Contabilidad Web: Contabilizando Ordenes de Pago en eFactory Contabilidad


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Contabilizando Ordenes de Pago


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Las ordenes de pago constituyen el procedimiento administrativo que aplica para la emisión de pagos a proveedores por lo general de tipo servicio para la cancelación de gastos o pagos de servicios. En este documento se relaciona la siguiente información:
  • Código y nombre del proveedor al cual se le emitirá el pago
  • Fecha de emisión del pago
  • Descripción general del pago
  • Relación de conceptos de gastos correspondiente a cada uno de los conceptos a cancelar, por lo general se registran los montos por el debe
  • Tipo de impuesto de cada concepto relacionado
  • Descripción detallada de cada concepto relacionado
  • Formas de pago para la cancelación al proveedor: efectivo, cheque o transferencia bancaria

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Para emitir una orden de pago a un proveedor en eFactory ERP siga el siguiente procedimiento:

  1. Entre al sistema ERP/CRM con su usuario y contraseña
  2. Seleccione el modulo de tesorería
  3. Haga clic en la sección de "operaciones"
  4. Haga clic en la opción de "Ordenes de Pago"
  5. Haga clic en el botón "Agregar" en la pantalla de ordenes de pago
  6. Registre los datos del encabezado del documento relacionados al proveedor
  7. Registre los detalle de los conceptos de gastos
  8. Registre las formas de pago con las cuales pagara al proveedor
  9. Haga clic en el botón "Aceptar" para confirmar la transacción y crear el documento
  10. Confirme el documento (Pestaña avanzado, botón confirmar)
  11. Para imprimir el documento y dejar copia firmada de la orden de pago haga clic en el botón "Imprimir" de la barra de herramientas principal y seleccione el formato que imprimirá.

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Manejando las Reposiciones de Gastos con Ordenes de Pagos

En ocasiones existen operaciones de compras o gastos que son canceladas por terceros a la empresa o los mismos socios, son compras o pagos de servicios que se ejecutan con cuentas bancarias o tarjetas de crédito que no pertenecen a la empresa en si, para estas operaciones la empresa debe efectuar un reembolso de los mismos a la persona que ejecuto la operación. Pongamos el siguiente caso practico para ver como se elaboraría la orden de pago:

Un socio de la empresa efectuó la compra de 5 artículos diferentes (pinturas, baldosas, etc. todos productos para mejoras en la empresa) a 5 proveedores diferentes con 5 facturas, la persona responsable de cuentas por pagar recibe las 5 facturas y procede a registrar individualmente en compras a proveedores cada una de las mismas, se deberá efectuar un pago a cada una mediante la opción de efectivo y con una caja o cuenta que sea temporal para no afectar las cuentas de activo. Seguidamente se procederá a elaborar una orden de pago a nombre de la persona que entrego las facturas en nuestro ejemplo un socio de la empresa, en la orden de pago se hará mención en el comentario de la misma el concepto del reintegro o reembolso y colocando en las formas de pago el numero de transferencia bancaria o cheque que esta emitiendo la empresa para reponer el dinero de las 5 facturas que el socio inicialmente gasto.

 

Emitiendo ordenes de pago a empleados

Los pagos de nomina para los trabajadores se deben emitir por la opción de ordenes de pago, por lo general los conceptos de movimientos usados son:
  • Sueldo mensual
  • Horas Extras
  • Prestamos a empleados
  • Deducciones de horas no trabajadas (reflejadas en la columna del haber)
  • Retenciones de ley como seguro social, fondo de ahorro y vivienda (van por el haber)
 Estas ordenes de pago se crearan individualmente y deberán ser impresas para que los trabajadores las firmen a efectos de guardar los respaldos en sus expedientes o archivo.

 


Contabilizando la información

Antes de ejecutar la contabilización de las ordenes de pago de un periodo debe haber ejecutado la siguiente configuración o parametrizacion contable:


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Para proceder a contabilizar la información de la ordenes de pago siga el siguiente procedimiento:



  1. Entre al sistema ERP/CRM con su usuario y contraseña
  2. Seleccione el modulo de contabilidad
  3. Haga clic en la sección de "operaciones"
  4. Haga clic en la opción de "Contabilizar Información"
  5. Haga clic en el botón "Agregar" en la pantalla de Contabilizar Información
  6. En la sección del alcance de la contabilización ingrese las fechas del periodo que desea contabilizar
  7. En la sección de documentos a contabilizar seleccione "Ordenes de Pago"
  8. Haga clic en el botón "Aceptar" para que el sistema contable inicie la creación de los comprobantes de diario
  9. Cuando el sistema finaliza le indicara en un mensaje el numero del comprobante de diario que se creo
  10. Para visualizar o modificar la información del comprobante de diario que se creo haga clic en la opción "Comprobantes de Diario"
  11. Ubique el comprobante de diario mediante la funcionalidad de "Buscar"
  12. Edite o imprime el comprobante de diario seleccionado.

En el siguiente link podrá ver un resumen de las mejores practicas de la contabilización de información con eFactory Contabilidad.

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José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Factory Soft Venezuela

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