Ventajas de usar eFactory Software ERP/CRM en la nube


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Ventajas de usar eFactory ERP/CRM en la Nube

(eFactory v4.0.1, también válido para versiones anteriores)

Tradicionalmente, las operaciones de la empresa se han venido realizando siempre dentro de la misma. Las ventas, por ejemplo, requieren que el cliente esté presente en la empresa o en comunicación vía telefónica o por email; y si es el vendedor el que visita al cliente, entonces la operación de venta no será registrada en el sistema hasta que el vendedor regrese a su oficina.

Lo mismo ocurre con la alta gerencia. Para obtener información del estado de la empresa deben ya sea obtenerla desde su oficina o solicitarla por fax o email cuando están lejos de esta.

Con la llegada del Cloud Computing, eFactory ayuda a las empresas a dejar atrás este viejo esquema de trabajo y actualizar su modelo de negocios para incluir las operaciones remotas y síncronas, desde cualquier lugar y en cualquier momento, con las ventajas que esto conlleva.

Instala una vez, trabaja donde quieras

Ya sea que instales eFactory ERP/CRM (o cualquiera otro producto eFactory) en un Data Center con acceso por Internet o en un servidor de tu empresa con acceso por LAN, solo necesitarás instalarlo en un lugar.

Al instalarlo en un Data Center externo tienes las ventajas que ofrecen los servicios de computación en la nube, como la plataforma tecnológica, la garantía de estabilidad de conexión, y disminución de los costos de mantenimiento y hardware.

eFactory en un Data Center o cualquier otro Servidor Externo - Ventajas de usar eFactory ERP/CRM en la nube
eFactory en un Data Center o cualquier otro Servidor Externo
Este escenario solo requiere instalar eFactory en un único servidor (o servidores adicionales con balanceo de carga, para mayor estabilidad y seguridad). Las computadoras de las diferentes oficinas de tu empresa solo necesitarán un navegador web actualizado y acceso a Internet; no hay otras restricciones. Puedes trabajar por igual en ambientes Windows, Linux, Unix, Mac OS, Android, y cualquier otro sistema operativo con soporte para navegación web.

Si la red de la empresa cuenta con puntos de acceso Wifi también podrás acceder desde dispositivos móviles, como smartphones y tabletas, pudiendo desplazarte entre las oficinas de la empresa sin interrumpir tu trabajo.

Al haber conexión a la aplicación directamente través de Internet también puedes acceder desde fuera de la empresa. Esto es especialmente útil si usas productos móviles como eFactory Super Mobile o eFactory Quick Order, con los cuales podrás acceder al sistema desde las oficinas de tus clientes o proveedores, reduciendo los tiempos de procesamiento de las compras y ventas.

Una ventaja adicional de esto es que abre la posibilidad de trabajar mientras viajas o desde casa, en cualquier horario; así, los empleados de la empresa podrían trabajar desde una oficina privada en casa, y los directivos y gerentes pueden  ver el estado de la empresa desde cualquier lugar.

Aun si no deseas instalar el sistema en un servidor externo, cuentas con la posibilidad de instalarlo de manera local en tu empresa.

Bajo esta configuración el sistema es instalado en un solo servidor, y accedido mediante un navegador web por los empleados de la empresa a través de la Intranet.

eFactory en un Servidor Interno dentro de la LAN de la Empresa - Ventajas de usar eFactory ERP/CRM en la nube
eFactory en un Servidor Interno dentro de la LAN de la Empresa

Opcionalmente es posible configurar la red interna de la empresa para permitir el acceso a eFactory desde fuera por medio de una conexión a Internet, conservando las ventajas de la computación en la nube.

Con esta configuración aun cuentas con las ventajas de bajo costo de mantenimiento, ya que solo un equipo tiene el sistema instalado. Además, si alguno de los equipos de los usuarios se daña, el usuario podrá utilizar cualquier otro equipo que cuente con la única herramienta necesaria para trabajar: un navegador web; toda la configuración que se hizo al sistema para ese usuario funcionará desde cualquier equipo por el cual acceda al mismo, gracias a que los datos están centralizados en una sola localización.

Datos Centralizados

Al instalar eFactory en un solo servidor, toda la información de las operaciones de la empresa se almacena en el mismo lugar.

Por un lado, esto facilita las labores de mantenimiento, copias de seguridad, y entonación de la base de datos, que solo necesitarán ser ejecutadas en un lugar: el servidor central. Por otro lado, en caso de que se dañe el servidor solo será necesario reinstalar el sistema y la base de datos (de la cual se deben hacer copias de seguridad regularmente) en un nuevo equipo, sin que se necesite alguna configuración adicional en los equipos del resto de los usuarios.

Algunos sistemas ERP/CRM también ofrecen la posibilidad de trabajar "sin conexión", y se sincronizan más adelante cuando se tenga conexión disponible nuevamente. Esto en principio parece muy eficiente, pero tiene algunas desventajas importantes que deben considerarse:

  • Cada equipo (móvil, tableta o PC) debe tener al menos una copia "parcial" de la base de datos de la empresa para poder funcionar, lo que constituye un riesgo de seguridad en caso de pérdida o robo del mismo.
  • El peso de la copia local de la base de datos puede ser significativo, en especial para equipos móviles, con lo cual el espacio de almacenamiento y el consumo de datos móviles puede llegar a ser costoso.
  • Estos equipos necesitan estar sincronizados para que la información sea confiable: un vendedor trabajando "sin conexión" puede vender el último lote de alguna mercancía a su cliente, sin saber que otro vendedor acaba de vender el mismo lote a otro cliente. 

Al almacenar los datos en eFactory de forma centralizada no es necesario tener una copia local de los datos en el equipo, permitiendo al usuario conectarse desde cualquier lugar sin el riesgo y los gastos que esto conlleva; teniendo la seguridad que la información que vea en el sistema está siendo actualizada al momento.

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Información Actualizada al Momento

Dado que con eFactory ERP/CRM toda la información es almacenada de forma centralizada, hay garantía de que toda la información que el usuario obtenga a través del sistema será la información más actualizada disponible.

En un sistema "tradicional" de escritorio la información es actualizada al momento, pero esto ocurre porque todas las operaciones son realizadas dentro de la misma empresa.

Con eFactory las operaciones no solo se realizan dentro de la empresa, sino que pueden ser realizadas desde fuera, desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya sea por la fuerza de ventas distribuida en las diferentes ciudades del país, por el personal de compras negociando las importaciones desde Asia, o por los directivos de la empresa desde una cena de negocios o de vacaciones por Europa; toda la información disponible en el sistema es actualizada al momento.

Ventas desde la calle, aprobadas y despachadas al momento con eFactory - Ventajas de usar eFactory ERP/CRM en la nube
Ventas desde la calle, aprobadas y despachadas al momento con eFactory

Este último punto es importante para cualquier empresa: un vendedor podría cerrar un negocio importante en las oficinas del cliente, con la autorización inmediata del gerente de ventas que se encuentra fuera de la ciudad, registrando la operación para iniciar el despacho desde la empresa. Todo esto en cuestión de segundos, sin que el vendedor tenga que regresar a la oficina con el pedido del cliente.


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Roimer García
rjgarcia@efactoryerp.com
Departamento de Desarrollo
Factory Soft
www.efactoryerp.com
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