Los Requerimientos en las Implantaciones de Sistemas ERP/CRM


eFactory - Software ERP/CRM para el Cloud Computing


Los requerimientos constituyen en si las necesidades funcionales que tienen nuestros usuarios o clientes y que están o deben ser cubiertas por la solución que se esta implantando, cuando la necesidad funcional ya esta cubierta por la solución implantada es simplemente un requerimiento de adiestramiento o documentación.

Los requerimientos los podemos clasificar en primera instancia de 2 tipos:
  1. Requerimientos de implantación
  2. Requerimientos de Soporte
 Los requerimientos de implantación serán todos aquellos identificados y documentados antes que la cuenta entre en operación, estos los podemos clasificar en:
  1. Requerimientos Funcionales de interfaz
  2. Requerimientos de reportes y formatos
  3. Otros Requerimientos
Los requerimientos de soporte presentan las siguientes características con respecto al primer grupo:
  1. Son menores en cantidad
  2. Su prioridad es menor
  3.  La gran mayoría no están identificados en el inicio de la implantación
Este segundo grupo los podemos clasificar en:
  1. Requerimientos de Complementos
  2. Requerimientos de Reportes 

    Ambos grupos de requerimiento en la mayoría de la ocasiones constituyen la vía mas correcta para escalar funcionalmente la solución que se esta implantando, toda tipo ERP debe poder escalar y no ser una caja negra que solo acepta 5 formatos adicionales.

    El ciclo de vida de un requerimiento lo podemos definir de la siguiente manera:
    1. Inicio/identificación  por parte del cliente
    2. Reporte del requerimiento a la empresa consultora
    3. Levantamiento por escrito por parte de la empresa consultora
    4. Documentación del requerimiento
    5. Estimación del costo de desarrollo junto al equipo de programadores
    6. Presentación al cliente del presupuesto de ejecución
    7. Aprobación por parte del cliente
    8. Inicio del desarrollo por parte de la empresa consultora
    9. Validaciones y pruebas internas
    10. Documentación
    11. Liberación e instalación en el servidor del cliente
    12. Validaciones y pruebas junto a los usuarios responsables
    13. Ajustes menores
    14. Cierre del caso
     Los factores que pueden complicar la correcta ejecución e implantación de un requerimiento son:
    1. No identificar claramente que el cliente no sabe lo que realmente quiere
    2. No dejar por escrito toda la funcional suministrada por el cliente y que este asuma que cierta funcionalidad es lógico que el programa o pantalla lo haga.
    3. No definir por escrito  los tiempos de ejecución del requerimiento
    4. No ejecutar suficientes pruebas internas o pruebas de calidad
    5. Rebajar horas de consultoría o programación para complacer al cliente o ganar la oportunidad de negocio.
    6. Que el recurso que ejecute el levantamiento de información del requerimiento no tenga la suficiente base funcional y técnica para anticipar situaciones problemáticas futuras y que la suministre al equipo técnico.
    7. Que el equipo de desarrollo no tenga la capacidad técnica requerida para ejecutar el requerimiento.

    Es responsabilidad del departamento de desarrollo identificar aquellos casos que constantemente se están ejecutando y que tienen muchos parecidos funcionales, lo correcto en este caso es ver la cantidad de casos en la que sucede esa repetición y ver la posibilidad de crear esa funcionalidad de manera nativa en la solución implantada y que se desplegara en los clientes en las actualizaciones del sistema.

    También se recomienda anexar vídeos funcionales del requerimientos de forma online en internet mediante los diversos canales disponibles.

    En eFactory ERP se despliegan este tipo de requerimientos en las opciones de complementos.


    José Paredes
    jfparedes@efactoryerp.com
    Servicio al Cliente
    Factory Soft 
    www.factorysoft.com.ve


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