ERP Web: Parametrizando Centros de Costos y Control de Proyectos con eFactory ERP (Modelo Computación)
A continuación desarrollaremos una parametrizacion sugerida para el control de ventas, costos y gastos de proyectos por centros de costos para una empresa de computación, desarrollo y servicios, todos relacionados al area de informática y sistemas.
Parámetros de la empresa:
- Es una empresa de sistema que desarrolla soluciones para terceros
- Posee varios departamentos que serán sus centros de costos
- Vende articulo de computaciones y presta servicios del area como mantenimientos de hardware y servicios de consultoría
- Un cliente puede tener varios proyectos abiertos a la vez
- Se requiere un control de los procesos de desarrollo para clientes por cada desarrollador o programador
Parametrizacion a ejecutar en las diferentes opciones del sistema:
- Control de Centros de Costos (Departamentos)
- Los centros de costos los manejaremos como almacenes usando un prefijo CC.CENTRO-COSTO, ejemplo: CC.VEN para Ventas, CC.ADM para el centro de costos de administración, CC:DES para el centro de costos de desarrollo y programación y CC.GER para los gerentes o la gerencia de la compañía.
- Los centros de costos para este ejemplo serán los mismos departamentos.
- Esta asignación por almacenes nos permitirá en los documentos de ventas y compras poder discriminar por centro de costos en las diferentes operaciones.
- No se usan las sucursales como centros de costos debido a que esta información es usada para la creación de los movimientos contables, adicionalmente una sucursal en otro región o país internamente también va a tener los centros de costos
- Ejemplo del manejo de sucursales con centros de costos con este modelo:
- Sucursal Caracas
- Centro de Costos de Administración
- Centro de Costos de Ventas
- Centro de Costos de la Gerencia
- Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
- Sucursal Panamá
- Centro de Costos de Administración
- Centro de Costos de Ventas
- Centro de Costos de la Gerencia
- Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
- Sucursal España
- Centro de Costos de Administración
- Centro de Costos de Ventas
- Centro de Costos de la Gerencia
- Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
- Sucursal Chile
- Centro de Costos de Administración
- Centro de Costos de Ventas
- Centro de Costos de la Gerencia
- Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
- Para acceder a la tabla de almacenes debe:
- Abrir el modulo de inventarios
- Seleccionar la sección de actualizaciones
- darle clic a la opción de almacenes
- De esta forma se verían los registros en la tabla de almacenes
Clic sobre la imagen para ampliar - Control de Proyectos
- Los proyectos los crearemos en la tabla de revisiones.
- Para acceder a la tabla de revisiones donde almacenaremos los proyectos debe:
- Abrir el modulo de tesorería
- Seleccionar la sección de actualizaciones
- Darle clic a la opción de revisiones
- Casi la totalidad de los documentos del sistema incluyendo la nomina manejan el control de revisiones (o control de proyectos), para asignar un proyecto a un documento de ventas o compras el usuario debe seguir el siguiente procedimiento:
- Estando trabajando en la actual opción (pedidos, facturas, pagos, etc.) darle clic a la pestaña avanzado del actual formulario
- Darle clic al botón de asignar revisión
- Seleccionar el proyecto relacionado al actual documento
- Darle clic al botón aceptar
- Cualquier métrica adicional o atributo del proyecto en si debe ser creado como propiedades ya sea en la ficha de revisiones o en el documento en si.
- De esta forma se verían los diferentes proyecto en la tabla de revisiones:
- Control de Desarrolladores o Programadores
- Todos los desarrolladores y programadores deben ser creados en el formulario de vendedores, también debe ser creado cualquier persona involucrada en el control de costos y gastos que se quiere implementar, ejemplo: recepcionistas, personal administrativo, etc.
- Se recomienda usar la iniciales de la persona como códigos de esos registros, ejemplo: si se llama Jose Rafael Quintero su código seria JRQ de esta forma podemos sacar listado solamente mostrando el código del vendedor.
- Para acceder al formulario de vendedores debe:
- Abrir el modulo de ventas
- Seleccionar la sección de actualizaciones
- Seleccionar la opción de vendedores
- Clientes y Proveedores
- Los registros de clientes y proveedores seran los asignados en los diferentes documentos de ventas y compras, de esta forma podremos cruzar información de centros de costos y proyectos asignados a los diferentes movimientos de costos y gastos en ventas y compras.
- Control de Actividades (Ventas, gastos, programación, servicios)
- Todas las actividades a las que les vamos a ejecutar un seguimiento y control deben ser creadas en el formulario de articulos.
- Estos artículos deben estar creados como servicio ya que no manejan inventarios.
- Si son actividades muy particulares lo mas recomendable es crear artículos genéricos para evitar crear demasiados artículos y que el control se vuelva inmanejable, esto debe determinarlo el administrador del sistema junto al consultor funcional que esta implantando eFactory en su empresa.
¿Que obtenemos con esta parametrizacion ?
- Podemos saber cuanto hemos facturado por cada sucursal y departamento por cliente y proyecto.
- Podemos ver cuanto hemos gastado por cada proyecto y centro de costos
- Podemos ver las horas consumidas por cada desarrollador en cada proyecto
- Podemos ver los proyectos mas rentables en reportes o gráficos específicos
- Podemos emitir cualquier métrica relacionada o donde se crucen aristas de: Sucursales, centros de costos, proyectos, desarrolladores, clientes y proveedores.
- Para el correcto control de los gastos se deben cargar los pagos de servicios por pagos a proveedores creando previamente su respectiva factura de compra con la cuenta por pagar, esto debido a que no podremos asignar el departamento en el formulario de ordenes de pago del modulo de tesorería.
- Si manejamos sucursales por diferentes países es indispensable separar correctamente con un prefijo los consecutivos de todos los documentos generados.
- Se deben registrar en las diferentes pantallas y formularios del sistema todas las operaciones relacionadas al control de proyecto dependiendo de su uso, ejemplo: podemos usar la pantallas de pedidos en ventas para el control de desarrollo, convirtiendo estos documentos en notas de entrega si son para consumo interno o en facturas de ventas si las actividades son facturables.
Puede solicitar una demostración de eFactory ERP dando clic aquí.
Vídeos técnicos y funcionales relacionados:
- Como crear un vendedor en eFactory ERP
- Como crear un articulo en el modulo de inventarios
- Como cargar un pedido de ventas
José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
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