Manual para el Implantador de eFactory ERP/CRM en la Nube o Instalacion Local

 

Preguntas Frecuentes Implantando eFactory

¿Que Información puedo migrar del sistema anterior al Sistema eFactory?

Todos los maestros (actualizaciones) que posee eFactory se pueden cargar a través de sus funcionalidad de exportar e importar registros que están ubicadas en la pestaña avanzados de cada formulario.

Para los casos cuando el sistema anterior es Profit Plus esta data puede ser migrada mediante unos scripts directamente ya configurados.

Para el resto de los sistemas la data se puede exportar mediante las mismas opciones del sistema ya sea en formato txt o xls e ingresadas a los archivos XML que genera eFactory para después ingresarlos mediante la opción de importar registros.

Es importante aprovechar este punto durante la implantación para depurar la información de clientes, proveedores y artículos en relación a registros que hayan sido codificados incorrectamente o que tengan mucho tiempo sin movimientos.

Otro punto importante a efectos de codificaciones es poder ejecutar cambios en los estándares de los códigos de los registros, en este punto de la implantación es el momento indicado para ejecutar los cambios en las codificaciones.

¿Como Cargo los Saldos Iniciales en la Pre-Operación del Sistema eFactory?

Durante el proceso de implantación de eFactory una de las actividades mas importantes a ejecutar son la carga de los saldos iniciales que tiene la empresa a la fecha de corte y cambio de sistema, estos saldos están divididos en:

1. Saldo actual de los inventarios (Valor del inventario a una fecha)
2. Saldo actual de las cuentas por cobrar
3. Saldo actual de la cuentas por pagar
4. Saldo actual de las cuentas bancarias
5. Saldo actual de las cajas chicas
6. Saldo actual de las prestaciones sociales e intereses
7. Balance General de la contabilidad

 En la mayoría de las ocasiones la carga de saldo en los diferentes departamentos de la empresa obliga una necesaria coordinación y comunicacion entre los diferentes lideres o jefes de área ya que la carga de un documento puede afectar a otro departamento, ejemplo: cargar en compras un documento con fecha de un inventario ya realizado provocara una variación en los valores actuales del inventario.

Para ejecutar estas actividades se deben establecer por escrito quienes serán los lideres responsable de cada proceso de carga así como el personal que ejecutara las validaciones de dichos valores una vez registrados o migrados en el sistema eFactory.

Cargando los saldos iniciales de los Inventarios

Para cargar los saldos iniciales de los inventarios siga el siguiente procedimiento:

1. Ejecute un conteo general de sus existentes, es recomendable que lo divida por almacén u ubicación del inventario para un mejor manejo.
2. Ingrese el modulo de inventarios y en la sección de operaciones haga clic en la opción de ajustes de inventarios.
3. Haga clic en el botón agregar e ingrese a continuación el conteo de ese almacén indicando por cada renglón la cantidad en existencia y el costo a la fecha del conteo.
4. Una vez ingresados todos los item de ese conteo proceda a darle clic en el botón aceptar del formulario y seguidamente haga clic en el botón "Confirmar" en la pestaña de avanzado del mismo formulario.
5. Recuerde que si los artículos ingresados manejan seriales o lotes estos deberán ser ingresado en el actual documento.
6. En la carga de los inventario por cada renglón se le asignara un tipo de ajuste, para la carga de los saldo iniciales por lo general se usa el código "E01" Ajuste de entrada para todos los renglones.
7. Proceda a emitir un listado del valor actual del inventario una vez haya ingresado un documento de ajuste por cada almacén o por cada ubicación o division del almacén y procesa a validar las cantidades ingresadas con la información de origen del conteo físico.

Cargando los saldos iniciales de las cuentas por cobrar en el sistema eFactory

Proceda a emitir en el sistema anterior un balance de cuentas por cobrar a  la fecha para proceder a ingresarlos en eFactory, si no dispone de sistema anterior ubique el físico de las facturas de sus clientes  que a la fecha de la carga estén pendientes de cobro y siga el siguiente procedimiento:

1. Ingrese al sistema ERP y seleccione el código de la empresa que esta en producción.
2. Haga clic en el modulo de venta
3. Haga clic en el sección de operaciones
4. Haga clic en la opción de cuentas por cobrar
5. Haga clic en el botón "Agregar" del formulario de cuentas por cobrar
6. Proceda a ingresar la información del actual documento
7. Haga clic en el botón "Aceptar" una vez haya cargado toda la información del actual documento
8. Repita el procedimiento con el botón "Agregar" por cada documento que se vaya a cargar
9. Proceda a emitir un Listado de cuentas por cobrar por clientes en eFactory y proceda a validar la información cargada.

