Introducción a los Costos y Gastos de Importación con eFactory
(eFactory v4.0.1, también válido para versiones anteriores)
Cuando se importan productos del exterior siempre habrá gastos adicionales al costo de los artículos adquiridos. Estos gastos vienen representados por aranceles de importación, aduanas, impuestos, fletes, seguros y otros gastos que deben ser cancelados por una de las partes para que el proceso de importación se complete.
Dependiendo de los acuerdos de importación entre el proveedor y la empresa cliente, las obligaciones relacionadas a estos costos se repartirán entre ambas partes; así, los costos cubiertos por el proveedor se considerarán incluidos en el costo del artículo adquirido, mientras que la empresa cliente (o importador) deberá pagar por los costos restantes.
En eFactory se controlan tanto los costos como los precios de los artículos, con lo cual los analistas de la empresa pueden ver las ganancias obtenidas por artículo, documento, cliente, o cualquier otro tipo de clasificación mediante los formularios y reportes de ganancias disponibles en el sistema.
Sin embargo, debido a que los costos de importación no están incluidos en el costo de las Factura de Compra, es necesario realizar un ajuste en los costos de los artículos para incluir la proporción de los costos de importación que les corresponde a cada unidad, para de este modo tener a disposición los costos unitarios reales y por ende las ganancias reales asociadas a los artículos.
Procedimiento General para Registrar Gastos de Importación
El siguiente procedimiento resume brevemente el proceso para ajustar los costos de los artículos importados para incluir la proporción de los gastos de importación que les corresponde.
- Debe parametrizarse los Gastos de Importación en eFactory de acuerdo al modelo de negocios de la empresa. Esta actividad debe realizarse solo una vez al momento de implantar el sistema, y permite preparar los Gastos Fijos de Importación (o gastos comunes) que generalmente se presentarán al importar. El proceso general de parametrización se explica en el Manual de Parametrización de Gastos de Importación; y puedes ver un ejemplo práctico de definición de un Gasto de Importación en el manual Gastos de Importación - Ejemplo Práctico.
- Registrar todos los documentos que representen la adquisición de los artículos importados que conforman a una operación de importación: Órdenes de Compra, Notas de Recepción, y Facturas de Compra. Una operación de importación podría consistir desde un solo artículo registrado en una factura de compra, hasta múltiples artículos registrados en diferentes documentos de los tres tipos mencionados. Los renglones correspondientes a estos elementos los llamaremos Artículos Importados.
- Registrar la Compras y Pagos Asociados: Estos representan otros pagos asociados a la importación, como servicios profesionales, preparación de artículos a importar, costo de papeleo... que deben ser incluidos como gastos de importación. Estos se registran en forma de Órdenes de Compra, Facturas de Compras, Pagos a Proveedores, y Ordenes de Pago. Llamaremos a estos documentos Compras y Pagos Asociados.
- Registrar las compras de artículos asociados a la importación: Estos son similares a las Compras y Pagos Asociados, y solo se diferencian en que representan detalladamente artículos o servicios individuales (renglones de documentos). un ejemplo de estas compras sería las bombonas de gas refrigerante consumidas durante el transporte de la importación de un artículo que requiera refrigeración. Estos se registran en forma de Órdenes de Compra, Notas de Recepción, y Facturas de Compras. Llamaremos a estos documentos Gastos en Compras.
- Habiendo registrado todos los documentos asociados a la importación se procede a crear un documento de Importación, procedimiento que se explicará a continuación.
Creando el Documento de Importación
El documento de importación es el que representa el ajuste de costos que se realizará a los artículos importados debido a los gastos incurridos en la importación.
Veamos a continuación como se carga la información en este documento.
- El formulario se encuentra en el Módulo de Importaciones, sección de Operaciones, opción Importaciones.
- Al abrirse el formulario presiona el botón Agregar. Se abrirá un documento en blanco, dividido en varias secciones para facilitar el ingreso de la información.
- Sección Datos: La sección titulada Datos contiene el encabezado del documento:
- Documento: Este campo puede dejarse en blanco para que se genere de forma automática, o puede asignarse manualmente.
- Referencia, Expediente, Control y Factura: Son datos referenciales opcionales que aportan información sobre el documento de compra de la importación.
- Inicio y Fin: La fecha de inicio es la fecha oficial del documento de importación. La fecha de fin es solo un campo para guardar una fecha adicional.
- Moneda y Tasa: Al igual que en el resto de los documentos de eFactory, estos campos indican la moneda en la cual se encuentran los montos del documento. Típicamente, la moneda de un documento de importación será la moneda base configurada en la empresa.
