Diferencias entre Anular y Eliminar Documentos en eFactory Software ERP en la Nube

Diferencias entre Anular y Eliminar un Documento

eFactory Software ERP en la Nube

En ocasiones los usuarios finales tienden a confundir las funcionalidades de Anular y Eliminar en los diferentes documentos, ambos botones de acción ejecutan una acción similar que es la de sacar de las transacciones del sistema una operación puntual, las diferencias entre estas 2 acciones son:

• Botón de Anular

• Inhabilita el documento pero lo deja en la base de datos
• Puede ser listado o consultado

• Botón de Eliminar

• Elimina de manera definitiva la transacción del sistema
• No puede ser consultado, solo la auditoria de la eliminación

La mayoría de los documentos en los diferentes módulos de eFactory tienen los siguientes estatus:

1. Pendiente
• Es el primer Estatus de cualquier documento cuando este es creado
2. Anulado
• Este estatus indica que intencionalmente fue inhabilitado
• Se anula mediante el botón de Anular en la ficha avanzado del formulario
3. Confirmado
• El documento fue confirmado mediante el botón Confirmar
4. Procesado
• El documento fue transformado en el siguiente documento según el flujo de trabajo del modulo de donde sea la transacción.
5. Afectado
• El documento ha sido transformado parcialmente en el siguiente nivel de documento, esta afectación esta relacionado mayormente a la cantidad de artículos almacenados en los renglones del mismo.
6. Contabilizado
• El documento se contabilizo en lotes o en linea y se encuentra en los asientos contables de la contabilidad.

Existe también un orden o flujo de documentos en los cuales las transacciones son transformadas según el workflow del proceso de negocio, pongamos un ejemplo con el modulo de ventas.

Pasos o niveles

1. Cotizaciones
2. Pedidos
3. Notas de Entrega
4. Facturas
5. Guías de Despacho
6. Cobros
7. Devoluciones de Ventas
8. Cuentas por Cobrar

Documentos del Módulo de Ventas 

Pongamos los siguientes ejemplos:

Pasos que debemos seguir para ELIMINAR una factura

1. Buscar los cobros asociados a la factura y eliminarlos
• Si estos cobros están confirmados los mismos se deben reversar mediante el botón reversar ubicado en la pestaña de avanzados del formulario de cobros.
• Si el cobro fue creado por un adelanto cargado a un cliente el mismo cobro se debe eliminar por el complemento de eliminar cobros a clientes
2. Buscar las cuentas por cobrar asociadas a la factura y eliminarlas
• En ocasiones se crean documentos tipo ATD, ATC, Notas de crédito o Notas de débito producto de cualquier ajuste o descuento por pronto pago, los mismos deben ser ubicados y eliminados de la base de datos de la actual empresa.
• Si por cualquier motivo el documento no tiene activo el botón de eliminar podemos utilizar el complemento de eliminar cuentas por cobrar ubicado en: Modulo de ventas > Operaciones > Cuentas por Cobrar > Pestaña Avanzados > Botón Complementos > Eliminar Cuenta por Cobrar
3. Ubicar nuevamente la factura de ventas, reversarle el estatus del documento y proceder a eliminarla.
4. No se recomienda eliminar una factura que ya ha sido impresa físicamente

Botón Eliminar

Pasos que debemos seguir para ANULAR una factura

1. Buscar los cobros asociados a la factura y anularlos
• Si estos cobros están confirmados los mismos se deben reversar mediante el botón reversar ubicado en la pestaña de avanzados del formulario de cobros.
2. Buscar las cuentas por cobrar asociadas a la factura y Anularlas
• En ocasiones se crean documentos tipo ATD, ATC, Notas de crédito o Notas de débito producto de cualquier ajuste o descuento por pronto pago, los mismos deben ser ubicados y anulados.
3. Ubicar nuevamente la factura de ventas, reversarle el estatus del documento y proceder a anularla.
4. Las facturas Anuladas se listaran en los libros legales como el libro de ventas de la empresa

Botón Anular

José Paredes

jfparedes@efactoryerp.com
Servicio al Cliente

Factory Soft