Filtrando Registros por Usuarios con Filtros Globales en eFactory ERP/CRM

Filtrando Registros por Usuarios (Nivel Avanzado)

Uno de los principales requerimientos y preocupaciones de nuestros clientes cuando despliegan sus operaciones de ventas y compras con usuarios en diferentes sucursales o países es la confidencialidad de la información, los requerimientos están relacionados a:

1. Que un vendedor solo pueda ver los clientes asignados
2. Que un usuario solo pueda ver ciertos departamentos
3. Que un usuario solo pueda ver ciertos proveedores

En general la necesidad puntual es que sus usuarios (fuerza de ventas, usuarios administrativos, clientes y proveedores) solo puedan ver ciertas informaciones, cuando hablamos de filtros globales en eFactory estamos hablando de un nivel de filtrado de la información mas profundo, no estamos hablando de la básica configuración de que un usuario solo pueda usar la pantalla de facturas, o de que pueda eliminar la facturas o de que se registren las auditorias si cambia un precio, estamos hablando de:

1. Cuando un usuario abra la pantalla de facturas solo vea las facturas de su sucursal
2. Cuando un usuario abra la pantalla de cobros solo vea los cobros que el ha ejecutado
   
3. Cuando habrá la pantalla de cuentas por cobrar solo le muestre los documentos que tienen saldo y que son de la zona "0102"
4. Cuando abra la pantalla de artículos solo vea los artículos del departamento "0150" y que sean de la marca "1562".

las configuraciones básica las ejecutamos en la opción de grupos de usuarios, las configuraciones de filtros globales las ejecutamos en:

1. Para filtrar registros en una pantalla debemos activar el administrador de ambientes para asignar filtros personalizados por pantalla y usuario con código transact sql
2. Para indicar por cada usuario que clientes, vendedores, proveedores, almacenes, artículos, departamentos o marcas puede ver debemos ir a las opciones del usuario (modulo del sistema, sección de actualizaciones, opción de usuarios globales, pestaña avanzado, botón de opciones del usuario).

Para asignar por usuario el filtrado global debemos:

1. Activar el filtrado global en cada una de las pantallas (Clientes, proveedores, vendedores, almacenes, artículos, departamentos y marcas)
2. Seleccionar el esquema a utilizar: cerrado o abierto

   

   
   

1. El esquema cerrado niega todos los registros y solo tendrá acceso a los registros que indique separados por comas.
2. El esquema abierto le da acceso a todos los registros de esa tabla menos a los que indique en ese control memo separándoles por comas.
3. Asignar el valor del filtro dependiendo de esquema
1. El valor del filtrado lo constituye una serie de códigos de los registros separados por coma, ejemplo: "0115,0116,0117,0150,0156"

a continuación les muestro la lista de las propiedades disponibles para aplicar este filtrado global:

Una vez se haga la asignación de los filtros en los registros es necesario restringir a los usuarios los reportes y formatos que estos puedes emitir en la sección de reportes o en las pantallas, también es necesario marcar con alguna seña particular los reportes que estos usuarios puedan ver para distinguirlos de los demás reportes ya que habrá que ajustar internamente para que también muestren las misma información de los formularios de operación.

Vídeos Funcionales relacionados:

1. Como crear un usuario en eFactory
2. Inactivando reportes y formatos
3. Filtrando documentos en eFactory
4. Ejemplo de filtrado de registros en la Sales T

Para descargar la lista de propiedades que deben ser configuradas en eFactory ERP/CRM haga clic aquí.

José Paredes

jfparedes@factorysoft.com.ve

Servicio al Cliente

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