ERP en la Nube: Configuración de Información Contable en eFactory ERP/CRM para eFactory Contabilidad en la Nube

Complemento de Actualización de Información Contable de Maestros y Documentos 

(eFactory v4.0.2)

Complemento de Actualización de Información Contable - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Complemento de Actualización de Información Contable
La arquitectura de eFactory ERP/CRM permite configurar fácilmente el sistema para ser integrado con eFactory Contabilidad, generando rápidamente los asientos contables correspondientes a los documentos administrativos, usando para ello las Cuentas Contables, Cuentas de Gastos, y Distribución por Centros de Costos definidos en las Reglas de Integración de la contabilidad.

Formulario de Información Contable - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Formulario de Información Contable de Clientes
Las tablas Maestras y de Documentos de eFactory ERP/CRM disponen de una funcionalidad llamada Información Contable que permite indicar para cada registro los detalles de las cuentas y distribución por centros de costos para la contabilización. Pero si, por el contrario, se necesita configurar esta información individual rápidamente a un lote de registros se puede usar el complemento de Actualización de Información Contable, descrito a continuación.

Complemento de Actualización de Información Contable

El complemento está disponible para los siguientes formularios de eFactory ERP/CRM:

  • Artículos
  • Clientes
  • Proveedores
  • Conceptos de Movimientos
  • Facturas de Venta
  • Cuentas por Cobrar
  • Facturas de Compra
  • Cuentas por Pagar
  • Órdenes de Pago

Y puede ser accedido desde la ficha Avanzado de cualquiera de los formularios anteriores, haciendo clic en el botón Complementos y luego seleccionando el complemento deseado:

Acceso al Complemento de Actualización de Información Contable - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Acceso al Complemento de Actualización de Información Contable
Para los formularios de Artículos, Clientes, Proveedores, y Conceptos de Movimientos, el complemento de Actualización de Información Contable se presenta como en la siguiente imagen:

Complemento de Actualización de Información Contable - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Complemento de Actualización de Información Contable
En el complemento se puede indicar un rango de registros (códigos de cliente) para exportar (Referencia Desde y Referencia Hasta), o puede dejarse en blanco para exportar todos. La casilla Solo registros activos indica que solo se debe exportar aquellos clientes con estatus Activo; si se deselecciona se exportarán todos los clientes.

Una vez indicado el rango de clientes y el estatus se presiona el botón Exportar, con lo cual aparecerán dos links de descarga de los dos archivos XML y XSD, similares a los que se obtienen al usar la funcionalidad de Exportar con Esquema para la Actualización por Campos con Excel.

Para los formularios de Facturas de Venta, Facturas de compra, y Órdenes de Pago, el complemento de Actualización de Información Contable es un poco diferente:

Complemento de Actualización de Información Contable de Documentos - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Complemento de Actualización de Información Contable de Documentos - Facturas de Venta

Este incluye un rango de fechas para limitar los documentos exportados, y una casilla llamada Solo documentos sin contabilizar, para indicar que solo se desea exportar los documentos que tengan fecha posterior a la última contabilización (o última vez que se ejecutó la integración del administrativo con la contabilidad). La segunda casilla es para indicar si se desea excluir los documentos anulados al exportar.

Finalmente, para los formularios de Cuentas por cobrar y Cuentas por Pagar, el complemento de Actualización de Información Contable es parecido al anterior, pero incluye un campo que permite indicar el tipo de documento a exportar (FACT, ADEL, N/CR...), con la posibilidad de exportar todos los tipos:

Complemento de Actualización de Información Contable de CxC y CxP - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Complemento de Actualización de Información Contable de Documentos - Cuentas por cobrar

Edición de la Información Contable Exportada

En cualquiera de las tres pantallas anteriores, al momento de exportar se muestran dos links de descarga. Estos deben ser guardado en una carpeta haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cada link y presionando luego la opción "Guardar enlace como..." (o "Guardar destino del enlace como..." o similar, dependiendo del navegador utilizado). Es importante que guardes ambos archivos con los nombres indicados por defecto, ya que ambos están relacionados internamente.