- Proveedor Principal: El documento de importación puede incluir artículos importados cargados en diferentes documentos, y posiblemente diferentes proveedores, por lo cual este campo se usará para indicar cual es el proveedor principal de la importación.
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| Documento de Importación: Datos |
- Artículos Importados: en esta sección se relacionarán todos los artículos que requieren ser ajustados por gastos de importación.
- Al hacer clic en el botón Importar Artículos se abrirá un formulario titulado Anexar Documentos a Importación.
- En este se deberá buscar los documentos que representan la adquisición de artículos importados: Órdenes de Compra, Notas de Recepción, y Facturas de Compra.
- Al localizar cada uno de los documentos con artículos importados se debe hacer clic en el botón de selección localizado a la izquierda de cada documento; con esto, el documento se anexará a la lista inferior permitiendo que siga buscando otros documentos.
- Una vez haya seleccionado los documentos con los artículos importados, debe presionar Aceptar, y así todos los renglones de esos documentos pasarán a la sección de Artículos Importados del documento de importación.
- Adicionalmente, es posible agregar renglones con artículos libres en esta sección, indicando el código del artículo, el almacén asociado y la cantidad de unidades. Estos artículos libres contarán en los cálculos de las secciones siguientes, pero su costo no será ajustado: Solo se ajustaran los costos en los renglones de los documentos seleccionados.
- En este momento, podrá ver el Total FOB () que es el monto total importado sin incluir los gastos de importación. También podrá ver el peso total y el volumen total de los artículos importados que tengan definidos esos valores. El resto de los totales se calcularán una vez se ejecute la distribución de costos, explicada más adelante.
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| Documento de Importación: Artículos Importados |
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| Anexar Documentos a Importación - Gastos de Importación |
- Gastos Fijos: Si los gastos de importación fueron correctamente configurados entonces la carga de los gastos fijos será bastante simple:
- Presionar el botón Gastos Fijos de Importación.
- En la ventana Anexar Gastos Fijos de Importación se deben seleccionar cada uno de los gastos de importación que se desean registrar: algunos de estos gastos obtendrán valores fijos de tablas auxiliares, como la tabla Series; otros contienen fórmulas que serán evaluadas contra los renglones de artículos importados; y el resto contiene parámetros que son utilizados por las fórmulas.
- Si los gastos de importación están parametrizados según el modelo de negocio de la empresa, entonces será suficiente con presionar el botón Todos; en caso contrario, deberá seleccionar uno a uno los gastos que se incluirán en el ajuste.
- Al presionar Aceptar, los gastos seleccionados se insertarán en la sección de Gastos Fijos.
- Aquellos gastos que sean de tipo Cantidad, Porcentaje o Monto, tienen un campo numérico que permite modificar el valor por defecto del mismo. Estos gastos serán usados internamente por los gastos de tipo Fórmula, como se explicará más adelante.
- Al igual que en las sección anterior, es posible agregar o eliminar gastos manualmente.
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| Gastos Fijos de Importación |
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| Anexar Gastos Fijos a Importación |
- Gastos Adicionales: En esta sección se registran otros gastos que no sean fijos (gastos ocasionales) para los cuales no hay un documento creado en el sistema, pero que igualmente deben incluirse en el ajuste ya que representan costos del proceso de importación.
- Los conceptos de movimiento de esta sección deben cargarse manualmente, utilizando para ello los botones Agregar y Eliminar de la botonera de los renglones.
- Al presionar Agregar se insertará en pantalla un nuevo renglón: debe seleccionar el código del concepto de movimiento que mejor represente el gasto incurrido, luego se ingresa el monto en la columna Debe si es propiamente un gasto, o por la columna Haber si es un reintegro o descuento sobre los gastos, junto con el impuesto aplicado al mismo.
- Si se desea registrar gastos asociados a la importación que no afectarán a los costos finales se indica desmarcando la casilla correspondiente en la columna Afecta Costos.
- Aquellos gastos para los cuales ya se tenga creada una Orden de Pago o un Pago a Proveedor (u otro documento de compra) puede cargarse en la siguiente sección en lugar de aquí, para dejar asentada la información del documento que representa el gasto.
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| Gastos Adicionales de Importación |
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| Afecta Costos - Gastos Adicionales de Importación |
- Compras y Pagos Asociados: Estos se registran mediante el asistente de selección, haciendo clic en el botón Importar Compras y Pagos Asociados:
- Al abrirse la ventana Anexar Documentos a Importación se pueden buscar las Órdenes de Compra, Facturas de Compra, Pagos a Proveedores y Órdenes de Pago, cuyo monto afectará los costos de los artículos importados.
- Al localizar cada documento se debe hacer clic sobre el botón de selección del mismo para que se anexe a la lista de Documentos Seleccionados en la parte inferior de la ventana.
