Ventajas de la Facturación y Comprobantes Electrónicos sobre las Impresoras Fiscales

La facturación electrónica consiste en un procedimiento a través de los sistemas de información de reportar casi en tiempo real las diferentes transacciones fiscales que ejecuta la empresa al ministerio de hacienda del país donde opera, con este procedimiento ejecutado por internet a través de un servicio web que publica el ministerio de hacienda se reducen y optimizan muchas de las operaciones relacionadas con las declaraciones de ventas y compras.

Entre las transacciones de ventas y compras reportadas al ministerio de hacienda están:

·        Facturas

·        Notas de Crédito

·        Notas de Débito

·        Devoluciones

·        Retenciones

 A continuación describiremos brevemente una serie de ventajas relacionadas con la implantación en las empresas de la emisión de comprobantes y facturación electrónica:

Ventajas Fiscales (Gobierno, Ministerio de Hacienda)

·        Reduce significativamente la evasión fiscal y por ende aumenta la recaudación.

·        Reduce a casi tiempo real la obtención de la información generada por las empresas y relacionadas con los créditos y débitos fiscales.

·        Obtiene un completo detalle a nivel de renglón o articulo facturado por todas las empresas, anteriormente la mayoría de las declaraciones cuando mucho ejecutadas y declaradas en archivos XML o CSV solo incluían los totales de cada factura emitida.

·        Reduce significativamente el personal para efectos de verificaciones e inspecciones fiscales ya que mediante el uso de inteligencia de negocios y algoritmos de inteligencia artificial se pueden detectar de inmediato patrones de posibles evasiones fiscales.

·        Las facturas que generan créditos fiscales no pueden ser adulteradas evitando el fraude.

Ventajas de eFactory ERP en la Nube

Ventajas en el Control Interno de la empresa

·        Obliga a las empresas a tener más orden y disciplina en la emisión de documentos para evitar la generación de notas de crédito por errores en la facturación.

·        Mejora los tiempos de obtención de los balances contables, ahora al tener casi al día las ventas y compras es más rápido la generación de información contable.

·        Obliga  a las empresas de servicios a mejorar la calidad, en ciertos países es posible el rechazo de una factura recibida de un proveedor al no estar de acuerdo con ella.

·        Ahorra espacio en los archivos muertos al no tener que guardar físicamente las copias impresas de los diferentes documentos fiscales. Cuando hablamos de empresas de Retail o grandes cadenas con puntos de ventas (más de 70 usuarios) el ahorro es mucho mayor ya que la cantidad de transacciones generadas en un solo día equivalen a la de una empresa de 5 a 10 usuarios en un mes.

·        Mejora sustancialmente la seguridad de los documentos y la rapidez en la emisión de los mismos. Ahora las facturas no se podrán perder.

Ventajas Tecnológicas

·        Obliga a las empresas a actualizar su plataforma en cuanto a disponer de una conexión de internet más estable y equipos como modem, routers y switches para garantizar la normal operación de la factura-declaración.

·        Obliga una necesaria actualización y mejora de su software ERP para poder cumplir con la generación de estos comprobantes, hay empresas que en ocasiones por motivos financieros o procesos engorrosos retrasan hasta último momento el upgrade de su versión del software ERP, las empresas más beneficiadas son las que poseen versiones de ERP en la nube ya que siempre deberían tener la última versión.

·        Es la oportunidad perfecta para actualizar la base de datos de los clientes en cuanto a direcciones, teléfonos de contacto y correos electrónicos, esta información puede ser usada posteriormente por el personal de ventas o marketing para ofrecer nuevos productos.

·        En los casos de que la empresa tenga un departamento de sistemas permite al personal actualizarse con servicios webs y demás tecnologías usadas para poner en operación la facturación electrónica.

Ventajas Financieras

·        Reduce la inversión en mantenimiento de impresoras fiscales o normales.

·        Elimina la inversión o gasto en reseteos y actualización del firmware de las impresoras fiscales

·        Se ahorran costos en cuanto a la compra de papel, cintas, tintas y tóner y la reposición de impresoras dañadas.

·        Mejora los procesos de gestión de la tesorería de la empresa producto de las mejoras en el manejo del flujo de caja.

·        Ahorro en horas hombre de trabajo para la manipulación de las facturas físicas, ahora no existen.

Ventajas Ecológicas

·        Elimina el uso de papel (normal y químico) y tinta

·        Se reducen las emisiones de CO2

Jose Paredes
Factory Soft