Diferencias entre Anular y Eliminar Documentos en eFactory Software ERP en la Nube

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Diferencias entre Anular y Eliminar un Documento




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eFactory Software ERP en la Nube



En ocasiones los usuarios finales tienden a confundir las funcionalidades de Anular y Eliminar en los diferentes documentos, ambos botones de acción ejecutan una acción similar que es la de sacar de las transacciones del sistema una operación puntual, las diferencias entre estas 2 acciones son:


  • Botón de Anular

    • Inhabilita el documento pero lo deja en la base de datos
    • Puede ser listado o consultado

  • Botón de Eliminar

    • Elimina de manera definitiva la transacción del sistema
    • No puede ser consultado, solo la auditoria de la eliminación

La mayoría de los documentos en los diferentes módulos de eFactory tienen los siguientes estatus:

  1. Pendiente
    • Es el primer Estatus de cualquier documento cuando este es creado
  2. Anulado
    • Este estatus indica que intencionalmente fue inhabilitado
    • Se anula mediante el botón de Anular en la ficha avanzado del formulario
  3. Confirmado
    • El documento fue confirmado mediante el botón Confirmar
  4. Procesado
    • El documento fue transformado en el siguiente documento según el flujo de trabajo del modulo de donde sea la transacción.
  5. Afectado
    • El documento ha sido transformado parcialmente en el siguiente nivel de documento, esta afectación esta relacionado mayormente a la cantidad de artículos almacenados en los renglones del mismo.
  6. Contabilizado
    • El documento se contabilizo en lotes o en linea y se encuentra en los asientos contables de la contabilidad.


Existe también un orden o flujo de documentos en los cuales las transacciones son transformadas según el workflow del proceso de negocio, pongamos un ejemplo con el modulo de ventas.

Pasos o niveles

  1. Cotizaciones
  2. Pedidos
  3. Notas de Entrega
  4. Facturas
  5. Guías de Despacho
  6. Cobros
  7. Devoluciones de Ventas
  8. Cuentas por Cobrar

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Documentos del Módulo de Ventas 


Pongamos los siguientes ejemplos:

Pasos que debemos seguir para ELIMINAR una factura
  1. Buscar los cobros asociados a la factura y eliminarlos
    • Si estos cobros están confirmados los mismos se deben reversar mediante el botón reversar ubicado en la pestaña de avanzados del formulario de cobros.
    • Si el cobro fue creado por un adelanto cargado a un cliente el mismo cobro se debe eliminar por el complemento de eliminar cobros a clientes
  2. Buscar las cuentas por cobrar asociadas a la factura y eliminarlas
    • En ocasiones se crean documentos tipo ATD, ATC, Notas de crédito o Notas de débito producto de cualquier ajuste o descuento por pronto pago, los mismos deben ser ubicados y eliminados de la base de datos de la actual empresa.
    • Si por cualquier motivo el documento no tiene activo el botón de eliminar podemos utilizar el complemento de eliminar cuentas por cobrar ubicado en: Modulo de ventas > Operaciones > Cuentas por Cobrar > Pestaña Avanzados > Botón Complementos > Eliminar Cuenta por Cobrar
  3. Ubicar nuevamente la factura de ventas, reversarle el estatus del documento y proceder a eliminarla.
  4. No se recomienda eliminar una factura que ya ha sido impresa físicamente
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Botón Eliminar


Pasos que debemos seguir para ANULAR una factura

  1. Buscar los cobros asociados a la factura y anularlos
    • Si estos cobros están confirmados los mismos se deben reversar mediante el botón reversar ubicado en la pestaña de avanzados del formulario de cobros.
  2. Buscar las cuentas por cobrar asociadas a la factura y Anularlas
    • En ocasiones se crean documentos tipo ATD, ATC, Notas de crédito o Notas de débito producto de cualquier ajuste o descuento por pronto pago, los mismos deben ser ubicados y anulados.
  3. Ubicar nuevamente la factura de ventas, reversarle el estatus del documento y proceder a anularla.
  4. Las facturas Anuladas se listaran en los libros legales como el libro de ventas de la empresa

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Botón Anular



José Paredes
jfparedes@efactoryerp.com
Servicio al Cliente
Factory Soft 
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