Contabilidad Cloud: Preguntas Frecuentes al Implantar eFactory Contabilidad en la Nube

Preguntas Frecuentes al Implantar eFactory Contabilidad en la Nube

Durante el proceso de implantación de eFactory Contabilidad en la Nube surgen una serie de dudas funcionales del producto las cuales tratamos a continuación.

¿Que tablas y en que orden debo cargar la información en el modulo contable de eFactory?

Las tablas que inicialmente se deben llenar son las ubicadas en el Modulo de Contabilidad y en la sección de actualizaciones, estas tablas son:

1. Monedas
2. Tasas Cambiarías
3. Auxiliares
• Los auxiliares son utilizados para clasificar los asientos de los comprobantes de diario, los valores posibles a registrar en este maestro son los registros de clientes, proveedores y trabajadores.
• Estos valores se pueden generar mediante los complementos existentes en los formularios de clientes, proveedores y trabajadores, la información se exporta en un archivo de extensión XML y en la ficha avanzado del formulario de Auxiliares se importan.
4. Centros de Costos
• Los centros de costos son requeridos para poder agrupar los diferentes movimientos de las cuentas contables en los diferentes reportes y balances que son emitidos desde la contabilidad, estos registros permiten visualizar por cada división de la empresa como fue el movimiento de costos y gastos.
• Si no se manejan los centros de costos en su contabilidad al menos debe crear uno por defecto.
5. Cuentas de Gastos
• Las cuentas de gastos son agrupaciones de las cuentas contables ya sean de ingresos o gastos, ejemplo: si tenemos una cuenta contable para telefonía móvil y otra cuenta contable para telefonía fija podemos crear una cuenta de gasto llamada Telefonía que nos permitirá agrupar las dos cuentas contables en una sola cuenta de gasto.
6. Cuentas Contables
7. Cuentas de Integración 
• Las cuentas de integración son utilizadas para asignar la información contable (cuentas contables) de aquellos asientos que manejan una información de origen única, ejemplo: las cuentas contables de impuestos retenidos, las cuentas contables de créditos fiscales, las cuentas contables por recargos en compras.
• Si un asiento contable puede tener mas de un origen no se deben asignar cuentas contables en las cuentas de integración, ejemplo: Si hay varias cajas la información contable de dicha caja se debe asignar en el modulo de tesorería y no en las cuentas de integración.
8. Reglas de Integración

Las demás opciones que puede apreciar en el menú solo se usaran en otros procesos contables, para poner en operación la contabilidad no son necesarios.

Todas estas tablas pueden ser alimentadas mediante archivos XML con la data del sistema anterior, para ellos debe proceder de la siguiente forma:

1. Ingrese a la tabla respectiva
2. Cree al menos 2 registros en la actual tabla
3. Proceda a exportar los registros cargados mediante la opción de exportar ubicada en la ficha avanzado del actual maestro.
4. Abra el archivo mediante excel y procesa a ingresar los nuevos registros que serán migrados desde el sistema anterior.
5. Guarde los cambios con formato XML
6. Dentro de la opción podrá importar los registros nuevos en la pestaña avanzado con la opción importar.

¿Cuales opciones debo configurar y ajustar para operar correctamente eFactory Contabilidad?

Las opciones están ubicadas en el modulo del Sistema y en la sección de operaciones, los valores que debe editar y asignar una configuración son:

1. Opciones Tipo Memo
•  Cadena de conexión con el Administrativo: En esta opción deben estar colocados los datos de acceso a la base de datos del sistema administrativo; esta opción permite contabilizar información desde otros sistemas externos para el eFactory Contabilidad.
2. Opciones Tipo Numéricas
• Ancho del nivel 1 de las cuentas contables
• Ancho del nivel 2 de las cuentas contables
• Ancho del nivel 3 de las cuentas contables
• Ancho del nivel 4 de las cuentas contables
• Ancho del nivel 5 de las cuentas contables
• Ancho del nivel 6 de las cuentas contables
• Cantidad de niveles de las cuentas contables
• Total longitud de la cuenta contable
3. Opciones Tipo Carácter
• Archivo de logotipo para los documentos
• Nombre del archivo de imagen para el logotipo de los formatos
•  Tipo de Repositorio del Administrativo (SQLServer)
4. Opciones Tipo Fechas
•  Fecha fin del ejercicio
• Fecha de inicio del ejercicio
5. Opciones Tipo Lógica (Check)
• Manejar consecutivos de comprobantes diario por mes
• Manear inventario permanente: Si esta opción esta activa cada vez que se ejecute un asiento contable de movimientos de documentos ejecutara 2 asientos adicionales correspondientes al costo de ventas y al inventario.
• Manejar inventario permanente y detallado: Si la opción anterior esta activa ejecutara 2 asientos contables por cada renglón de cada documento, uno correspondiente a la cuenta contable del costo de ventas y otro asiento para la cuenta contable de inventarios.
• Permitir crear comprobantes de diario descuadrados: Por defecto no están permitidos la creación de comprobantes de diario descuadrados.

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José Paredes

jfparedes@efactoryerp.com

Factory Soft 

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