Cargando los saldos iniciales de las cuentas por pagar en el sistema eFactory

Proceda a emitir en el sistema anterior un balance de cuentas por pagar a  la fecha para proceder a ingresarlos en eFactory, si no dispone de sistema anterior ubique el físico de las facturas de sus proveedores que a la fecha de la carga estén pendientes de pago y siga el siguiente procedimiento:

1. Ingrese al sistema ERP y seleccione el código de la empresa que esta en producción.
2. Haga clic en el modulo de compras
3. Haga clic en el sección de operaciones
4. Haga clic en la opción de cuentas por pagar
5. Haga clic en el botón "Agregar" del formulario de cuentas por pagar
6. Proceda a ingresar la información del actual documento
7. Haga clic en el botón "Aceptar" una vez haya cargado toda la información del actual documento
8. Repita el procedimiento con el botón "Agregar" por cada documento que se vaya a cargar
9. Proceda a emitir un Listado de cuentas por pagar por proveedor en eFactory y proceda a validar la información cargada.

Cargando los saldos iniciales de las cuentas bancarias en el sistema eFactory

Ubique por cada cuenta bancaria el saldo final a la fecha anterior al inicio de operaciones con eFactory y por cada cuenta bancaria siga el siguiente procedimiento:

1. Ingrese al sistema ERP y seleccione el código de la empresa que esta en producción.
2. Haga clic en el modulo de Tesorería
3. Haga clic en el sección de operaciones
4. Haga clic en la opción de movimientos de cuentas
5. Haga clic en el botón "Agregar" del formulario de movimientos de cuentas bancarias
6. Proceda a ingresar la información del saldo de la actual cuenta bancaria.
7. Haga clic en el botón "Aceptar" una vez haya cargado toda la información del actual documento
8. Haga clic en el botón "Confirmar" que esta en la pestaña de avanzado del formulario de cuentas bancarias.
9. Repita el procedimiento con el botón "Agregar" por cada cuenta bancaria que tenga la empresa.
10. Proceda a emitir un Listado de cuentas bancarias con su saldo para verificar que los montos se hayan cargado correctamente.
11. En esta carga se le solicitara un concepto de movimiento, se debe asignar un concepto relacionado con carga de saldos iniciales o movimiento relacionado con la operación.

Cargando los saldos iniciales de las cajas chicas o cajas mayores en el sistema eFactory

Ubique por cada caja chica o caja mayor el saldo final en efectivo a la fecha anterior al inicio de operaciones con eFactory y por cada caja siga el siguiente procedimiento:

1. Ingrese al sistema ERP y seleccione el código de la empresa que esta en producción.
2. Haga clic en el modulo de Tesorería
3. Haga clic en el sección de operaciones
4. Haga clic en la opción de movimientos de cajas
5. Haga clic en el botón "Agregar" del formulario de movimientos de cajas
6. Proceda a ingresar la información del saldo de la actual caja
7. Haga clic en el botón "Aceptar" una vez haya cargado toda la información del actual documento
8. Haga clic en el botón "Confirmar" que esta en la pestaña de avanzado del formulario de movimientos de cajas.
9. Repita el procedimiento con el botón "Agregar" por cada caja chica que tenga la empresa.
10. Proceda a emitir un Listado de cajas chicas con su saldo para verificar que los montos se hayan cargado correctamente.
11. En esta carga se le solicitara un concepto de movimiento, se debe asignar un concepto relacionado con carga de saldos iniciales o movimiento relacionado con la operación.