Guardar XML y XSD de Actualización de Información Contable Exportados - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Guardar archivos XML y XSD de Actualización de Información Contable Exportados
Una vez descargados ambos archivos debes hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo de extensión XML, luego clic en la opción Abrir con, y luego en Excel. Si el programa Excel no aparece en la lista de programas puede entonces abrir primero MS Excel desde el menú inicio de Windows y usar el botón Abrir para seleccionar el archivo XML para editarlo. En las siguientes imágenes se utilizará MS Excel 2013, pero el procedimiento es similar con versiones anteriores de MS Excel.

Abrir XML de Actualización de Información Contable Exportada con MS Excel - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Abrir XML de Actualización de Información Contable Exportada con MS Excel
Al abrirse el archivo XML en  Excel, éste le preguntará como desea ver el archivo mostrando una ventana como la siguiente:

Opciones para Abrir XML con MS Excel - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Opciones para Abrir XML con MS Excel
Se debe seleccionar la opción Como tabla XML, así los datos se mostrarán en Ms Excel como una tabla normal, pero internamente mantendrá la estructura que está definida en el archivo de extensión XSD (esta es la razón de que el nombre del archivo no deba cambiarse).

Editar XML con MS Excel - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Editar XML con MS Excel - Información Contable

El archivo mostrará la información contable de todos los registros exportados (en el ejemplo: registros de clientes). La hoja de cálculo consistirá en dos grupos de columnas:

  • Información Referencial: Estos campos son referenciales y deben ser editados con precaución, ya que podría introducirse inconsistencias al actualizar o evitaría la actualización de esos registros.
    • Tabla: es el nombre de la tabla que se está actualizando. 
    • Referencia: Es el número de documento o código del registro.
    • Tipo: Para los documentos de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, es el Tipo de Documento. Para el resto de los documentos o maestros el campo estará en blanco. 
    • Clase: Por ahora el campo no está en uso y debe permanecer vacío. 
    • Pagina: es el número de página para el registro actual. Cada registro (definido por Referencia+Tipo+Clase) puede contener más de una página (cada una en un renglón diferente del documento), en cuyo caso estas deben empezar a contarse desde 0 e incrementar en 1 el número de cada página.
    • Nombre_Pagina: Es el nombre que aparecerá en pantalla cuando se edita la información contable desde el formulario correspondiente. Es el Único campo de este grupo que puede editarse libremente. 
    • Comprobante, Fecha_Integracion, Integracion: estos tres campos muestran los datos del número de comprobante donde se cargaron los asientos asociados al registro. En general estos solo se usarán en los documentos. Estos son solo informativos y NO deben ser modificados.
  • Información Contable: Estos campos serán utilizados por las Reglas de Integración de eFactory Contabilidad durante la integración contable. Es posible crear varias páginas para cada registro, y así almacenar diferentes datos de Información Contable en cada página.
    • Cue_Con: Es la Cuenta Contable asociada al registro en la página actual.
    • Cue_Gas: Es la Cuenta de Gastos asociada al registro en la página actual.
    • Comentario: es el comentario de la página actual.
    • Codigo_cc1: es el código del primer centro de costos asociado al registro en la página actual. Se puede indicar hasta cinco códigos de centros de costo en los campos Codigo_cc1 al Codigo_cc5.
    • Porcentaje_cc1: es el porcentaje correspondiente al primer centro de costos. Se puede indicar un porcentaje a cada centro de costos registrado.
Los códigos de Cuenta Contable, cuenta de Gastos, y Centros de Costo ingresados en el XML deben coincidir con códigos válidos registrados en la contabilidad donde se integrará eFactory Administrativo.

