Opciones del Modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar de eFactory ERP en la nube

Modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar

Uno de los principales módulo del ERP es el módulo de Ventas y cuentas por cobrar, es el responsable de la generación de cuentas por cobrar a clientes, disminución de los inventarios con todos sus procesos de ventas asociados y por último registrar las operaciones de ingreso de dinero a la tesorería de la empresa.

Dependiendo del tamaño de la empresa y complejidad de sus operaciones puede ser que use por lo menos 3 opciones y un máximo de 15, todo esto dependerá de la cantidad de empleados, cantidad de transacciones y procesos de negocios implantados y soportados por los departamentos involucrados.

Una transacción de venta normal de una empresa pequeña la podemos definir de la siguiente manera:

1. Se gana el cliente (conversión de lead/Prospecto a Cliente)
2. Se le ejecuta una cotización o Pedido
3. Se le factura y se le cobra ya sea de contado o mediante crédito

Un componente muy importante dentro de las funcionalidades de facturación es el soporte dado a la emisión de facturas o comprobantes electrónicos para diversos países de latinoamérica, de manera natural las soluciones eFactory dan soporte en la parte fiscal para:

1. Reportar a las entidades fiscales mediante la emisión de archivos txt, csv y XML 
2. Registrar en impresoras fiscal de diferentes marcas y modelos la facturación y débitos fiscales
3. Reportar en tiempo real a la entidad fiscal de su país la facturación y demás comprobantes electrónicos emitidos a clientes y recibidos de proveedores.

En la parte fiscal y parafiscal el módulo de ventas ofrece las siguiente funcionalidades:

1. Generación de Retenciones de Impuesto IVA, Impuesto sobre la renta y patente o municipales
2. Generación de los libros legales de Ventas e Inventarios
3. Generación de Facturas Fiscales
4. Generación de Recibos de Cobros por dineros recibidos
5. Generación de estados de cuenta de clientes

A continuación describimos brevemente las principales opciones del módulo de ventas y cuentas por cobrar de eFactory ERP:

Clientes, es la principal tabla maestra de este modulo, casi la totalidad de las transacciones del módulo están asociadas a los clientes. Es uno de los formularios con mas información, entre sus secciones o grupos de campos podemos encontrar:

• Información básica
• Información de dirección y contacto
• Información del perfil del cliente
• Información de crédito y cobranza
• Información de sus atributos
• Otros campos

En su ficha avanzado podemos encontrar las siguientes funcionalidades:

• Filtrar registros
• Asignar imágenes al cliente
• Ver la información de las auditorias del registro actual
• Exportar registros a excel o XML
• Importar registros de archivos XML
• Ejecutar consultas
• Ejecutar los complementos del formulario
• Duplicar el registro actual
• Información contable del registro
• Contactos del cliente actual
• Asignar tareas
• Asignar notas
• Cuentas bancarias del cliente
• Asignar precios de artículos al cliente
• Control de contratos del cliente actual
• Equipos
• Seguimientos
• Frecuencias
• Descuentos
• Parámetros de la In hand customer
• Metas de ventas mensuales
• Metas de ventas por artículos

Monedas y Tasas Cambiarías, en esta opción se registran las distintas variaciones de los valores de las monedas cuando trabajamos en un ambiente multimoneda, es decir que elaboramos documentos en Dólares, Euros y en la moneda local donde opera la empresa. La actualización es recomendable ejecutarla diariamente.

Tipos de Clientes, esta opción es importante porque además de permitir clasificar a los clientes para las diferentes segmentaciones en los reportes y métricas del sistema nos permite la asignación de los 5 tipos de precios en los artículos a los grupos de clientes, los artículos tienen 5 precios que van del 1 al 5 y la forma de asignar cuál de los precios usará cada cliente es asignarle en su ficha un tipo de cliente con uno de esos 5 tipos asignados previamente.

Vendedores, es la opción que nos permite crear y dar mantenimiento a la fuerza de ventas en el sistemas, todos los módulos que usen a vendedores, servidores, ejecutores en los diferentes módulos tomarán la información creada desde esta opción.

