eFactory Nomina Web
(eFactory v4.0.1, también válido para versiones anteriores)
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| Pantalla principal de eFactory Nómina Web |
La configuración de eFactory Nómina debe hacerse una sola vez al implantar el sistema, aunque es posible ajustarla en cualquier momento cuando haya cambios en las condiciones contractuales de los trabajadores, ya sea por cambios en la política de la empresa como cambios en la legislación vigente.
En resumen, la configuración consiste en:
- Definir los Contratos de Nómina que se usarán para el pago de sueldos y salarios de los trabajadores, y para otros pagos ocasionales (vacaciones, intereses sobre prestaciones...).
- Definir los Grupos de Conceptos y Conceptos de Nómina que componen a los contratos.
- Registrar a los Trabajadores y asignarles el contrato de sueldos y salarios asociado al mismo.
En este artículo nos concentraremos en la generación de la nómina, y dejaremos para una próxima entrada los detalles del proceso de implantación y configuración.
Para la generación de la Nómina se deben ejecutar los siguientes pasos:
- Registrar a los nuevos Trabajadores que formen parte de la nómina que será generada.
- Si hay nuevos trabajadores y la empresa tiene múltiples contratos con diferentes condiciones es necesario verificar que el Contrato de Nómina asignado al mismo es el correcto.
- Registrar los documentos de los trabajadores (Vacaciones, Permisos, Préstamos, Liquidaciones...) que apliquen para el periodo y contrato a generar.
- Registrar los valores de los Campos de Nómina de los trabajadores (Horas Extras Diurnas, Días Adicionales Trabajados, Monto Comisiones...) que serán usados en los cálculos de los conceptos del contrato a generar. Estos son valores que se establecen cada vez que se genera una nómina (por ejemplo, cada dos semanas para las nóminas quincenales).
- Generar un Documento de Nómina, que representa a la nómina generada de un contrato.
- Verificar los Recibos de Nómina generados para cada trabajador en el paso anterior.
- Confirmar el Documento de Nómina, con lo cual se confirmarán automáticamente todos los recibos asociados al mismo.
Registro de un Trabajador
Cuando un nuevo trabajador se registra en la empresa es necesario cargarlo en el formulario de Trabajadores, que se encuentra en el
Módulo de Nómina.
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| Módulo de Nómina en eFactory Nómina Web |
Para la generación de los Recibos de Nómina los datos más importantes son:
- El Nombre y la Cédula de Identidad (o número de documento de identificación primario según el país), ya que estos son necesarios para la identificación del trabajador en los recibos de nómina y otros documentos que se emitirán a su nombre.
- La fecha de nacimiento y el sexo, necesarios para algunos cálculos en conceptos de nómina, como el cálculo de la fecha de jubilación.
- El estado civil, para la aplicación de fórmulas o montos que se vean afectados por esto.
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| Datos del Trabajador - Parte 1 |
- El código del contrato asociado al trabajador: el contrato es el que define la frecuencia con la cual el trabajador recibe su sueldo, y cuales conceptos de nómina se aplicarán en la generación del recibo.
- La fecha de ingreso, ya que esta es la base para los cálculos que tienen que ver con la antigüedad del trabajador, como por ejemplo los días adicionales de vacaciones, bono vacacional, liquidación, etc. Con respecto a esto último, la fecha de salida del trabajador solo se coloca en esta pantalla de forma referencia, ya que la salida del mimo solo se da cuando se registra un Documento de Liquidación asociado al trabajador.
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| Datos del Trabajador - Parte 2 |
Los Contratos de Nómina
En eFactory Nómina usamos una entidad llamada
Contrato de Nómina que representa los conjuntos de conceptos de asignaciones, deducciones, retenciones y otros cálculos que se realizan a los trabajadores, ya sea de forma regular (como el sueldo) o esporádica (como las vacaciones o la liquidación).
Así, podemos considerar que los contratos están divididos en dos grandes categorías:
- Contratos de Sueldos y Salarios: son los que representan la remuneración regular que recibe el trabajador por su trabajo realizado en la empresa. Al registrar a los trabajadores debe asignárseles uno de los contratos que vienen precargados en el sistema (o crear nuevos contratos) según le corresponda. Por ejemplo: a los empleados de administración les correspondería el contrato "01 - Empleados", que viene configurado para pagar sueldos quincenales; por otro lado el personal de mantenimiento o producción, que reciba un salario semanal, podría tener asignado el contrato "02 - Obreros"; los gerentes y otro personal directivo podría tener asignado el contrato "03 - Directores" que es de tipo mensual y por defecto incluye las retenciones de ISLR. Se puede crear tantos contratos como se requiera para agrupar a los trabajadores debidamente.
