Mejoras en el soporte Multimoneda de eFactory ERP-CRM

A medida que una empresa crece, se hace necesario adaptar los procesos a las nuevas realidades de negocio que se presentan. Por lo que continuamente intentamos mantenernos actualizados con los nuevos patrones de operaciones que nuestros clientes enfrentan día a día.

Debido a esta necesidad de adaptación, se acaban de liberar varias funcionalidades nuevas al sistema, que facilitarán el trabajo con múltiples monedas, manejando los saldos de cajas, bancos, clientes, y proveedores de manera coherente.

Estas mejoras vienen en dos grandes grupos: una opción para indicar como se aplica la tasa cambiária (o tipo de cambio) en los documentos de compras y ventas, y la posibilidad de hacer cobros y pagos en múltiples monedas.

Aplicación de Tasa Cambiária en Documentos

Cuando se crea un documento de compra o venta en eFactory ERP, por defecto este tendrá seleccionada la moneda base del sistema, y los artículos cargados en los renglones del mismo se registrarán en esa misma moneda (aunque sus precios estén definidos en la moneda adicional).

Si luego de agregar renglones cambia la moneda del documento, el sistema mostrará la tasa cambiária de la moneda seleccionada y automáticamente recalculará los precios en los renglones usando la nueva tasa seleccionada. Hasta aquí el comportamiento de la pantalla se mantiene.

Normalmente, si en este punto usted cambia la tasa del documento, los precios del mismo se volverían a calcular con la nueva tasa, pero hemos encontrado que normalmente este comportamiento no es el deseado por el usuario. A partir de eFactory v19.12.07, los precios de los documentos de compras y ventas no se recalcularán al cambiar la tasa del documento.

Por ejemplo: Si su moneda base es USD y registra una cotización en EUR a una tasa de 1.2 USD/EUR, con un artículo con precio de 10 EUR, y posteriormente cambia la tasa del documento a 1.5 EUR, el precio del artículo se mantendrá en 10 EUR (en versiones anteriores de eFactory, el precio del artículo se habría recalculado a 8 EUR).

Si aun desea mantener el comportamiento original, puede activar la nueva opción "CALDOCMON - Recalcular los montos del documento al cambiar la tasa.". A partir de esta versión de eFactory ERP-CRM, la nueva opción viene desactivada por defecto.

 Esta característica aplica para los siguientes documentos:

• Presupuestos
• Requisiciones Internas
• Órdenes de Compra
• Notas de Recepción
• Facturas de Compra
• Devoluciones de Compra
• Cotizaciones
• Pedidos 
• Notas de Entrega
• Facturas de Venta
• Devoluciones de Venta

Soporte para Cobros y Pagos en Varias Monedas

El objetivo de esta característica, como su nombre lo indica, consiste en que eFactory ERP permita registrar Cobros a Clientes y Pagos a Proveedores usando varias monedas en una misma operación.

Esto representa varios cambios en el sistema. Los cambios más importantes que afectan a los usuarios se presentan a continuación.

Al crear un nuevo Cobro o Pago, el usuario debe seleccionar una moneda de referencia: esta se usará solo para buscar los documentos (facturas, N/DB, N/CR...) que se incluirán en el Cobro/Pago, y si la moneda es diferente a la moneda base, debe indicar también la tasa del cobro (por defecto será la tasa de esa moneda a la fecha del cobro).

Si se genera algún Descuento por Pronto Pago, o retenciones de ISLR, IVA, o Patente en el Cobro/Pago, estos se registrarán con esa misma moneda y tasa.

Independientemente de la moneda seleccionada en el Cobro/Pago, se puede indicar formas de pago en varias monedas y tasas independientes.

Por ejemplo, en un cobro de 15 USD (moneda base, tasa = 1), se puede cobrar 5 USD en efectivo, un cheque por 5 EUR (tasa 1.2 USD/EUR = 6 USD), y una transferencia por 13,793.10 COP (a una tasa de 0.000290 USD/COP, o 3,448.27 COP/USD).

Cobro de 15 USD: Encabezado

Cobro de 15 USD: Detalle de formas de pago

Aunque en el ejemplo, se pagó la factura con tres monedas diferentes, el monto total del mismo fue calculado en USD, a las tasas indicadas en cada operación.

Nótese que al indicar las formas de pago, ahora hay tres campos nuevos: "Moneda del Movimiento", "Monto del Movimiento" y "Tasa del Movimiento", y que el campo "Monto" ahora aparece deshabilitado. Si las formas de pago serán en la misma moneda y tasa que el Cobro/Pago, el procedimiento es igual que antes: solo es necesario indicar el monto del movimiento, y se deja la moneda y tasa por defecto.

Cuando registre un Cobro/Pago tome en cuenta las siguientes características:

• Debe registrar regularmente las tasas cambiárias de las monedas (con respecto a la moneda base) que maneje en el sistema. 
• Si modifica o elimina tasas registradas con anterioridad, puede afectar los cálculos de algunos reportes y pantallas del sistema. 
• Las Órdenes de Pago se comportan de forma similar a los Pagos a Proveedores.
• Igualmente, la pantalla de Depósitos Bancarios fue adaptada para poder transferir los montos en diferentes monedas desde las cajas a las cuenta bancarias.
• Los saldos de las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar se expresan en la misma moneda que el cobro, pero pueden estar a diferente tasa (en contabilidad esto puede generar un diferencial cambiário). 
• Los saldos de los Clientes y Proveedores se expresan siempre en la moneda base del sistema.
• Los saldos de las Cajas y Cuentas Bancarias se expresan siembre en la moneda asociada a la misma caja o cuenta.
• Los Movimientos de Caja y Movimientos de Cuenta pueden efectuarse en la misma moneda de la caja o cuenta bancaria asociada, o en una moneda diferente a la misma. 
• Si por ejemplo, en una caja que tenga moneda USD, usted registra movimientos en USD, CAD, y EUR, el saldo de la caja siempre se mostrará en USD. 
• Pronto se liberarán varios reportes básicos para obtener la información de los documentos y movimientos por separado en varias monedas.

Otras Mejoras

Entre las mejoras liberadas junto con esta versión, se incluye:

• En la pantalla de Equipos de Clientes, se agregaron los campos Serial 2, Serial 3, y Notas, además de los botones avanzados "Notas", ""Propiedades" y "Dinámicas", para permitir registrar información más detallada de los equipos de los clientes. 
• Se liberó el nuevo reporte Reporte D151 para Hacienda (CRI), usado en la declaración de impuestos para Costa Rica
• El reporte de Saldos de Clientes ahora incluye una nueva columna con la retención estimada de los documentos pendientes del cliente, y otra más con el saldo restante a cobrar. 
• En la pantalla Imprimir Formatos ahora se puede hacer clic en el nombre del formato para abrir directamente el mismo (en lugar de seleccionarlo primero y presionar aceptar)
• En la pantalla Complementos se aplicó la misma funcionalidad de apertura con un solo clic. 
• Los formatos ahora tienen un nuevo formato de salida "Imagen"; al seleccionar Imagen, el formato se descargará como una imagen con formato PNG. Si el formato tiene más de una página, se descargará un archivo comprimido en ZIP con una imagen para cada página. 
• En la pantalla principal de eFactory ERP y eFactory iPos, ahora se selecciona por defecto el sistema, la empresa, y la sucursal seleccionada la última vez que ingresó al sistema.

Vídeo Relacionado (Como cargar tasas cambiarías a monedas)

Roimer García
Coordinador DES
rjgarcia@efactoryerp.com
https://efactoryerp.com/
Factory Soft
Software ERP en la Nube