Modulo del Sistema de eFactory ERP/CRM

Modulo del Sistema de eFactory ERP/CRM

Administración del Sistema en eFactory





Software ERP en la nube para Ecuador, Costa Rica y Panamá con Facturación Electrónica


Toda la administración y configuración de accesos, permisos y validaciones se ejecuta a través del modulo del sistema de eFactory ERP, la estructura de este modulo es la siguiente:


  1. Operaciones
    • Work Place
    • Opciones
    • Contadores
    • Depurar Información
    • Exportar Maestros
    • Exportar Documentos
    • Subir Archivos
    • Descargar Actualizaciones
  2. Actualizaciones
    • Instancias Globales
    • Empresas
    • Sucursales
    • Usuarios Globales
    • Constantes
    • Series
    • Listas Desplegables
    • Marcas de Registros
    • Notificaciones
    • Propiedades
    • Videos
    • Ficha Avanzados
    • Botones de Ficha Avanzados
    • Widgets
    • Grupos de Widgets
  3. Reportes
    • Empresas
    • Sucursales
    • Constantes
    • Grupos de Usuarios
    • Instancias Globales
    • Opciones
    • Contadores
    • Reportes
    • Auditorias
    • Incidencias
    • Tablas de Sistemas


Modulo del Sistema de eFactory ERP/CRM

Adicionalmente en la pestaña de Configuración del menú principal encontramos las siguientes Opciones:
  • Administrador de Reportes
  • Administrador de Complementos
  • Administrador de Auditorias
  • Administrador de Incidencias
  • Administrador de Ambientes
  • Administrador de Ayudas
  • Administrador de Eventos
  • Administrador de Alertas
  • Administrador de Idiomas
  • Administrador de Gráficos


Las tareas mas comunes que generalmente se ejecutan en este modulo son:
  1. Creación y definición de permisos en los grupos de usuarios
  2. Creación de usuarios y asignación en grupos de usuarios
  3. Definición de reportes y formatos
  4. Ajuste de los valores de las diferentes opciones del sistema
  5. Ajuste de los valores de los contadores de los documentos
  6. Creación de eventos y alertas que ejecuten restricciones y validaciones en los documentos según las reglas de negocio de cada instalación.

Descripción funcional de las opciones del Modulo del Sistema de eFactory


Operaciones: Work Place

El Work Place es una opción que permite la administración de forma visual de los diferentes usuarios que tiene la actual instancia, la opción muestra en vista de fichas y en vista de resumen los registros actuales, en esta opción podremos ejecutar las siguientes acciones:

  1. Ver de forma visual todos los usuarios filtrados por su estatus
  2. Darle clic sobre el nombre para editar la ficha de usuarios
  3. Ver la información relacionada a su departamento, cargo, correo electrónico y numero de teléfono móvil.
  4. Enviarle un correo electrónico al usuario haciendo clic sobre su correo
  5. Enviarle un mensaje SMS haciendo clic sobre su numero de teléfono móvil o celular.
  6. Imprimir los formatos disponibles para la opción de usuarios
    • Distribución por grupos
    • Formato de Usuarios Globales
    • Usuario con sus Opciones
  7. Asignar la imagen del usuarios u otras imágenes relacionadas
  8. Darle clic sobre la imagen para ver las imágenes cargadas


Operaciones: Opciones

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El formulario de opciones es el encargado de almacenar una serie de valores divididas por tipo de dato y modulo en los cuales según el valor asignado modificara los valores por defecto o el comportamiento funcional de las diferentes pantallas del sistema y también cálculos internos que ejecute la aplicación. Estos cambios deben ser ejecutados preferiblemente por los administradores del sistema o el personal de consultores funcionales que implantaron la solución.