- Contratos de Generación Libre: estos son usados para hacer otros pagos de ley, como el cálculo de vacaciones, pago de intereses sobre prestaciones sociales, utilidades de fin de año, etc. Estos contratos no se asocian directamente a los trabajadores, si no que al generar el contrato se indica para cuales trabajadores se aplicarán.
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| Contrato de Nómina |
Los contratos solo requieren algunos campos para funcionar. El primero es el
Tipo, que indica la frecuencia con la que se aplica el contrato, aunque al momento de generar el contrato se puede cambiar las fechas de
Inicio y
Fin manualmente. El
Calendario se usa para indicar los días laborables y festivos del contrato, pudiendo asignarse un calendario para empleados que trabajen de lunes a viernes y otro para quienes trabajen de martes a sábado, por ejemplo. Para los contratos de sueldos y salarios la casilla
Generación Libre se deja sin marcar, indicando que el contrato solo se aplicará a los empleados que lo tengan asignado.
Adicional a los campos del contrato, éste debe tener signados los
Grupos de Conceptos que componen al contrato, y cada uno de estos grupos debe tener asignados los
Conceptos de Nómina y
Campos de Nómina que serán utilizados por el mismo.
Documentos del Trabajador
La generación de una nómina debe tomar en cuenta si el trabajador está de vacaciones o de permiso, o si está por terminar su relación con la empresa, o si ha solicitado un préstamo a la misma. Estas situaciones son registradas en eFactory nómina mediante los siguientes documentos:
- Vacaciones: Indican inicio y fin de las vacaciones de un empleado. Estas son consideradas en los contratos de sueldos y salarios, ya que los días de vacaciones no entran entre los días de sueldo regular; por otro lado, el contrato "91 - Vacaciones" solo se aplicará a trabajadores que tengan un documento de Vacaciones creado para el periodo a generar.
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| Documento de Vacaciones de un Trabajador |
- Permisos y Reposos: Son dos documentos muy similares, que representan la ausencia del trabajador por uno o más días, e indica las condiciones que dieron lugar a la ausencia. Este es usado en los contratos de sueldos y salarios cuando la ausencia no es remunerada o justificada, y esto implique una deducción en el sueldo a pagar.
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| Documento de Permiso de un Trabajador |
- Liquidaciones: Cuando un trabajador termina su relación laboral con la empresa se registra un documento de Liquidación. Este indica la fecha en que la liquidación se hará efectiva, y es usada por los contratos de sueldos y salarios para limitar los pagos hasta esa fecha. Adicionalmente, este documento es usado por el contrato "92 - Liquidaciones" para indicar la fecha de corte para el cálculo del monto de liquidación; en este último contrato, el Tipo y el Motivo de la liquidación pueden afectar el monto final de la misma.
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| Documento de Liquidación de un Trabajador |
- Préstamos: Como su nombre lo indica, representan un préstamo realizado al trabajador, el cual será pagado por el mismo mediante dos o más cuotas. En este documento se indica la fecha en que se asignará el monto del préstamo al trabajador, y las fechas y montos de las cuotas. Los contratos de sueldos y salarios harán la asignación del monto del préstamo al generar la nómina de la fecha indicada, y harán las deducciones de las cuotas en las nóminas siguientes cuando coincidan con las fechas de las mismas; cuando cada cuota sea deducida en el contrato correspondiente se marcará la misma como pagada, reduciendo el saldo pendiente por pagar.
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| Documento de Préstamo de un Trabajador |
Campos de Nómina del Trabajador
Los campos se usan para registrar valores que se usarán en los cálculos de los contratos. De esta forma, es posible modificar los valores generados por las fórmulas de los diferentes conceptos, sin tener que modificar los conceptos directamente: las fórmulas de cálculo de éstos tomarán los valores de cada trabajador de los campos correspondientes.
Los campos marcados como uso Ocasional almacenan valores que se asignan una vez al trabajador y que mantendrán el mismo valor hasta que sean cambiados de nuevo manualmente. Por ejemplo, el sueldo del trabajador, el porcentaje de sueldo que ira al fondo de ahorros, el porcentaje de unidad tributaria a aplicar como bono de alimentación, etc.
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| Campos de uso "ocasional" de un Trabajador |
Los campos marcados como de uso Frecuente son aquellos cuyo valor se asignará cada vez que se emita un contrato al trabajador, y que se borrarán cuando la nómina correspondiente sea confirmada. Ejemplos de estos campos son las Horas Extra trabajadas en el mes, Adelanto de Prestaciones, otras Asignaciones de Carácter Salarial, etc.