Los principales reporte de vendedores son:

• Comisiones por cobros
• Comisiones por marcas
• Listado de vendedores con sus clientes
• Listado de vendedores con sus datos generales
• Total clientes por vendedores

Formas de Pago, es la opción donde definimos los días de crédito que tendrán cada uno de los documentos de ventas y compras que emitimos a clientes y recibimos de proveedores, dependiendo de la política comercial de cada empresa se definirán los tipos de formas de pago necesarias para la operación, ejemplo: contador, crédito a 7 días, crédito a 15 días, etc.

Formas Libres de Ventas, son esqueletos de documentos o plantillas que utiliza la empresa para tener documentos modelos que puedan ser utilizados en otros procesos como la facturación en lotes.

Cotizaciones, son las ofertas de ventas que se le emiten a los diferentes clientes con los que tiene relación la empresa, este documento no compromete ningún tipo de inventario pero existen reportes que nos permiten ver la cantidad cotizadas, también son conocidas como propuestas de ventas o proposiciones.

Pedidos, los pedidos son transacciones de ventas que comprometen los inventarios, por lo general deben estar soportados por una orden de compra por parte del cliente que lo solicita, el inventario comprometido afecta la disponibilidad de los inventarios, este inventario comprometido se libera cuando el pedido de ventas es anulado o es convertido en una factura de ventas al cliente.

• Entre los principales formatos de pedidos tenemos:
1. Análisis de Productos
2. Estado de Cuenta Detallado
3. Formato de Auditoría de Pedidos
4. Formato de Backorders
5. Formato de Pedidos de Clientes
6. Lista de Precios
7. Saldos de Clientes
• Entre los principales reportes de pedidos tenemos:
1. Histórico de Pedidos
2. Listado de Pedidos con sus renglones
3. Listado de Pedidos por Clientes
4. Listado de Pedidos por Artículos
5. Listado de Pedidos por Fechas
6. Listado de Pedidos por Vendedores

Notas de Entrega, son los documentos de ventas que permiten la entrega de mercancía de manera temporal mientras se elabora una factura fiscal a un cliente, las notas de entrega rebajan la existencia actual de los inventarios, cuando la nota de entrega de un cliente es convertida a factura está solo crea la cuenta por cobrar ya que la existencia de la mercancía fue rebajada previamente.

Facturas de Venta, es el principal documento de ventas de la empresa, de carácter fiscal al elaborarlo siempre dispara 2 acciones: aumenta las cuentas por cobrar y disminuye los inventarios de mercancía, dependiendo del país la factura puede ser impresa en una pro forma, en una impresora fiscal o simplemente ser enviada directamente al cliente y al ente fiscal mediante la facturación electrónica.

Guías de Despacho, En ocasiones es requerido poder diferenciar de la mercancía que tengo físicamente en mi empresa cual ya esta vendida pero no entregada al cliente final, esta opción cumple con esta finalidad de poder hacer seguimiento de las mercancías pendientes por enviar o ya enviadas a los clientes desde los documentos de ventas de notas de entrega o facturas de ventas, al ejecutar una orden de despacho se afecta el inventario despachado de los artículos para ese almacén involucrado en las transacciones. El usuario del sistema podrá emitir listados de artículos o mercancías que estén pendientes por despachar o que ya hayan sido despachadas, entre los principales reportes tenemos:

1. Listados de las Guías con sus renglones
2. Listados de las Guías por Artículos
3. Listados de las Guías por Clientes
4. Listados de las Guías por Fechas
5. Listados de las Guías por Números
6. Listados de las Guías por Números y Placa
7. Listados de las Guías por Vendedores

Devoluciones de Ventas, es la opción que nos permite ejecutar el reingreso de la mercancía devuelta por los clientes al inventario, adicionalmente la devolución al ser confirmada crea una nota de crédito o documento fiscal válido para crearle un crédito al cliente para una futura transacción de ventas con la empresa, todos los renglones de las devoluciones de ventas se deben segmentar mediante un código para permitir agrupar porque se producen las devoluciones de los clientes.

Cuentas por Cobrar, es la opción donde se controlan y registran los diferentes tipos de documentos de débito y crédito que engloban el control de las cuentas por cobrar de la empresa.

Esta opción está relacionada inicialmente con la opción de tipos de documentos que es donde se definen los códigos y nombres de los diferentes documentos que se usaran en las cuentas por cobrar, esto nos da una gran ventaja a la hora de crear nuevos documentos fiscales o parafiscales sin la necesidad de modificar el sistema o invertir en adecuaciones.

