¿Para qué tener un punto de ventas en la nube?

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Las pequeñas empresas dedicadas al retail usualmente tienen pequeños sistemas de facturación, lo suficiente para generar e imprimir facturas para sus clientes. Esto está bien para pequeños negocios con una o dos cajas y no muchas transacciones al día, pero a medida que la empresa crece también crece la complejidad.

En empresas medianas y grandes no es suficiente con imprimir las facturas, sino que se debe dejar registro de las mismas de forma electrónica, lo que permite que se pueda generar reportes de venta, asientos contables, el Libro de Ventas, etc.

Y si a esto sumamos que debemos llevar un control de inventario, y registrar también los costos y gastos de la empresa, vemos que es necesario tener un sistema administrativo completo. eFactory ERP es un sistema web en el que puedes controlar las ventas y compras, los movimientos de inventario, cajas, y cuentas bancarias, y te da la posibilidad de hacer los asientos contables correspondientes a todas las operaciones monetarias.

Este también cuenta con un módulo adicional, el eFactory Punto de Venta (IPOS), diseñado especialmente para que los cajeros puedan registrar facturas de venta rápidamente en comercios como supermercados y tiendas por departamentos.

Pero todo esto se puede hacer desde un sistema desktop instalando en una o más computadoras dentro de la empresa, lo que nos deja una interrogante: ¿para qué tener un punto de ventas en la nube?

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Punto de Ventas Desktop instalado en 4 cajas

Manejar Varias Cajas

Para que varios usuarios puedan conectarse al mismo sistema a la vez desde diferentes lugares.

Veamos un ejemplo. Supongamos que tenemos una pequeña farmacia, con cuatro cajeros, cada uno registrando facturas desde su computadora. Si usamos un sistema de facturación básico, será necesario emitir regularmente reportes de ventas en cada una de las cajas y enviarlos al departamento de administración donde probablemente serán transcritos a otro software para emitir los reportes consolidados o los asientos contables correspondientes.

Además, si cada computadora tiene instalado un sistema sin interconexión con las otras, no será posible llevar un control preciso de inventario sin hacer primero un trabajo manual de integración de la información de todas las cajas.


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Si en cambio, tenemos instalado el sistema en un solo computador, que actuaría como servidor, y los cajeros acceden a éste desde un navegador web, tendremos las facturas consolidadas desde un principio, y además da la posibilidad de controlar el inventario en tiempo real: cuando el departamento de administración registre un compra en eFactory ERP, los cajeros podrán ver la mercancía disponible desde eFactory IPOS, y cada vez que emitan una factura se rebajará el inventario del artículo correspondiente.

Así, con un sistema web como eFactory, instalado en un solo computador, todas las operaciones de la empresa estarán integradas y actualizadas en tiempo real, sin importar el número de empleados: cajeros, contadores, analistas, asistentes, etc., ya que estos pueden acceder al sistema mediante un navegador web.

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eFactory IPOS instalado en una red local

Algo similar también puede lograrse con sistemas desktop, pero requiere instalar algún software de comunicación de terceros (con los costos adicionales que acarrean) o clientes ligeros en cada computador, que serán usados para acceder a la aplicación principal instalada en un servidor central.

En principio esto parece una buena idea, pero hemos visto que esta configuración no escala adecuadamente para empresas grandes: los sistemas desktop generalmente son diseñados para ser usados por un usuario a la vez, y cuando varios usuarios abren una instancia del sistema o intentan conectarse a él desde un componente local, el rendimiento se degrada considerablemente.

Esto se puede notar con el tiempo, cuando luego de unos meses las facturas que antes tomaban 30 segundos en registrarse ahora toman 15 minutos, causando filas interminables en supermercados, donde la velocidad de atención al cliente es crucial.

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Manejar Varias Sucursales

Del mismo modo que se requiere llevar control de las operaciones de varias cajas, para empresas de mediano y mayor tamaño puede ser necesario controlar varias sucursales en diferentes localizaciones.

En la sección anterior hablábamos de la interconexión entre las cajas y un servidor, que podría estar físicamente instalado en la misma localización de las cajas siendo accedido desde una LAN; pero para empresas que cuentan con más de una sucursal esto ya no es posible: es aquí donde entra la nube.

Al instalar el sistema de Punto de Venta en un servidor externo, es posible conectarse a él por Internet desde cualquier navegador instalado en las cajas de cada sucursal.

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eFactory IPOS instalado en la nube, dos sucursales

Así, se mantiene la premisa original de que toda la facturación, y los movimientos en general sean registrados en una base de datos central, evitándose el retrabajo necesario para consolidar la información. Por otro lado, los sistemas desktop por su naturaleza, son comparativamente muy limitados para su uso en la nube.

Soporte para Impresoras Fiscales y Lectores en la Nube

Tener un sistema de Punto de Venta en la nube tiene múltiples beneficios: la información se almacena de forma consolidada, permite hacer copias de seguridad regulares más fácilmente, la información está disponible en cualquier lugar y a cualquier hora (los administradores pueden emitir reportes desde cualquier PC o teléfono), etc. Pero también presenta algunos retos: la conexión con la impresora fiscal.

Las Impresoras Fiscales son en apariencia similares al resto de las impresoras, sin embargo por dentro no lo son: estas requieren que los datos de las facturas a imprimir sean enviados a la impresora directamente desde el sistema, y deben conectarse al PC donde está instalado el sistema, generalmente mediante un cable serial o USB.

En eFactory IPOS resolvimos este inconveniente con una pequeña aplicación, el eFactory Local Print Cloud, que permite la comunicación de nuestro punto de venta con la impresora fiscal. Este soporta varios modelos de impresoras Bematech, Bixolon, Dascom, y HKA, y puede ser adaptado para dar soporte a otras impresoras de ser necesario.

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eFactory IPOS y eFactory LPC conectado a una impresora fiscal

Con respecto a los Lectores de Códigos de Barras, Códigos QR y otros, la mayoría de estos funcionan de forma similar a un teclado de computador: leen y descifran el código de barras, y luego envían el resultado como si fuese tipeado por el usuario desde el teclado, por lo que no es necesario instalar componentes adicionales o tener alguna configuración especial para usarlos.

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Ing. Roimer García
rjgarcia@efactoryerp.com
Departamento de Desarrollo
Factory Soft
www.efactoryerp.com

eFactory Software de Punto de Ventas TPV en la nube o cloud

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