Estos valores deben ser revisados antes de generar cada nómina, para asegurar que se hagan todos los cálculos que le correspondan al trabajador.
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| Campos de uso "frecuente" de un Trabajador |
Generación de la Nómina
Esta operación debe realizarse cuando se vayan a generar los recibos de los trabajadores, por ejemplo cada viernes para el caso de las nóminas semanales, o días antes de las vacaciones de cada empleado (o de las vacaciones colectivas) en el caso del contrato de vacaciones, etc.
Para la generación de los contratos de sueldos y salarios se procede como sigue:
- Se crea un nuevo Documento de Nómina y se selecciona el contrato a generar.
- Al seleccionar el contrato, las fechas de inicio y fin del documento se ajustarán para coincidir con el próximo rango de fechas para ese contrato. Estas fechas deben revisarse y ajustarse de ser necesario.
- Se indica la fecha que tendrá el recibo generado, que por defecto será igual a la fecha de fin del contrato.
- Se indica el rango de trabajadores, sucursales, y departamentos a generar.
- Generalmente, para los contratos de sueldos y salarios no es necesario aplicar estos tres filtros, generándose así los recibos de todos los trabajadores asociados a ese contrato.
- Si el contrato seleccionado es de generación libre, como el de vacaciones o liquidación, será común especificar un solo trabajador a la vez, para generar solo un recibo.
- En cualquier caso, es posible usar cualquier combinación de filtros para hacer la generación de recibos de nómina.
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| Creación de un Documento de Nómina |
- Al presionar Aceptar aparecerá un mensaje en pantalla indicando el número del Documento de Nómina que está siendo generado.
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| Guardar un Documento de Nómina |
- Y adicionalmente se mostrará una nueva ventana mostrando el avance de la generación de recibos.
- En caso de algún error, por ejemplo cuando algún concepto del contrato generado tenga un error de sintaxis en la fórmula, o no se encuentre ningún trabajador con los parámetros indicados, aparecerá en pantalla el o los mensajes correspondientes, y no se generará ningún recibo.
- Si el proceso se ejecuta sin errores se mostrará un mensaje indicando la cantidad de recibos generados y el tiempo total de generación. Generalmente, podrán crearse los recibos de nómina para 1500 trabajadores en menos de 5min, para un servidor de nivel medio.
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| Avance del proceso de Generación de la Nómina |
Al terminar el proceso de generación, podemos ver en el formulario de
Recibos de Nómina los documentos generados.
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| Recibo de Nómina Generado - Parte 1 |
Los recibos de nómina incluyen montos de asignaciones, deducciones y retenciones que serán aplicados en el cálculo del monto a pagar al trabajador, además de otros conceptos que no aparecerán en el recibo pero cuyo cálculo es necesario para otras operaciones internas de la empresa, como la porción de Seguro Social Obligatorio que le corresponde a la empresa.
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| Recibo de Nómina Generado - Parte 2 |
Verificación y Confirmación
Luego de generar los recibos de nómina deben revisarse los montos y conceptos de los mismos. Para ello te puedes valer de los diversos reportes y formatos precargados en el sistema, como el reporte "
Listado de Recibos de Nómina con sus Renglones".
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| Listado de Recibos de Nómina con sus Renglones |
En caso de encontrar algún error menor en algún concepto de un trabajador, como que haya faltado incluir las horas extra en los
Campos de Nómina del trabajador, es posible modificar el
Recibo de Nómina correspondiente y corregir el monto o agregar o eliminar renglones según sea necesario.
Si el error encontrado es más grande, como por ejemplo que la fecha de inicio o fin de la generación esté incorrecta, es posible anular o eliminar todos los recibos generados, con tan solo anular o eliminar el
Documento de Nómina; y así volver a generarla con los datos correctos.
Luego de verificar que los recibos generados sean correctos se debe confirmar el Documento de Nómina; este paso es necesario para ejecutar los conceptos de cierre de la nómina, que incluyen por ejemplo la actualización de los días de vacaciones disponibles, monto acumulado de prestaciones sociales, saldos de préstamos, etc.
Si luego de confirmar es necesario hacer algún ajuste imprevisto es posible reversar nuevamente el documento de nómina para modificar los recibos afectados y volver a confirmarlo (o anular toda la generación si necesita volver a generarla).
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| Formato de Impresión del Recibo de Nómina |
Cuando los
Recibos de Nómina ya han sido debidamente revisados, puede usarse cualquiera de los reportes o formatos de impresión de recibos que vienen precargados en el sistema, o en formatos personalizados creados a la medida de las necesidades de la empresa.
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Roimer García
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