Todos los consecutivos de los documentos se definen de manera única o por sucursales en la opción de contadores del sistema (Módulo del sistema > Operaciones > Contadores).

Los principales formatos de esta opción son:

• Formato de correspondencia
• Formato de CxC con sus renglones
• Formato de CxC en Inglés
• Formato de Documento de CxC
• Formato de Giros
• Formato de Nota de Crédito y Débito
• Saldo de Clientes

Los principales reportes de cuentas por cobrar son:

• Análisis del vencimiento detallado por cliente
• Análisis del vencimiento detallado por vendedor
• Analisis del vencimiento detallado por zona
• Análisis del vencimiento resumido por cliente
• Listado de cuentas por cobrar por cliente
• Libro de ventas
• Listado de impuestos retenidos a clientes
• Resumen de saldos de ventas
• Total documentos por vendedores
• Total documentos por tipo de documentos de clientes

Cobros, Los cobros son la funcionalidad del sistema que nos permiten rebajar los documentos de cuentas por cobrar pendiente de pago de los clientes.

Las secciones de la pantalla de cobros son:

• Área del encabezado
• Área de los documentos a cancelar
• Área de la emisión de descuentos
• Area de retenciones de impuestos nacionales de IVA
• Área de retenciones de Impuesto sobre la renta
• Área de retenciones de patente
• Área de cobros por caja
• Área de cobros por bancos

Los principales formatos utilizados en la pantalla de cobro a clientes son:

1. Estado de cuenta detallado
2. Formato de cobros a clientes
3. Retenciones aplicadas en el cobro
4. Total documentos por tipo de documento de cliente resumido

Pantalla de Cobros a clientes de eFactory ERP

Video Funcional de como hacer un cobro a clientes en eFactory ERP

Las principales métricas de la opción de cobros a clientes son:

Análisis mensual de cobros

Total Cobros por clientes

Generar Giros a Clientes, La opción de generar giros es una pantalla intermedia que nos permite convertir documentos pendientes de pago en giros, podemos seleccionar una lista de documentos de tipo débito que serán convertidos en uno nuevo de tipo giro, la transacción será soportada por un cobro donde se rebajaran los documentos iniciales de tipo débito.

Cargar Cheques Devueltos de Clientes, Esta opción nos permite relacionar aquellos documentos de tipo cheque que ya fueron depositados previamente en el módulo de tesorería (opción de Depósitos bancarios) y que al no tener fondos el banco los devolvió a nuestra empresa. Esta transacción genera un aumento de las cuentas por cobrar al cliente y una disminución de los recursos financieros registrados en la cuenta bancaria.

Adelantos o Anticipos de Clientes, En esta opción es donde reflejamos los ingresos anticipados de dinero recibido de los clientes, pudiera ser que al recibir un dinero tengamos o no la factura emitida, estos documentos cargados en esta opción serán creados como Adelantos que deben ser rebajados en la opción de cobros a clientes, se pueden cargar "N" adelantos o anticipos a un cliente, estos documentos se pueden contabilizar en lote o en linea al ser cargados. Los adelantos crean un documento en las cuentas por cobrar con código de tipo de documento "ADEL" de tipo crédito que rebajara en un futuro cobro a los tipo débito.

Generar Documentos, esta opción nos permite generar las 3 retenciones que maneja la solución, estamos hablando de retenciones de Impuesto IVA, retenciones de Impuesto sobre la renta conocida en algunos países como ISLR y la tercera son las retenciones de Impuesto municipal o patentes.

Esta pantalla también se puede modificar para generar cualquier otro tipo de documento dependiendo del requerimiento funcional del cliente final.

Lotes de Documentos, esta opción es utilizada para generar desde una sola transacción muchos documentos a uno o varios clientes, por ejemplo para financiamientos especiales de giros o facturas, esta opción también se pudiera utilizar para la carga de saldos iniciales cuando se está cambiando de sistema. Desde esta opción se pueden generar cualquier tipo de documento de las cuentas por cobrar.

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Jose Paredes
Coordinador SAC
jfparedes@efactoryerp.com
https://efactoryerp.com/
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