Contabilidad Cloud: Contabilizando informacion en lotes en eFactory ERP en la Nube

Contabilizando informacion en lotes

La contabilización en lotes es el proceso mediante el cual el contador o administrador de la empresa transforma la información administrativa en coro antes de diario en el módulo contable.

La mecánica técnica de cómo se ejecuta el proceso internamente esta determinado las reglas de integración que permiten crear los comprobantes de diario por casi cualquier criterio que indique el contador a los implantadores de las soluciones de eFactory.

Las reglas de integración permiten crear un asiento por cada regla ya sea detallado, agrupado o resumido por fechas.

Para ejecutar la integración contable del administrativo se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Ingrese a eFactory ERP con su código de usuario y contraseña
2. Seleccione el sistema  de contabilidad
3. Seleccione la empresa donde trabajara
4. Seleccione el módulo de Contabilidad
5. Seleccione la sección de operaciones
6. Seleccione la opción de Contabilizar Información

Ahora para crear un asiento de un mes específico siga el siguiente procedimiento en esta pantalla de Contabilizar Información:

1. Haga clic en el botón agregar
2. Haga clic en el campo comentario e ingrese un breve comentario de la operación, ejemplo: Compras Abril 2015
3. Ingrese el alcance de la contabilización indicando la fecha desde y la fecha hasta de los documentos que serán contabilizados.
4. Selección los tipos de documentos que serán contabilizados.
5. Seleccione los parámetros adicionales del proceso de contabilización
6. Haga clic en el botón aceptar para iniciar el proceso de creación de los comprobantes de diario.

Los Documentos que se pueden contabilizar en el sistema administrativo son:

·         Compras a proveedores

·         Pagos a proveedores

·         Devoluciones de Proveedores

·         Notas de crédito de proveedores

·         Notas de débito de proveedores

·         Giros de proveedores

·         Cheques devueltos de proveedores

·         Notas de recepción de proveedores

·         Formas libres de compras

·         Ordenes de compras

·         Ajustes tipo débito de proveedores

·         Ajustes tipo crédito de proveedores

·         Importaciones

·         Ajustes de entrada y salida de inventarios

·         Traslados entre almacenes

·         Recibos de nomina

·         Ordenes de pagos

·         Movimientos de cajas

·         Movimientos de bancos (cuentas bancarias)

·         Depósitos bancarios

·         Ventas a clientes

·         Cobros a clientes

·         Devoluciones de clientes

·         Notas de crédito de clientes

·         Notas de débito de clientes

·         Giros a clientes

·         Cheques devueltos de clientes

·         Formas libres de ventas

·         Ajustes tipo débito de clientes

·         Ajustes tipo crédito a clientes

En la práctica los tipos de documentos se pueden crear por los mismos usuarios y ser asociados a las reglas de integración contables.

Los parámetros de la integración son:

1.      Tipo de Costo

·         Seleccione entre el costo promedio y el último costo que se tomara de los documentos.

·         Recuerde que debe tener activo las opciones de inventario permanente y detallado en el módulo del sistema. Consulte al contador o administrador del sistema si tiene dudas con respecto a esta opción.

2.       Solo Documentos Pendientes por contabilizar

·         Toma los documentos que no se hayan contabilizados previamente.

3.      Marcar los documentos contabilizados

·         Coloca el número del comprobante de diario al documento o auxiliar del administrativo para no ser contabilizados nuevamente si se piden solo los documentos pendientes (opción anterior).

4.      Actualizar la fecha de la última integración

·         Actualiza la fecha de bloqueo en los documentos del administrativo para que no se efectúen operaciones por debajo de esta fecha.

5.      Solo comprobantes cuadrados

·         Crea el comprobante de diario solo si el monto del debe coincide con el monto del haber en los totales del comprobante.

6.      Generar un comprobante por fecha

·         Crea un comprobante de diario por cada fecha en el rango que se está integrando, ejemplo: se creara un comprobante por cada día del mes con la información del tipo de documento contabilizado.

7.      Generar un comprobante por cada tipo de documento

·         Genera un comprobante de diario por tipo de documento.

8.      Generar información detallada de la contabilización

A partir de la versión 15.04 se agrego un parámetro nuevo:

Validar documentos de origen antes de contabilizar

Esta opción permitirá ejecutar validaciones antes de iniciar el pase de los documentos como por ejemplo: verificar que los documentos tengas ciertos valores en los estatus, para colocar estas validaciones debemos abrir la opción de "Tipos de Documentos" en la sección de "Actualizaciones" y colocar los condicionantes para cada documento en particular, esta información es código SQL y deberá consultar con su departamento de sistemas o personal de soporte para realizar dichos cambios.

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José Paredes

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