- Al presionar Aceptar los documentos seleccionados se insertarán en la sección de Compras y Pagos Asociados.
- Al igual que con los Gastos Adicionales, esta sección permite indicar si el documento afectará o no los costos de importación; esto se indica mediante la casilla en la columna Afecta Costos.
- Es posible que no se desee imputar a la importación el monto total del documento anexado, para lo cual se puede indicar manualmente un monto diferente en la columna Monto Aplicar.
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| Compras y Pagos Asociados - Gastos de Importación |
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| Anexar Documentos a Importación - Gastos de Importación |
- Gastos en Compras: Los gastos en compras, como se explicó anteriormente, son renglones o artículos específicos adquiridos que afectan los costos de los artículos importados. Estos también se registran mediante el asistente de selección, haciendo clic en el botón Importar Gastos de Importación, siguiendo el mismo procedimiento de las secciones anteriores. Igualmente se puede indicar para cada renglón un monto a aplicar diferente al monto original del renglón.
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| Gastos en Compras - Gastos de Importación |
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| Anexar Gastos en Compras - Gastos de Importación |
- Otros y Adicionales: Antes de hablar de la sección Distribución de Costos y Totales, haremos una revisión de esta sección. Como su nombre lo indica, esta sección es opcional, pero si va a ser utilizada entonces debe hacerse antes de ejecutar la distribución, ya que los valores aquí podrían ser utilizados en las fórmulas de los Gastos Fijos.
- Documento de Destino y Tipo de Destino: Estos dos campos no son editables, sino que se guardará allí el número y tipo de documento generado al confirmar la Importación, si es que se genera un documento.
- Tasas: se puede indicar las tasas de Emisión, de Carta de Pago, de Recepción del Barco, y otras cinco tasas Adicionales. Estas tasas pueden ser utilizadas internamente en los cálculos de los Conceptos de Gasto de tipo Fórmula.
- Campos Adicionales: Los cinco campos de Fecha Adicional, de Carácter, de Fecha, de Numérico, y Lógico, permiten registrar un total de 25 campos adicionales que pueden ser usados tanto por los Conceptos de Gasto de tipo Fórmula, como para guardar información adicional relacionada con la información.
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| Anexar Otros y Adicionales - Gastos de Importación |
- Distribución de Costos y Totales: En esta sección se hace la configuración final antes de distribuir todos los costos registrados en los artículos importados.
- Tipo de Distribución: Aquí se indica el criterio a utilizar para distribuir los costos de importación entre los artículos: de acuerdo al monto del renglón (cantidad del artículo por su costo unitario), de acuerdo al peso total (cantidad de artículo por peso unitario) o de acuerdo al volumen total (cantidad del artículo por su volumen unitario). Así, si se importan dos artículos y uno de ellos representa el 20% de la importación y el otro el 80% (en porcentaje de monto, peso, o volumen, según lo seleccionado) entonces en ese porcentaje se repartirá el costo total de importación registrado.
- Tipo de Arancel: Indica de donde se tomarán los porcentajes de aranceles aplicados a los artículos importados. Estos pueden estar almacenados en el mismo artículo, en el departamento del artículo, en el proveedor del mismo, etc, dependiendo de la parametrización inicial de las importaciones durante la implantación. En el caso más simple se seleccionará en esta lista la opción Fijo, y se indicará el porcentaje de arancel en el campo Arancel Fijo, a la derecha del anterior.
- Totales: Estos son los montos totales de cada una de las secciones del documento de importación. El monto Neto incluye tanto los costos de los artículos importados, como todos los costos asociados a la importación.
- Calcular y Distribuir Costos: El último paso del proceso consiste en presionar el botón Calcular y distribuir Costos. Este recopilará todos los montos del documento y ejecutará uno a uno los gastos de importación de la sección Gastos Fijos, resolviendo las fórmulas de gastos para calcular los conceptos de importación faltantes (fletes, seguros, aduanas, transportes...) tanto proporcionalmente para cada artículo (según el Tipo de distribución seleccionado) como totales de la importación.
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| Distribución de Costos y Totales - Gastos de Importación |
Luego de realizar la distribución de costos, podemos inspeccionar nuevamente los Artículos Importados, en la sección correspondiente, y ver como fueron repartidos proporcionalmente los gastos de importación entre los diferentes artículos importados.
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| Gastos de Importación Distribuidos - Gastos de Importación |
Los montos distribuidos aparecen totalizados de acuerdo al concepto al que pertenezcan (seguros, fletes, aranceles...) para facilitar su análisis o su impresión detallada en reportes y formatos correspondientes.
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Roimer García
rjgarcia@efactoryerp.com
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