 

Cargando los saldos iniciales de Prestaciones Sociales e Intereses sobre Prestaciones

Una vez cargados los trabajadores deberá cargar los acumulados iniciales, los principales son el saldo inicial de prestaciones sociales y los intereses sobre prestaciones, para registrarlos en sistema siga el siguiente procedimiento:

1. Ingrese al sistema ERP y seleccione la Nomina
2. Seleccione el Modulo de Nomina
3. Haga clic en actualizaciones
4. Haga clic en la opción de trabajadores
5. Haga clic en el botón "buscar" de la barra de herramientas e ingrese el código del trabajador o el nombre del trabajador al cual le cargara los valores.
6. Una vez seleccionado el trabajador haga clic en el botón "Campos" de la pestaña "Avanzados" del formulario de trabajadores
7. Haga clic en la pestaña "Numérico" con la opción de uso en "Ocasional" 
8. Proceda a ingresar los valores correspondientes al sueldo actual y los acumulados iniciales de ese trabajador.
9. Haga clic en el botón "Guardar" para confirmar los cambios
10. Cierre el formulario y repita la operación para el siguiente trabajador.

Existen 2 opciones en la secciones de "Operaciones" del modulo de nomina llamados "Variaciones por Trabajador"  y "Variaciones por Campo" donde también se pueden registrar los sueldos iniciales y los acumulados de los trabajadores.

   Cargando los saldos iniciales de la Contabilidad

Para carga los saldos iniciales del ejercicio contable que se iniciara proceda a emitir un balance general el sistema anterior y siga el siguiente procedimiento:

1. Ingrese al sistema ERP y seleccione la Contabilidad
2. Selecciones el Modulo de Contabilidad
3. Haga clic en la sección de "Operaciones"
4. Haga clic en la opción de "Comprobantes de Diario"
5. Haga clic en el botón "Agregar"
6. Proceda a ingresar las cuentas contables con sus respectivos saldos
7. Una vez ingresados todos los saldos de las cuentas contables haga clic en el botón "Aceptar" para confirmar los cambios.
8. Proceda a imprimir un formato de comprobante de diario para validar la información cargada contra los saldos del sistema anterior.

¿Que medidas puntuales se deben tomar para proteger la información y garantizar la confidencialidad de la información del ERP en la Nube?

1. Lo primero que  se debe hacer es instalar la instancia de eFactory en una Nube grande y validada como Windows Azure o Amazon Web Service.
2. Ejecutar la instalación de certificados de seguridad SSL para el sitio web.
3. Ejecutar la encriptacion transparente de toda la información de la base de datos.
4. Publicar el sitio web por un puerto diferente al 80.
5.  Activar el vencimiento de las claves de los usuarios.
6. Activar el acceso de los usuarios por días de la semana y horas de acceso.
7. Ejecutar la parametrizacion y validación de los accesos de los usuarios por grupos de usuarios.
8. Ejecutar los respectivos filtros internos para la confidencialidad de los registros en cada usuario por cada pantalla que accederá.
9. Ejecutar un check list de verificación con los puntos del sistema operativo y la base de datos (actualizaciones, firewall, antivirus, etc.)
   

¿En la tabla de Artículos del Modulo de Inventarios que uso tienen los siguientes campos?

• UPC
• Es el Código universal de Producto (Universal Code Product), en este campo se almacena el códigos de barras que traen impresos los artículos para ser leídos mas rápidamente por los lectores de códigos de barra, si el articulo no trae el código de barra se le puede ejecutar uno mediante etiquetadoras o simplemente dejarlo vacío.
• En el punto de venta de eFactory uno de los campos de búsquedas para la emisión de facturas es el UPC.
• Item
• Es un campo referencial que por lo general se usa en las implantaciones de textiles y ropas para indicar la talla de las prendas.
• También se puede usar como campo consecutivo para los casos de ventas de calzado (Ejemplo: 40-44)
•  Calcular Ganancia
• Es un combo que permite ejecutar los cálculos de las ganancias del actual articulo, las opciones que muestra este combo son: Calcular Ganancia, Calcular Precio y Porcentaje y el tercero calcular Precio y Monto; después de seleccionado el valor en este combo se debe proceder a darle clic al botón "Actualizar Ganancia" que el sistema efectúe el calculo de los valores dependiendo de la opción seleccionada.
• Para ejecutar cálculos de ganancias a un lote de artículos es recomendable usar la funcionalidad ubicada en la ficha avanzado del formulario de artículos llamada "Ajustar Precios y Ganancias..."
• Tiempo de Fabricación
• Es un tiempo referencial en horas que se asigna a un articulo que podría ser utilizado en los diferentes cálculos del modulo de producción.
• Tiempo Máximo
• Es un tiempo referencial en horas que se asigna a un articulo que podría ser utilizado en los diferentes cálculos del modulo de producción. 
• Tiempo Mínimo
• Es un tiempo referencial en horas que se asigna a un articulo que podría ser utilizado en los diferentes cálculos del modulo de producción. 
• Alícuotas 1...3
• Las alícuotas son usadas por lo general para calcular montos de los canon y condominios del Modulo de Condominios de eFactory ERP/CRM, estos campos también se podrían utilizar en cualquier calculo o parametrizacion donde se requiere ejecutar una distribución por un factor de los artículos.
• Atributos A...F
• Los atributos en artículos así como en el resto de los formularios del sistema son campos que permiten ejecutar una clasificación adicional de esos registros.
• Los valores de las listas de los atributos se definen en la opción de "Series" ubicada en el modulo del sistema y en la sección de actualización.
• Un ejemplo practico de atributos seria que si en las tablas relacionadas de los artículos no pude colocar un tipo de materia "X" que describen el articulo podría tomar el atributo A y definir en la lista de valores: Madera, Acero, Plástico y después al abrir el formulario de artículos podría seleccionar uno de esos tres valores para clasificar por este tipo de material el actual articulo.

