ERP en la nube: Usando el Administrador de Reportes de eFactory
Administrador de Reportes de eFactory
(eFactory v4.0.1, también válido para versiones anteriores)
Al instalar eFactory en cualquiera de sus presentaciones tiene a su disposición un gran número de reportes y formatos (más de 1000, en el caso de eFactory ERP Administrativo) distribuidos entre los diferentes formularios del sistema, listos para usar.
El Administrador de reportes se utiliza para dar acceso a un reporte desde eFactory. El proceso de creación del reporte está documentado en nuestros manuales disponibles en la sección Descargas del Website; también puedes revisar el procedimiento general descrito en esta Guía Rápida de Formatos y Reportes con eFactory.
Al utilizar el Administrador de Reportes es importante entender la diferencia entre los reportes propiamente dichos (que generalmente muestran listados de registros) y los formatos (que generalmente muestran un solo registro a la vez). Dentro del administrador, la diferencia principal entre ambos es que los reportes pueden tener parámetros que son ingresados al momento de ejecutar el reporte, mientras que los formatos no usan parámetros, sino que se ejecutan sobre el registro seleccionado al momento de ejecutarlo.
Administrador de Reportes: Configuración de un Formato
Un formato es un documento que presenta la información de un registro (Cliente, Artículo, Almacén...) o documento (Ajuste de Inventarios, Cotización, Factura de Compra...), usualmente en una sola página, y generalmente con la intensión de imprimirla o enviarla por correo.
El procedimiento para comenzar a registrar o editar un formato en eFactory es el siguiente:
- Ingrese a eFactory con su código de usuario y contraseña. Si el formato corresponde solo al sistema Administrativo, Contabilidad o Nómina entones deberá ingresar al sistema correspondiente. Si el formato es global (para Usuarios, Grupos de Usuarios...) entonces puede ingresar a cualquiera de los tres sistemas mencionados.
- El botón para acceder al Administrador de Reportes se encuentra en el panel de herramientas a la izquierda de la pantalla principal.
- Si desea crear un nuevo Formato: Presione el botón Agregar, en la botonera de la parte inferior del Administrador de Reportes.
- Si desea registrar un Formato existente: Busque el formato que desea editar usando la pantalla de búsquedas del Administrador de Reportes (puede buscar el reporte por código, nombre, o archivo), y presione el botón Editar.
Los campos principales de un formato se describen a continuación:
Código del Formato
En eFactory se sigue un esquema para los códigos de los reportes y formatos, comenzando por tres caracteres que indican el sistema al cual pertenecen (ADM, CON o NOM), seguido de un guión bajo o "piso" ( el carácter "_"), seguido de tres caracteres que indican el formulario asociado (FAC para facturas de venta, CLI para clientes...), seguido por otro guión bajo, y terminando con dos dígitos que se incrementarán con cada nuevo reporte.
Si el reporte es específico de una empresa se recomienda sustituir los primeros tres caracteres del código por tres iniciales del nombre de la empresa (de ser posible que sea igual al código de la empresa). Por ejemplo: para la empresa "Textiles Venezolanos" se podría usar el prefijo TXV, para diferenciar fácilmente los reportes por código. Esto es especialmente útil al exportar reportes. Nombre del Formato
Los nombres de los reportes y formatos deben ser lo suficientemente claros y precisos para identificarlos cuando se muestre en las listas de reportes y formatos al momento de imprimir, o cuando aparezcan en una ventana de búsqueda de reportes; esto sin que sean demasiado largos como para dificultar su lectura. Por ejemplo: "Listado de Documentos Vencidos" no es un buen nombre porque no indica que tipo de documentos muestra; sería mejor un nombre como "Listado de Facturas de Venta Vencidas".
Usualmente el nombre especificado aquí aparecerá también impreso en el encabezado del formato o reporte, aunque en el mismo reporte se puede indicar un título diferente.
Si el reporte es específico de una empresa se recomienda agregar al nombre del reporte el código de la empresa entre paréntesis; por ejemplo "Formato de Facturas (TXV)". Esto es debido a que los formatos y reportes personalizados son usualmente los más usados; así, al agregar el código de la empresa al nombre será más fácil de identificar en la lista de formatos a imprimir. Como ayuda adicional para el usuario también se puede comenzar el nombre con uno, dos o tres asteriscos "*** Formato de Facturas (TXV)", lo cual hará que el formato aparezca entre los primeros ítem de la lista, como se muestra a continuación.
Tipo
Este campo indicará si lo que estamos configurando será un Reporte (mostrado en la sección de Reportes de cada módulo del sistema) o si será un Formato (mostrado en el listado Imprimir Formato, ver imagen anterior). El tipo seleccionado afectará a las posibles ubicaciones que se asignará al reporte o formato, como se explica un poco más abajo.
Los demás tipos mostrados en esta lista pueden utilizarse para indicar que el registro será utilizado en algún complemento o funcionalidad especial del sistema, por lo que no será mostrado en los listados de reportes o formatos integrados de eFactory.
Archivo
Este es el nombre del archivo principal del reporte o formato. Tal y como se indica en la Guía Rápida de Formatos y Reportes con eFactory, un reporte o formato consta de al menos dos archivos indispensables (con el mismo nombre y diferentes extensiones: ASPX y VB) y generalmente están asociados a otros dos o más archivos, esto en el caso de reportes generados con Crystal Reports (con extensiones RPT, XSD, XML, XSS...). En este campo se debe colocar el nombre del archivo de extensión ASPX.
