Importancia de las Demostración en la Selección de un Software ERP


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Importancia de las Demostración en la Selección de un Software ERP


Una de las etapas más importantes dentro del proceso de selección de un software ERP en la demostración funcional, y cuando hablamos de una demostración estamos hablando de una demostración no necesariamente guiada y con suficiente tiempo, comprar un software ERP con un demo en Power Point es 1 de 2 cosas: comprar humo o comprar un “nombre”.

La demostración en los actuales momentos debe ser online y preferiblemente en la nube, con un mínimo de 15 días para que los usuarios funcionales tengan un lapso suficiente de ejecutar pruebas puntuales de sus procesos, de ser necesario la prueba puede llegar a los 30 o más días dependiendo de la cantidad de usuarios y tamaño de la empresa.

En ciertas ocasiones recomendamos la demostración en una empresa limpia (sin documentos de otras demostraciones) y con la data mínima del sector de negocio del prospecto que está evaluando la demostración, no es la misma estructura de una parametrizacion para una fabrica de zapatos que para un supermercado con 10 cajas.

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En otros casos puntuales bien especiales se recomienda que la demostración se ejecute con la data básica del cliente, hablamos de artículos con precios y costos referenciales, una fracción de los proveedores y clientes y sobre todo su fuerza de ventas.

Lo más recomendable es que la demostración se ejecute en instancias de nubes como la de Azure de Microsoft, Amazon Web Service AWS o Softlayer de IBM.


En cuanto a la cantidad de pruebas estas se pueden dividir por áreas o departamentos creando a los usuarios funcionales que sean los líderes o responsables de esos procesos, cada uno debe tener un usuario en el software que están evaluando para inclusive medir la cantidad de transacciones por opciones o pantallas testeadas en el demo del software propuesto. El seguimiento de estas actividades las debe ejecutar el líder del proyecto de implantación que al finalizar las pruebas debe recibir un listado de dudas y requerimientos de parte de los usuarios que probaron el demo.


Importancia de las Demostración en la Selección de un Software ERP

"No confien en los proveedores... validen todo..." Minuto 43:20 del siguiente Video de Jesus Hoyos y Esteban Kolsky de Conversaciones CRM




Los procesos que siempre se deberían probar y validar son:

Módulo de ventas y cuentas por cobrar

  1.               Importar clientes rápidamente del sistema anterior
  2.                 Importar saldos de cuentas por cobrar
  3.                 Emisión de libros legales
  4.                 Emisión de archivos fiscales para el ministerio de hacienda
  5.                 Reporte de estado de cuenta de clientes
  6.                 Reportes de análisis de vencimientos detallados y resumidos por vendedores, zonas, sucursales
  7.                 Envío de cotizaciones y documentos de ventas por correo
  8.                 Envíos de cobranzas vía correo o SMS

Módulo de inventarios

  1.                 Emisión de valor del inventario
  2.                 Actualización de los artículos mediante Excel
  3.                 Manejo del Multi almacén

Módulo de compras y cuentas pagar

  1.                 Manejo de todo el ciclo de compras desde la requisición hasta la devolución al proveedor
  2.                 Emisión de libros legales como compras, inventarios y retenciones de ley a los proveedores

Módulo de tesorería

  1.                 Manejo del Multi moneda
  2.                 Conciliación bancaria automática por archivos generados por el banco (xls, txt, csv)

Módulo de administración del sistema

  1.                 Manejo de la confidencialidad de la información por cada usuario
  2.                 Manejo de las auditorías de las transacciones
  3.                 Permisología por grupos o usuarios

Módulo de producción

  1.                 Definición de cédulas de producción
  2.                 Planificación de la producción
  3.                 Integración de la producción con ventas
  4.                 Integración de la producción con los costos de nómina
  5.                 Contabilización en línea de cualquier documento de este módulo

Módulo de nómina

  1.                 Configuración de cualquier concepto de cualquier contrato
  2.                 Reportes legales
  3.                 Contratos que trae por defecto
  4.                 Autoservicios de los trabajadores y supervisores

Módulo de contabilidad

  1.                 Balances legales (comprobación, ganancias y perdidos, general y mayores analíticos)
  2.                 Contabilización de la información en lotes o en línea
  3.                 Exportación de información de cuentas contables y asientos (comprobantes de diario)