¿Que Software debo instalar en las estaciones de trabajo de los usuarios finales?

Ninguno, eFactory ERP/CRM solo requiere un navegador web y una conexion a Internet para las instalaciones en la nube, como navegador web se pueden usar:

1. Mozilla FireFox
2. Google Chrome
3. Safari
4. Internet Explorer Versión 10.0 o Superior
   

Adicionalmente las estaciones pueden tener el sistema operativo Windows, Linuix o MAC. Los dispositivos desde donde se pueden ejecutar los modulo para moviles puede ser cualquier tipo smartphone o tablet siempre y cuando tengan instalados los navegadores web antes mencionados.

¿Como cambio el lector PDF por defecto en los navegadores Web?

En ocasiones los navegadores web producto de actualizaciones cambian el software por defecto para leer los formatos y reportes, lo mas recomendable es usar el software de Acrobat Reader y no el lector del navegador ya que lo presenta e imprime con diferencias en fuentes y en los tamaños.

Para cambiar el navegador por defecto en Mozilla FireFox vaya al botón de opciones, haga clic en la seccion de Aplicaciones y seguidamente cambie las los opciones "Documento Adobe Acrobat Forms" y les asignan: Usar Acrobat Reader (Predeterminado).

Para cambiar el lector en Google Chrome en la barra de direcciones (URL) ingrese este valor: Chrome://Plugins y seguidamente donde indica "Chrome PDF Viewer" haga clic en el link de "Inhabilitar"

¿En la Carga de Saldos de Cuentas por Pagar que numero de control puedo usar si es un ticket de una impresora fiscal?

Cuando se registran las facturas directamente en cuentas por pagar y la factura es emitida por un ticket de una impresora fiscal lo mas recomendable es asignar en el numero de control el mismo numero de factura impreso en el ticket, no es recomendable usar el numero de maquina fiscal ya que eFactory valida que ese numero d control sea único por cada proveedor en la carga de estos documentos.

¿Cual es la diferencia entre la Facturas de Ventas y Las Formas Libres de Ventas?

Las formas libres de ventas son plantillas o modelos de documentos que dispone eFactory ERP para poder crear o convertir dichos documentos en otros dentro de un proceso de compras, ventas e inventarios, las formas libres de ventas NO están relacionadas con los talonarios físicos de forma libres que dispone la empresa.

¿Como puedo confirmar los documentos de cuentas por cobrar y pagar?

Cuando se cargan los documentos directamente por cuentas por pagar o cobrar no es necesario el proceso de confirmación, los documentos son ingresados directamente por estas pantallas y al guardar ya están disponibles para ejecutarles cobros o pagos.

¿Como puedo asignar de forma automática un contador al campo del numero de control en cuentas por pagar y cobrar?

Para asignar de manera automática un numero que provenga de un contador se deben ejecutar 2 acciones:

1. Crear un contador en la opción de contadores del sistema, esta acción puede ser ejecutada por el personal del departamento de sistema o administradores del mismo.
2. Programar un evento que se ejecute después de guardar el documento donde se busque por base de datos el próximo valor y se asignado para ese documento, esta acción requiere conocimientos básico de programación en SQL Server y el administrador de eventos de eFactory ERP.

José Paredes

jfparedes@efactoryerp.com

Factory Soft 

www.efactoryerp.com