Control de Adelantos a Proveedores con eFactory Software ERP/CRM en la nube
Pagos Adelantados a Proveedores
Uno de los procesos del control de las cuentas por pagar a proveedores es el seguimiento de los adelantos que los mismos emiten a la empresa, los adelantos se generan como anticipos o pagos adelantados por conceptos de trabajos que se ejecutaran o mercancías que se entregaran, el punto central de estas transacciones gira en cuanto que el proveedor no emitirá la factura de compras definitiva hasta no concretar el 100% de la transacción y la empresa deberá ir registrando en el sistema los adelantos emitidos hasta cerrar la transacción con una factura de compras.
Un ejemplo practico seria el siguiente: Un proveedor nos instalara un sistema de aires acondiciones para las instalaciones de la empresa, el proveedor solo emitirá la factura final cuando cierre la operación pero requiere que le emitan 3 adelantos antes de entregar la factura final:
Los adelantos seran cargados en la pantalla de adelantos a proveedores en las fechas indicadas, cuando se reciba la factura de compra por 4.500$ se cargara en factura de compras y se procederá a ejecutar un 4to pago donde se cruzara la factura de compras con los 3 adelantos que se habían creado previamente y en las formas de pago se colocara la diferencia a cancelar al proveedor que en este caso seran de 1.500$
Para proceder a emitir los adelantos al proveedor siga los siguientes pasos:
Para proceder a cargar la factura de compras siga los siguientes pasos:
Para proceder a cruzar los saldos de los adelantos con la factura de compras siga los siguientes pasos:
Al finalizar esta 3ra operación ya se cerrarian esos 3 adelantos pendientes con la factura de compra final del proveedor.
Encontraras mas información técnica y funcional de nuestros productos eFactory ERP/CRM, Contabilidad, Nomina, Software de Punto de Ventas Web y Soluciones móviles en nuestra sección ¿Cómo lo hago? en nuestro sitio web haciendo clic aquí.
Un ejemplo practico seria el siguiente: Un proveedor nos instalara un sistema de aires acondiciones para las instalaciones de la empresa, el proveedor solo emitirá la factura final cuando cierre la operación pero requiere que le emitan 3 adelantos antes de entregar la factura final:
- Adelanto 1 por 1.000 $ el 01/01/13
- Adelanto 2 por 1.000 $ el 15/01/13
- Adelanto 3 por 1.000 $ el 01/02/13
- Emisión de Factura por 4.500 $ el 15/02/13
Los adelantos seran cargados en la pantalla de adelantos a proveedores en las fechas indicadas, cuando se reciba la factura de compra por 4.500$ se cargara en factura de compras y se procederá a ejecutar un 4to pago donde se cruzara la factura de compras con los 3 adelantos que se habían creado previamente y en las formas de pago se colocara la diferencia a cancelar al proveedor que en este caso seran de 1.500$
Para proceder a emitir los adelantos al proveedor siga los siguientes pasos:
- Ingrese al sistema administrativo
- Seleccione el modulo de compras
- Haga clic en la sección de operaciones
- Haga clic en la opción de Adelantos a Proveedores
- Ingrese los datos correspondientes al pago a emitirle al proveedor
- Habra la opcion de pagos a proveedores y ubique mediante la búsqueda de documentos el pago generado
- Imprima el respaldo del pago al proveedor (cheque o transferencia a ser firmada como recibido)
Para proceder a cargar la factura de compras siga los siguientes pasos:
- Ingrese al sistema administrativo
- Seleccione el modulo de compras
- Haga clic en la sección de operaciones
- Haga clic en la opción de facturas de compras
- Haga clic en el botón "Agregar" del formulario de facturas de compras
- Ingrese los datos correspondientes a la factura recibida por parte del proveedor
- Haga clic en el botón "Aceptar" para confirmar la transacción y crear la cuenta por pagar
- Verifique mediante un reporte de estado de cuenta del proveedor el saldo del mismo a la fecha
Para proceder a cruzar los saldos de los adelantos con la factura de compras siga los siguientes pasos:
- Ingrese al sistema administrativo
- Seleccione el modulo de compras
- Haga clic en la sección de operaciones
- Haga clic en la opción de "Pagos a Proveedores"
- Haga clic en el botón "Agregar" para crear un nuevo pago
- Ingrese los datos del proveedor
- Haga clic en el botón "Documentos Pendientes" para que el sistema muestre todos los documentos de cuentas por pagar pendientes de ese proveedor a la fecha
- Seleccione los montos de las facturas y adelantos
- Ingrese las diferencias a cancelar en las secciones de cajas y bancos
- Haga clic en el botón "Aceptar" para confirmar la transacción y crear el pago
- Proceda a emitir el comprobante de pago que sera firmado como constancia del pago
Al finalizar esta 3ra operación ya se cerrarian esos 3 adelantos pendientes con la factura de compra final del proveedor.
Encontraras mas información técnica y funcional de nuestros productos eFactory ERP/CRM, Contabilidad, Nomina, Software de Punto de Ventas Web y Soluciones móviles en nuestra sección ¿Cómo lo hago? en nuestro sitio web haciendo clic aquí.
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José Paredes
jfparedes@efactoryerp.com
Factory Soft