Agregar una página a un registro del XML

Por defecto los registros tienen por lo menos una página de información contable (aunque esta puede estar "vacía"). Cuando el modelo de negocios de la empresa requiere una configuración de contabilidad compleja es común crear varias páginas para cada registro; para ello se sigue el siguiente procedimiento durante la edición en Excel:

  • Se debe ubicar el registro al cual se le agregará una nueva página (en la imagen de ejemplo: el registro es el cliente "mreyes").
  • Se debe seleccionar la fila debajo de la última página de ese registro.
  • Hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar "Insertar" para insertar una nueva fila encima de la fila seleccionada (que quedará debajo del registro de "mreyes").  
Editar XML con MS Excel - Agregar una nueva página de Información Contable - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Editar XML con MS Excel - Agregar una nueva página de Información Contable

  • Luego, todos los datos de los campos referenciales del registro deben copiarse a la nueva fila (tabla, referencia, tipo, clase...).
  • El número de página debe ser el mismo de la página anterior más 1 (en el ejemplo: la primera página tiene número "0", y la nueva tendrá entonces "1"). 
  • Le indicamos el nombre de la página. 
  • Y finalmente indicamos el resto de los campos para la nueva página: Cuenta Contable, Cuenta de Gastos y Centros de Costos.
Editar XML con MS Excel - Editar una nueva página de Información Contable - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Editar XML con MS Excel -  Editar una nueva página de Información Contable

Importante:
Si los códigos de las cuentas y centros de costos son numéricos entonces estos deben ingresarse en MS Excel anteponiéndole una comilla simple ( ), para que MS Excel la interprete como texto al exportar. Si no se hace esto, el código ingresado podría guardarse de forma diferente a como se ingresó. Por ejemplo: el código "01.02.105" podría ser exportado como "1,02", dependiendo de la configuración regional del sistema operativo.

Importar la Información Contable Actualizada

Luego de editar el archivo XML desde Excel, este debe guardarse, preferiblemente como un nuevo documento para preservar el original en caso de algún error. 

Para ello:
  • Seleccionamos Guardar Cómo... en MS Excel.
  • En el cuadro de diálogo seleccionamos la opción "Datos XML (*.xml)" e indicamos el nombre del nuevo archivo.
  • Al presionar Guardar, MS Excel nos advertirá que si guardamos como XML se perderán las características de hoja de cálculo del archivo guardado. Ignoramos la advertencia y presionamos Continuar. 
  • Ahora podemos cerrar MS Excel; pero al hacerlo preguntará nuevamente si queremos guardar los cambios, aun cuando acabamos de guardarlos. MS Excel hace esta pregunta debido a que el guardado lo hicimos como XML y no como hoja de cálculo. Como ya está guardado podemos ignorar la advertencia y salir (o guardar una copia adicional como archivo xlsx de MS Excel si lo prefieres). 
Guardar XML editado con MS Excel - Información Contable - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Guardar XML editado con MS Excel
Ahora debemos regresar al complemento del formulario correspondiente:

  • Abre el complemento de la tabla que acabas de editar (en el ejemplo: el de Clientes). Si aun lo tienes abierto desde que exportaste entonces no es necesario abrirlo nuevamente. 
  • Haz clic en el botón "Seleccionar Archivo" y en la ventana que aparecerá selecciona el archivo XML que contiene la Información Contable actualizada, y presiona Aceptar en esa ventana. 
  • Luego presiona el botón Importar... y si el proceso es exitoso aparecerá un mensaje indicando cuantos registros se encontraron en el XML.
Seleccionar XML editado en el Complemento Actualizar Información Contable - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Seleccionar XML editado en el Complemento Actualizar Información Contable
Importar Información Contable - Proceso Exitoso - eFactory Administrativo ERP/CRM en la nube
Importar Información Contable - Proceso Exitoso

Encontraras mas información técnica y funcional de nuestros productos eFactory ERP/CRM, Contabilidad, Nomina, Software de Punto de Ventas Web y Soluciones móviles en nuestra sección ¿Como lo hago? en nuestro sitio web haciendo clic aquí.

Videos Relacionados:





Roimer García
rjgarcia@factorysoft.com.ve
Desarrollo
Factory Soft Venezuela
www.factorysoft.com.ve


Entradas populares de este blog

ERP Cloud: Actualizaciones de las Versiones de eFactory ERP/CRM

Contabilidad Web: Contabilizando Ordenes de Pago en eFactory Contabilidad

Sistema Profit Plus Administrativo 2k8: Mudando la Instalación de Servidor - Problema Técnico