este grupo entonces el usuario quedará solo con los permisos originalmente asignados.
Adicional a la configuración de permisos de acceso, tal vez necesite configurar los permisos de edición de algunos campos en formularios específicos; esta configuración fina se puede realizar mediante el Administrador de Ambientes.
Vídeos relacionados:
Puedes ver un ejemplo completo de configuración de grupos de usuarios en este link: Creando Grupos de Usuarios en eFactory ERP/CRM
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