Ventajas Practicas de usar Software ERP en la Nube

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Ventajas Prácticas de usar Software ERP en la nube


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A continuación listaremos y explicaremos lo mas detallado posible una serie de ventajas practicas y puntuales que ofrecen las soluciones ERP en la nube  a los clientes que consumen estos servicios sobre todo bajo la modalidad de SaaS, las mismas están basadas en nuestras experiencias durante implantaciones en los últimos 10 años.

Multi Tenencia o Multi tenancy

La multi tenencia nos permite tener clientes tan diferentes como Coca cola y a Pepsi en un mismo servidor sin que se enteren o se vean, esta propiedad si esta bien implantada en la arquitectura del ERP nos permitirá entregar TODA la data del cliente en minutos, es decir un full respaldo de la base de datos, esta es una de las primeras preguntas que deberían hacer los clientes cuando contratan este tipo de soluciones para evitar sorpresas a la hora de tener que bajar la data por cualquier motivo y descubrir que hay que comenzar procesos de filtrados de registros para solo obtener su información.
La multitenencia nos permita desplegar nuevas empresas muy rápidamente en distintas ubicaciones y configuraciones sobre todo si hay sociedades comerciales con diferentes socios que no participan en la totalidad de las empresas sino que solo participan en unas u otras empresas puntuales, la multitenencia también ahorra muchísimos costos a nivel del proveedor de la soluciones que no se trasladan a los clientes abaratando aun mas y haciendo mas atractivo el modelo SaaS al bajar la barrera de entrada a los clientes nuevos, el solo tener una instancia a efectos técnicos de mantenimiento es una gran fortaleza ya que disminuye significativamente la cantidad de objetos que componen la soluciones, el tiempo requerido para desplegar actualizaciones y minimizar las posibilidades de errores de los componentes.

Con las velocidades actuales que disponen los datacenter mover una instancia y sus datos es muchísimo mas rápido que tener que mover una instancia o configuración por cada empresa.

En la siguiente imagen se podrá observar mas claramente este concepto a nivel funcional:

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Multitenencia de un Software ERP en la nube

Tiempos de despliegue

Este es un punto que esta relacionado directamente con los requerimientos iniciales mínimos y críticos del cliente, desplegar una solución en las nubes actuales es cuestión de horas (a nivel de instalación en esa infraestructura) pero implantarlas va a llevar mas tiempo según las realidades de cada cliente.  En cuanto a la instalación los tiempos pueden variar de 8 a 16 horas, en ocasiones pueden haber retraso por casos como entrega de certificados, apertura de puertos, reglas del router, etc.
En cuanto a la implantación de la solución podemos hablar de manera inicial de 2 metodologías: una vía rápida o fast track y una metodología mediante un plan de implantación. En la primera forma se entrega una empresa pre-parametrizada adaptada a su sector aplicando las mejores practicas del mismo de forma que el cliente pueda en cuestión de horas poder iniciar operaciones con la solución, esta metodología tiene un cliente muy definido. La segunda forma de implantar mediante un plan es mas larga, estructurada y requiere una mayor inversión de consultoría técnica y funcional, requiere analizar procesos, determinar y documentar requerimientos que harán que los tiempos arranques desde los 3 meses hasta 1 año.

El nivel técnico y funcional del personal que participa por ambas partes es determinante pero no hay limitaciones del lado de la nube en cuanto a plataforma.

En cuanto al despliegue relacionado con estaciones de trabajo es inmediato, los usuarios solo deben requerir una conexión a internet y un navegador web, también es importante resaltar que la aplicación no debe requerir estaciones con 8 o mas núcleos ni conexiones a Internet que sean mas costosas que la inversión mensual de la solución SaaS, en general cualquier solución debería poder trabajar con una velocidad de Internet de al menos 1 Mbps de subida y 0.5 de bajada.

La solución en la nube también debe abarcar módulos de autoservicios para ahorrar costos internos de atención a clientes, proveedores, fuerza de ventas y trabajadores. Los módulos de autoservicios ponen en contacto directo a los demandantes (requerimientos) y la información o acción aplicando claro esta los filtros de seguridad y confidencialidad de la información que cada cliente considere necesario.

