Importancia de los Autoservicios en el Software ERP en la nube
Los módulos de autoservicios o portales son una de las
herramientas menos explotadas por las empresas y que más beneficios pueden
aportar a la organización en la reducción de tiempos de respuesta a múltiples
requerimientos y la disminución de costos laborales a través de la
automatización de los procesos de entregas y recepción de transacciones.
Cuando hablamos de
autoservicios en el Software ERP podemos enumerar los siguientes módulos o
componentes:
1.
Módulo de Nómina y RRHH
a.
Autoservicio de empleados o trabajadores
(preferiblemente móvil)
b.
Autoservicio para Supervisores (Versión Web), en
la mayoría de los casos serán estaciones de trabajo dentro de la fábrica o
planta.
2.
Módulo de Ventas
a.
Autoservicio para clientes (Web y móvil)
b.
Autoservicio para la Fuerza de Ventas (Web y
móvil)
c.
Consultas de precios para clientes en Retail
3.
Módulo de Compras
a.
Autoservicio para Proveedores
4.
Módulo de Contabilidad
a.
Accesos controlados para Contadores externos u
outsourcing
Entre los beneficios
que aportan los autoservicios o portales tenemos:
1.
Los tiempos de respuesta pasan a ser casi
inmediatos al no depender de la cola de servicio de una persona en un puesto de
determinado departamento en la empresa.
2.
La empresa ahorra las horas hombre destinadas a
entregar soluciones a dichos requerimientos.
3.
Acerca aún más las relaciones de negocio con
clientes y proveedores contribuyendo a la fidelización de los mismos.
Las siguientes son
características generales que estos autoservicios o portales deberían de tener:
1.
Estar 100% en la nube y disponibles las 24 horas
del día
2.
No estar asociados a procesos de sincronización
o bases de datos de terceros
3.
Las interfaces deben ser amigables e intuitivas
debido al perfil de los diferentes usuarios que la consumirán
4.
Se deben poder consumir mediante un navegador
web estándar sin necesidad de instalar clientes intermedios o complicados y
engorrosos procesos de instalación.
5.
Los recursos a nivel de hardware que requiere
deben ser los mismos que actualmente tiene el usuario (clientes, proveedores,
trabajadores, supervisores o la fuerza de ventas); esto es, el usuario no
debería incurrir en costos adicionales en ampliar o cambiar memorias RAM,
procesadores o contratar conexiones a Internet especiales.
Las principales
funcionalidades por cada usuario consumidor de las soluciones deberían ser:
1.
Clientes: Edición de datos básicos de contacto,
verificación de estado de cuenta, consulta de existencias y precios, registro
de cotizaciones o pedidos.
2.
Proveedores: Edición de datos básicos de contacto,
verificación de estado de cuenta, descarga de comprobantes de retenciones
fiscales, consulta de existencias para
la colocación de ofertas, registro de presupuestos y validación de
requisiciones de materiales.
3.
Trabajadores y Supervisores: Consulta de datos
básicos, reimpresión de los recibos de pago de nómina, consulta de
prestaciones e intereses sobre
prestaciones, verificación de vacaciones disfrutadas o por disfrutar, saldo de
préstamos pendientes, registro de viáticos en tiempo real, carga de solicitudes
varias como uniformes y materiales.
4.
Fuerza de Ventas: Rutas o recorridos de ventas,
verificación de saldos y datos de clientes, validación de existencias y precios
en tiempo real o desconectado (móvil), carga de cobranza, cotizaciones, pedidos
y facturación de clientes.
Con respecto a la
seguridad de dichas soluciones es importante mencionar:
1.
Por cada módulo deberían existir filtros
elásticos y personalizables en cuanto a la cantidad de registros que ven y
poder configurar la confidencialidad de la información.
2.
Las conexiones de todos los consumidores de
estos servicios deben estar encriptados a través de certificados de seguridad
(conexiones seguras).
3.
Según las políticas de cada empresa se deberían
poder ejecutar filtros por direcciones IP, restricciones por horario de acceso
y hasta la autenticación por hardware a través de llaves HASP o dispositivos
similares.
4.
Los accesos y configuraciones deben ser
validadas antes de ser entregadas a quien la va a consumir, se debe validar con
los permisos de esos usuarios que información verán.
5.
Es recomendable ejecutar un reseteo periódico de
las contraseñas de acceso de los diferentes usuarios y que el acceso este
condicionado al estatus del mismo; por ejemplo: al inactivar o suspender a un
cliente queda bloqueado inmediatamente su acceso al portal de clientes.
6.
Debe guardar auditorías y trazas de todas las
transacciones y cambios que hayan podido ejecutar dichos usuarios externos.
En resumen podemos afirmar que los autoservicios o portales
son poderosas herramientas tecnológicas de las cuales todas las empresas deben
servirse para acercar la información a sus consumidores y optimizar costos
asociados a estos procesos.
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Jose Paredes
Coordinador SAC
jfparedes@efactoryerp.com
https://efactoryerp.com/
Factory Soft
Software ERP en la Nube