Módulo de Gastos de Importaciones

  1.                 Definición de cualquier gasto de importación
  2.                 Manejo de aranceles
  3.                 Contabilización de los costos y sus variaciones por importaciones


En cuanto a la cantidad de demostraciones con el personal de ventas de la empresa del software ERP estas deberían ser de un mínimo de 2 sesiones y un máximo de 5 cuando la empresa que compra el ERP sea muy grande. En la primera sesión de la demostración se deben tocar los siguientes puntos:
Alcance funcional global
Navegación de las pantallas
Integración de la información
Generación de reportes y formatos basicos (financieros y fiscales)

En la segunda sesión de demostración ya los usuarios responsables o líderes de área deben plantear dudas puntuales relacionadas a sus procesos, si la respuesta a estas dudas puntuales se pueden extender en el tiempo lo más recomendable es que los usuarios reciban la respuesta por correo electrónico con el paso a paso de cómo solucionar la duda o ejecutar la operación solicitada.



Hay que aprovechar esta etapa para preparar y anticipar futuros problemas técnicos con el personal de TI del posible cliente en cuanto a:

  • Instalación de la solución local o en la nube
  • Requerimientos de software del servidor (Sistema operativo, Servidor web y motor de datos)
  • Requerimientos de hardware del servidor (Procesamiento, RAM y Almacenamiento)
  • Política de respaldos
  • La mayoría de estos puntos estarán determinados por: Cantidad de empresas a implantar, cantidad de sucursales, cantidad de usuarios y los módulos o procesos que se pondrán en producción.


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En cuanto al tiempo invertido en cada demostración conjunta (prospecto y empresa implantadora) esta puede ir de 2 a 4 horas, hay casos en que el prospecto está interesado en un solo módulo como compras y sus procesos son básicos, para estos casos 2 horas debe ser más que suficiente.

Es indispensable que en las demostraciones siempre participen a si sea solo como escucha el personal del departamento de sistemas o TI del prospecto interesado en el software ERP, es importante dejar pro escrito todos aquellos acuerdos, observaciones y sugerencias que hayan podido salir de las diferentes reuniones de estas demostraciones, es importante eliminar el “Yo pensaba que lo hacía” o el “se supone que lo debe hacer”, la demostración no solo es para que los prospecto vean las funcionalidades de las soluciones sino también para que identifiquen lo que no hace y que estos deben invertir en customizaciones que deberán ser pagadas de manera separada a las licencias o suscripciones del producto.

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La etapa de venta (la demostración) es tan importante porque permite a los clientes separar las peras de las manzanas ya que el papel aguanta todo y viendo y tocando la solución el cliente evita que le metan gato por liebre, las siguientes situaciones deberían prender las alarmas al personal técnico del prospecto (Sistemas o TI):

  • Que te ofrezcan un demo en la nube y te mandan un acceso por escritorio remoto o RDP
  • Que te ofrezcan una solución cloud y no puedas pedir tu data en menos de 4 horas (esto aplica para el módulo de Multitenencia implantado a nivel de bases de datos donde las empresas solo se diferencias en un campo código de empresa en cada tabla de una única base de datos)

Curiosamente la etapa de la demostración también es una oportunidad para la empresa implantadora de conocer el prospecto y de ser necesario descartarlo.


En cuanto a los costos la demostración deberían ser sin costo alguno siempre y cuando sean por Skype o medio similar, si la ubicación del cliente es en otra ciudad y requiere que el primer demo sea en sus oficinas ahí entra la parte de los viáticos y logística que deben coordinar ambas partes.

No se debería cotizar a un prospecto si este no ha probado la demostración ya que indica una falta de interés en cuanto al producto, solo está en búsqueda de una propuesta más.

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La recomendación final para el cliente o prospecto que quiera comprar es probar y validar la solución hasta que esté completamente convencido que es la solución que cumple con la mayoría de sus requerimientos funcionales, esto es un beneficio de múltiples aristas para ambas partes, en ocasiones es mejor perder un cliente que ganar un problema (aunque suene políticamente incorrecto), cuando hablamos de un problema estamos hablando de un cliente no preparado en infraestructura, personal y procesos para la implantación de cualquier solución ERP.


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Por cierto puede solicitar una demostración online de nuestras soluciones haciendo clic aquí.


Jose Paredes
jfparedes@efactoryerp.com
Coordinador SAC
Factory Soft

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