Todos los archivos del reporte deben estar ubicados en la carpeta de reportes del sistema desde la cual se abrirá el mismo (por ejemplo: "eFactory\Administrativo\Reportes\"); opcionalmente se puede colocar en una carpeta específica del la empresa, siguiendo el patrón "eFactory\Administrativo\Reportes\CODIGO-CLIENTE-GLOBAL\CODIGO-EMPRESA\".
Ubicación: Módulo, Sección y Opción
Si se selecciona el Tipo Formato, entonces debe indicarse el Módulo del sistema (Ventas, Compras, RRHH, Sistema...), la Sección de ese módulo (Actualización u Operación) y el nombre de la Opción o formulario donde se desplegará el formato.
Si se selecciona el Tipo Reporte, entonces solo se podrá seleccionar el Módulo y la Opción, ya que la sección será siempre la de Reportes.
Visibilidad del Formato: por Sistema y por Cliente Global
Generalmente los formatos y reportes serán visibles solo en el sistema donde sean creados (Administrativo, Contabilidad o Nómina); pero algunos reportes y formatos, como los relacionados a los usuarios o a las auditorias del sistema, deben ser visibles en todos los sistemas de eFactory. Para ello se debe seleccionar la casilla "Reporte de eFactory".
Adicionalmente, la mayoría de los reportes estarán disponibles para todos los Clientes Globales registrados en el mismo servidor (y por ende serán visibles por todas las empresas del mismo). Si desea que el reporte solo sea visible por las empres de un Cliente Global específico entonces debe seleccionar ese cliente en el campo correspondiente.
Administrador de Reportes: Parámetros para los Formatos
Los campos descritos hasta ahora aplican tanto para los formatos como para los reportes, pero a partir de este punto se encuentran los campos relacionados únicamente con los parámetros de los reportes.
En el Administrador de reportes es posible definir hasta 20 parámetros para un reporte. Cada parámetro consta de los siguientes campos principales que deben ser configurados:
- Descripción: Es el texto que el usuario verá a la izquierda del parámetro al abrir el listado de Reportes para Imprimir (ver imagen abajo).
- Origen: Indica el tipo de datos que contendrá el parámetro.
- Tabla: El parámetro representa el código de un registro tomado de una tabla básica del sistema, así en el listado de Reportes para Imprimir se mostrará el campo con una caja de búsqueda a su lado (ver imagen anterior). solo compatible con tablas de actualizaciones: Clientes, Proveedores, Artículos, Conceptos, Tipos de Clientes...
- Carácter: El valor del parámetro será un texto libre ingresado manualmente por el usuario.
- Numérico: El parámetro es un número, con hasta 6 cifras decimales.
- Entero: El parámetro es un número entero.
- Fecha: El usuario deberá ingresar dos valores de fecha. Por defecto, la fecha inicial del parámetro será el primer día del año, y la final el día actual.
- Lista: El parámetro representa un valor de texto tomado de una lista desplegable del sistema.
- Tabla/Lista: El valor de este campo depende del Origen seleccionado:
- Cuando el Origen es "Tabla", este campo indica el nombre de la tabla desde la cual se leerá un código de registro para el valor del parámetro. Por ejemplo: si la descripción del parámetro es "Vendedor:" y el Origen es "Tabla", entonces en este campo se indicaría el nombre de la tabla correspondiente, que sería "Vendedores" (ver imagen anterior).
- Cuando el Origen es "Lista", este campo indica la Clave de la Lista Desplegable que se mostrará al usuario como valor para el parámetro al ejecutar el reporte. Se puede usar cualquiera de las listas existentes o crear una nueva lista mediante el Formulario de Listas Desplegables.
- Para otros valores del Origen, este campo no tiene efecto.
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| Formulario de Listas Desplegables |
- Campo del Framework: esta casilla se usa cuando el origen es "Tabla" para indicar que la tabla pertenece a la base de datos global (como las tablas Usuarios, o Grupos). Si está desmarcado entones la tabla se buscará en la base de datos de la empresa actual.
- Campo Único: esta casilla indica si el parámetro consiste en un valor único o si tiene un valor inicial y uno final. Usualmente los parámetros de tipo Lista son únicos, mientras que el resto generalmente se representa mediante un rango de valores.
- Sistema y Empresa: Estos dos campos se usan cuando el origen es "Tabla" para indicar que la tabla de asociada al parámetro no se encuentra en la base de datos de la empresa actual, sino en otra base de datos y posiblemente en otro sistema. Por ejemplo, en un reporte de cuentas por Cobrar del sistema Administrativo, podría definirse un parámetro para filtrar los documentos según la cuenta contable asociada; si bien, la cuenta contable se asigna en el documento (puede ver el procedimiento en video haciendo clic aquí) es necesario acceder a la base de datos de contabilidad para que el usuario pueda buscar un valor usando el asistente de búsqueda.
Administrador de Reportes: Orden de los Registros en Reportes
En la mayoría de los reportes se indica hasta tres criterios de ordenación en la definición del mismo. Esta se hace indicando un título a mostrar en la lista desplegable de orden, luego el criterio asociado a ese título (debe ser una lista de campos válidos, separados por coma, que dependerá de la estructura del SELECT del reporte), y una dirección de ordenamiento por defecto.
Con esta configuración, el usuario está en la posibilidad de ordenar el reporte de formas diferentes al momento de ejecutarlo, de acuerdo a sus necesidades:
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