ERP Cloud: Control de Reembolsos de Caja Chica con eFactory ERP en la Nube
Control de Reembolsos de Caja Chica con eFactory
El control de los gastos por caja chica es uno de los procesos mas importantes dentro de los controles de la tesorería de cualquier empresa, para ejecutar un correcto control de estos flujos de información y dinero siga los siguientes procedimientos dentro de eFactory ERP:
Registrando el Reembolso de Caja Chica
- Ingrese a eFactory ERP
- Seleccione el modulo de tesorería
- Haga clic en la sección de operaciones
- Haga clic en la opción de Ordenes de Pago
- Haga clic en el botón agregar de la pantalla de ordenes de pago
- En el campo del beneficiario o proveedor de la orden de pago ingrese a la persona que cobrara el cheque en el banco por el concepto del reembolso de caja chica, en la mayoría de las veces sera el motorizado de la empresa.
- En la sección de renglones ingresara los conceptos de los gastos, es recomendable agrupar por conceptos de gastos, ejemplo: Gastos de agua, gastos de papeleria, Gastos de operación.
- Cada uno de estos gastos deberán estar creados previamente como conceptos de movimientos.
- Recuerde asignar previamente la información contable a cada uno de los conceptos de movimientos para cuando se ejecuten los asientos contables.
- Seguidamente asigne la forma de pago que generalmente sera un cheque o una transferencia bancaria.
- Haga clic en el botón aceptar de las ordenes de pago y proceda a confirmar el documento.
- Existe ya un formato llamado Relación de Caja Chica la cual deben imprimir y anexar cada uno del físico de las facturas que serán reembolsadas.
Registrando el ingreso de efectivo en la caja chica
- Cuando el motorizado regrese del banco con el efectivo proceda a ejecutar el siguiente movimiento en la caja.
- Ingrese al sistema ERP
- Seleccione el modulo de tesorería
- Haga clic en la sección de operaciones
- Haga clic en la opción de movimientos de caja
- Haga clic en el botón agregar de la pantalla
- Ingrese un movimiento de tipo ingreso a la caja con el monto recibido del motorizado.
- Proceda a guardar el documento y a confirmarlo en la pestaña de avanzado con el botón confirmar.
Registrando Créditos Fiscales que entraron en el Reembolso de Caja Chica
En ocasiones dentro de las facturas que se relacionaron en el reembolso de caja chica hay documentos a nombre de la empresa con facturas formales y la empresa desea aprovechar estos créditos fiscales o proceder a ejecutar las retenciones de ley, para ejecutar estas operaciones siga el siguiente procedimiento:
- Ingrese al sistema ERP
- Seleccione el modulo de compras y cuentas por pagar
- Haga clic en la sección de Operaciones
- Haga clic en la opción de facturas de compras
- Haga clic en el botón agregar y proceda a registrar individualmente cada documento a nombre de cada uno de los proveedores.
- Después de haber cargado las facturas de compras con documentos fiscales correctos proceda a ejecutar el pago a proveedor.
- Haga clic en la opción de pagos a proveedores y registre el pago por cada proveedor tomando en cuenta que para cancelar las facturas usara una caja con un registro temporal o de ajustes de forma que no se duplique el egreso en la tesorería ya que inicialmente esa factura fue pagada por caja chica en efectivo.
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José Paredes
jfparedes@efactoryerp.com
Factory Soft
