Migración de Registros en eFactory Software ERP en la Nube

Durante la puesta en operación de eFactory Software ERP en la nube es requerido migrar los registros del sistema anterior, esta actividad la puede ejecutar un mismo usuario del sistema con conocimientos avanzados de Excel mediante las mismas herramientas que traen los formularios de eFactory.

Las tablas que se migran de los sistemas que anteriormente usaba la empresa son:

1. Clientes y sus tablas relacionadas
2. Proveedores y sus tablas relacionadas
3. Artículos y sus tablas relacionadas
4. Trabajadores y sus tablas relacionadas
5. Saldos de Cuentas por Cobrar 
6. Saldos de Cuentas por Pagar

Las tablas relacionadas son las primeras que se deben migrar, ya que se dispara la integridad referencial entre las tablas, estas son:

1. En Clientes (Modulo de Ventas)
• Tipos de Clientes (Esta tabla determina los 5 tipos de precios que se dan a los clientes) 
• Campo Clientes.Cod_Tip
• Clases de Clientes 
• Campo Clientes.Cod_Cla
• Tipos de Vendedores 
• Campo Vendedores.Cod_Tip
• Vendedores 
• Campo Clientes.Cod_Ven
• Zonas 
• Campo Clientes.Cod_Zon
• Países 
• Campo Clientes.Cod_Pai
• Estados 
• Campo Clientes.Cod_Est
• Ciudades 
• Campo Clientes.Cod_Ciu
• Conceptos de Movimientos (Aplica también para Proveedores y Artículos) 
• Campo Clientes.Cod_Con
• Formas de Pago (Estos registros se pueden crear manualmente) 
• Campo Clientes.Cod_For
• Transportes 
• Campo Clientes.Cod_Tra
2. En Proveedores (Modulo de Compras)
• Tipos de Proveedores 
• Campo Proveedores.Cod_Tip
• Clases de Proveedores 
• Campo Proveedores.Cod_Cla
• Tipos de Vendedores (Compradores)
• Campo: Vendedores.Cod_Tip
• Vendedores (Compradores o responsables de las cuentas)
• Campo: Proveedores.Cod_Ven
3. En Artículos (Modulo de Inventarios)
• Departamentos
• Campo: Articulos.Cod_Dep
• Secciones (Divisiones de Departamentos)
• Campo: Articulos.Cod_Sec
• Marcas
• Campo: Articulos.Cod_Mar
• Clases de Artículos
• Campo: Articulos.Cod_Cla
• Tipos de Artículos
• Campo: Articulos.Cod_Tip
• Ubicaciones de Inventarios
• Campo: Articulos.Cod_Ubi
• Proveedores
• Campo: Articulos.Cod_Pro
• Se deben crear manualmente los diferentes Impuestos en el modulo de Tesorería
• Unidades
• Campo: Articulos.Cod_Uni
4. En Trabajadores (Modulo de Nomina)
• Nacionalidades
• Campo: Trabajadores.Cod_Nac
• Estados Civiles
• Campo: Trabajadores.Cod_Est
• Grados de Instrucción
• Campo: Trabajadores.Cod_Gra
• Departamentos
• Campo: Trabajadores.Cod_Dep
• Cargos
• Campo: Trabajadores.Cod_Car
• Turnos
• Campo: Trabajadores.Cod_Tur
• Bancos
• Campo: Trabajadores.Cod_Ban
• Ubicaciones de Nomina
• Campo: Trabajadores.Cod_Ubi
5. En Saldos de Cuentas por Cobrar  (Modulo de Cuentas por Cobrar)
• Verificar los consecutivos de los próximos documentos
6. En Saldos de Cuentas por Pagar (Modulo de Cuentas por Pagar)
• Verificar los consecutivos de los próximos documentos

Para ejecutar una importación de los registros a migrar el procedimiento es el siguiente:

1. Entrar a la opción o formulario al que se le migraran los registros
2. Agregar al menos 2 registros iniciales manualmente
3. Exportar el archivo XML
• Pestaña avanzado del formulario
• Botón Exportar
• Seleccionar el directorio donde se guardara el archivo XML
4. Abrir el archivo XML en Excel y agregar los registros del sistema anterior
5. Guardar los datos cargados como archivo XML
6. Importar los registros en la tabla u opción de eFactory
• Pestaña avanzado del formulario
• Botón Importar
• Seleccionar el archivo XML
7. Fin

Observaciones y recomendaciones:

1. Si esta migrando información del sistema Profit Plus Administrativo deberá tener en cuenta que la información almacenada en el campo "Dis_Cen" no se migra y deberá ser asignada manualmente en las opciones de eFactory (fotografías e información contable de los registros)
2. El resto de los documentos como facturas a clientes, cobros, etc. se quedaran en el sistema anterior para consultas históricas, esta información no se migra a las soluciones eFactory
3. Si esta migrando información desde Profit Plus Administrativo, Profit Plus Contabilidad y Profit Plus Nomina versiones en SQL Server puede solicitarnos a Factory Soft los Scripts de migración Automáticas desde estos repositorios de datos a eFactory ERP.
4. El procedimiento de migración arriba descrito es el mismo si su servidor de eFactory esta en la Nube o esta localmente sobre una red Ethernet.
5. Tenga en cuenta que dependiendo del repositorio de datos del sistema anterior (SQL Server, DBF, Btrieve, Acces, Oracle) deberá generar archivos intermedios mediante el mismo sistema anterior antes de pasarlos a datos en Excel.

Vídeo funcional con el procedimiento paso a paso:

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Jose Paredes
Coordinador SAC
jfparedes@efactoryerp.com
https://efactoryerp.com/
Factory Soft
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