En los casos de los auto servicios de trabajadores estos deben poder desde su teléfono, tablet o computador personal:

  1. Consultar e imprimir cualquier recibo de pago
  2. Consultar su disponibilidad de prestaciones sociales e intereses
  3. Consultar su disponibilidad de vacaciones
  4. Imprimir constancias de trabajo
  5. Solicitar prestamos
  6. Solicitar vacaciones
  7. Solicitar uniformes o cualquier otro requerimiento de trabajo
La información de la empresa desde la nube esta siempre en tiempo real, en la nube se deben tratar de minimizar las sincronizaciones cuando sea posible para evitar tiempos de espera que cuando mucho deben ser de 4 horas por fuentes de datos de otras soluciones.

Al tener toda la información realmente integrada la empresa puede garantizar procesos como obtener costos y gastos reales de la nomina e imputarlas a costos y procesos de producción o de obras de construcción, es para la empresa no tiene precio.

Barrera de entrada y de salida

Este es un punto muy particular con respecto a la relación comercial con los clientes ya que obliga de manera constante a ofrecer un servicio y una calidad a nivel del servicio que se presta debido a que cualquier cliente no invierte una alta suma de dinero para contratar la solución, lo mas que pudiera pagar seria un año por adelantado, costos que están muy pero muy por debajo de una inversión contra una licencia onpremise o software de escritorio.


No comprar humo

En ocasiones estamos en eventos de la competencia y vemos que la "nube" ahora es un servidor VPS o dedicado cuando mucho donde instalan una instancia de un software de escritorio que corre con escritorio remoto, citrix o cualquier otro cliente intermedio que muestre su aplicación en esa "nube". Para empezar el cliente debe recibir un demo con una solución tal cual la consumiría horas mas tarde después de contratar el servicio, no es que después de contratar el proveedor comienza a dar carreras poniendo discos, raid y controladores por mas o menos usuarios contratados, cuando vemos nubes como Azure de Microsoft o AWS la escalabilidad es instantánea. Si el cliente compra una solución mediante una presentación en power point esta comprando humo, hemos tenido prospectos que se le han habilitado empresas en blanco donde su personal carga la data inicial y validad buena parte de sus procesos de negocio durante el demo, esos clientes son los que menos retrasos y mas ahorros durante la implantación y soporte han tenido, de hecho se deja por escrito es los acuerdos de servicio que el cliente ha probado y validado las funcionalidades de la solución mediante la demostración online de la misma, mientras mas tiene la prueba y "toque" vera las fortalezas y lo que le falta con respecto a su modelo de negocio.


Adaptaciones y Cambios

El software en la nube debe poder ser tan elástico como cualquier otro software de escritorio, puntualmente se debe poder cambiar o ajustar:
  • Cualquier formato
  • Cualquier reporte
  • Cualquier métrica, gráfico o KPI
  • Agregar cualquier validación a cualquier procesos de negocio
Todos estos cambios se deben poder ejecutar ya sea por personal técnico del cliente o  la empresa proveedora. El tema del funcionamiento de la contabilidad y la nomina entra dentro del punto de las adaptaciones ya que se debe poder ajustar bajo cualquier criterio como se ejecuta un asiento de la contabilidad o como funciona un concepto de la nomina. Un ejemplo practico de esto es cuando elaboramos una factura a un cliente al guardarla se genera el comprobante de diario de esa factura, se debe poder tomar la cuenta contable del debe y del haber de cualquiera de los asientos por este orden:

  1. El encabezado de la factura del cliente
  2. La información contable en el renglón de la factura de ventas
  3. La información contable asignada al cliente de la factura
  4. La información contable asignada al articulo del renglón de la factura
  5. La información contable asignada a cualquiera de las tablas asociadas ala factura de venta como transporte, formas de pago, vendedor y demás condiciones comerciales
  6. La información contable asignada a cualquier de las tablas asociadas a los clientes (clases de clientes, tipos de clientes, precios, políticas comerciales asociadas) y artículos (departamentos, secciones, marcas, tipos de artículos, clases de artículos, almacenes, etc.)
Si requerimos seleccionar un centro de costos o beneficio de una transacción de nomina (para el registro contable) debemos poder hacerlo desde:
  1. Recibo de pago del trabajador
  2. Renglón del recibo (concepto)
  3. Información del trabajador
  4. Sucursal del trabajador
  5. Ubicación del trabajador
  6. Departamento del trabajador

En fin no tener ninguna restricción a la hora de recibir el requerimiento del contador o Gerente de Recursos Humanos si estamos con la parametrizacion de la nomina.



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José Paredes
jfparedes@efactoryerp.com
Coordinador de Implantación
Factory Soft

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