Ejemplos de Opciones del sistema:

  • Opciones tipo Numéricas
    • Numero máximo de renglones en ajustes de inventarios
    • Máximo de seriales por documento
    • Monto máximo de ajustes en cobros y pagos
  • Opciones tipo Lógicas
    • Activar funcionalidades por alertas
    • Activar calculo de retenciones en el punto de venta
    • Activar manejo de descuentos por artículos
  • Opciones tipo Fecha
    • Fecha anterior a la ultima integración contable
    • Fecha de la ultima integración contable
    • Filtrar documentos desde
  • Opciones tipo Carácter
    • Tipo de ajuste de entrada para convertir a otras empresas
    • Nombre del archivo de imagen para el logotipo de los formatos
    • Código de la caja por defecto para los cobros automáticos
  • Opciones tipo Memo (Texto Ilimitado) 
    • Dirección por defecto para clientes del punto de venta
    • Leyenda de ajustes de inventario 1
    • Leyenda de ordenes de compra 1
Los campos requeridos por este formulario son:

  • Código
  • Nombre
  • Modulo
  • Tipo (Normal o adicional)
  • Tipo de Opción (Numérica, carácter, lógica, fecha o memo)
  • Valor de la opción



Actualizaciones: Usuarios

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El formulario de usuarios globales es el encargado de definición y acceso de los diferentes usuarios finales a las soluciones de eFactory, para una correcta configuración e implantación de la seguridad es recomendable definir previamente los grupos de usuarios antes de crear los usuarios, un usuario global puede pertenecer a uno o a varios grupos de usuarios y privara el permiso o acceso que tenga activado en cualquiera de los módulos para los casos de que haya una opción bloqueada en un modulo y permitida en otro.


Los campos que maneja el formulario de usuarios globales son:


  • Código (Máximo 10 caracteres)
  • Estatus (Activo, Inactivo o Suspendido)
  • Nombre del usuario
  • Numero de identificación o Pasaporte
  • Tipo (referencial)
  • Clase (referencial)
  • Departamento
  • Cargo
  • Idioma
  • Correo institucional
  • Correo personal
  • Numero de teléfono
  • Numero de móvil o celular
  • Dirección del usuario
  • Nivel (del 0 al 100)
  • Sexo
  • Fecha de nacimiento
  • Fecha de inicio con el sistema
  • Separador de miles
  • Separador de fechas
  • Separador de decimales
  • Formato de fecha
  • Opciones iniciales
  • Comentarios del usuario
  • Datos de la Contraseña
    • La contraseña vence (Si o No)
    • Fecha del ultimo cambio de contraseña
    • Días para cambiar la contraseña
    • Minutos de duración de la sesión
    • Accede solo en horario indicado
  • Otros Accesos
    • Acceso a eFactory Administrativo
    • Acceso a eFactory Contabilidad
    • Acceso a eFactory Nomina
    • Acceso a IHM (In Hand Manager)
    • Acceso a MP (Mantenimiento Preventivo)
    • Acceso a eFactory WareHouse
    • Acceso a Portal de eFactory
    • Acceso a eFactory Enigma
    • Acceso a eFactory Movil
    • Acceso a eFactory Punto de Venta
    • Acceso a eFactory Nucleo
  • Empresas con Acceso
    • Listado de las empresas creadas en el sistema y a las que puede o no tener acceso el usuario actual

 

Ficha Avanzado de Usuarios Globales

 
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En la ficha avanzado del formulario de usuarios globales encontraremos una serie de botones de funciones que nos permiten ejecutar una serie de funciones que amplían el control sobre los usuarios y ejecutan acciones relacionadas con los accesos de los mismas, las funciones son:

  • Imágenes
  • Comentarios
  • Auditorias
    • Esta funcionalidad permite ver el histórico de todos los cambios ejecutados a los datos del actual usuario, muestra la información de dirección IP, código de usuario, fecha y hora de la modificación o cambio y los valores antes y después del cambio ejecutado.
  • Exportar
  • Importar
  • Consultas
  • Complementos
  • Duplicar
  • Seguimientos
  • Resetear clave
    • Esta funcionalidad permite resetear y asignar una clave por defecto al usuario, el nuevo valor de la contraseña sera "factory".
  • Bloquear sucursales
    • Esta funcionalidad permite restringir el acceso de un usuario a una o varias sucursales de la empresa actual.
  • Opciones de usuarios
  • Bloquear complementos
  • Bloquear reportes
    • Esta funcionalidad permite restringir el acceso a los diferentes reportes del sistema al usuario actual.
  • Bloquear propiedades
  • Horario de acceso
    • Esta funcionalidad permite definir por cada día de la semana y por cada hora del día el acceso de un usuario.
  • Propiedades
  • Bloquear SMS
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Modulo del Sistema de eFactory ERP/CRM


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José Paredes
jfparedes@efactoryerp.com
Factory Soft

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