Ajustes Automáticos en Cobros y Pagos en eFactory ERP en la Nube
Cobros y Pagos con Diferencia de Monto
Al registrar un Cobro o Pago en eFactory, es necesario que el monto total abonado a los documentos coincida con el monto total de los descuentos por pronto pago, retenciones aplicadas, y montos recibidos/pagados.
En ciertas situaciones prácticas esto no es posible. Por ejemplo, al emitir una factura de Venta por un monto de 545,88$, es posible que el cliente haya pagado mediante una transferencia electrónica de 545,90$. Al registrar el cobro correspondiente no es posible ni práctico devolver los 0,02$ sobrantes; en el caso contrario, donde haya un faltante pequeño, tampoco es práctico pedir al cliente que transfiera la diferencia para completar el cobro correspondiente. Una situación equivalente ocurre con los Pagos a Proveedores.
Para estos casos, las pantallas de registro de Cobros y Pagos de eFactory ERP permiten que haya una pequeña diferencia entre el monto total abonado y el monto total cobrado. Cuando esto ocurre, se muestra un mensaje de advertencia (ver imagen a continuación) indicando que se encontró una diferencia y que se generará un Ajuste tipo Débito o Crédito, dependiendo de si sobra o falta dinero respectivamente, para completar los montos abonados.
 |
| Pantalla de cobros con un Ajuste Automático |
Monto Máximo de Ajuste
En principio, el monto del ajuste (ya sea débito o crédito) debería ser pequeño, ya que este monto se usa para "ignorar" la diferencia; es decir, no se "guarda" la diferencia para aplicarla o abonarla en un cobro posterior (en la práctica, este monto se pierde).
Para evitar crear un ajuste muy grande (y perder ese dinero) por error, se dispone de la opción "MONMAXAJUA - Monto Maximo de Ajustes Automaticos en Cobros y Pagos". En esta opción, se puede indicar el monto máximo permitido para generar Ajustes Automáticos en Cobros y en Pagos. Usualmente es suficiente.
 |
| Opción para el valor Máximo de Ajustes Automáticos |
Normalmente el monto de esta opción debe ser un valor bajo, dependiendo de lo que la empresa considere "bajo". En general, debería ser un monto de 1$, o su equivalente en la moneda base del sistema. Al registrar un cobro o pago, si la diferencia entre los abonos y los montos cobrados es superior a este monto, se mostrará un mensaje de error indicando que el monto de la diferencia es muy alto y no está permitido.
Registrar un Cobro o Pago con un Ajuste por un Monto Mayor al Permitido
La acción a tomar en este caso depende de la situación:
Si el monto de la diferencia es no es muy grande: se puede editar la opción "MONMAXAJUA - Monto Maximo de Ajustes Automaticos en Cobros y Pagos" para que permita un monto un poco mayor. En este caso es muy importante recordar que el monto de la diferencia se "consume" al crear el cobro, por lo que debe estar seguro de que no sea el segundo caso, a continuación.
Si el monto de la diferencia es muy grande (por ejemplo 20USD): En este caso, lo correcto no es aumentar el monto de la opción, ya que una diferencia muy grande probablemente se quiera "guardar" para usar más adelante, ya sea un monto a favor del cliente, o una deuda pendiente que el cliente tiene que pagar.
Para corregir una diferencia grande en el cobro, se puede hacer lo siguiente:
- Si el cliente pagó un monto mayor: se debe registrar un Adelanto de Clientes, por el monto total pagado por el cliente, y luego se registra el Cobro, abonando parte de ese adelanto al monto de la factura(s) que esté pagando. El resto del saldo del adelanto se podría aplicar a otra factura posteriormente. Se debe notificar al cliente que tiene un saldo a su favor, que puede utilizar en su próximo pago.
- Si el cliente pagó un monto menor: se registra en el Cobro el monto del cliente normalmente (transferencia, depósito, efectivo...) pero se debe abonar a la factura solo el monto que el cliente pagó. Así la factura tendrá todavía el resto del monto pendiente por pagar. Igualmente, se debe notificar al cliente que aun tiene un saldo por pagar de esa factura (lo cual, dependiendo de los términos de la venta, puede afectar su condición de crédito, aplicación de descuentos, etc.).
Para corregir una diferencia grande en el pago, se puede hacer las mismas operaciones indicadas anteriormente, pero en la pantalla de Pagos a Proveedores:
- Si la empresa pagó al proveedor un monto mayor: se debe registrar un Adelanto a Proveedores, por el monto total pagado al proveedor, y luego se registra el Pago, abonando parte de ese adelanto al monto de la factura(s) que esté pagando. El resto del saldo del adelanto se podría aplicar a otra factura posteriormente. Se debe notificar al proveedor (de antemano preferiblemente) que tienen un saldo a su favor, y que lo usarán en un próximo pago, para así confirmar con este que aceptarán el pago en exceso.
- Si la empresa pagó al proveedor un monto menor: se registra en el pago el monto pagado normalmente (transferencia, depósito, efectivo...) pero se debe abonar a la factura de compra solo el monto que se pagó. Así la factura tendrá todavía el resto del monto pendiente por pagar. Igualmente, se debe notificar al proveedor que aun tienen una porción del saldo por pagar de esa factura (lo cual, dependiendo de los términos de la venta, igualmente puede afectar su condición de crédito, aplicación de descuentos, etc.).
Caso especial: Empresas con moneda principal USD y moneda adiciona VEB
Al registrar un Cobro o Pago en la moneda base, el funcionamiento de la opción "MONMAXAJUA - Monto Maximo de Ajustes Automaticos en Cobros y Pagos" es el mismo indicado en las secciones anteriores de este artículo. Lo mismo aplica, aunque las formas de pago sean en otra moneda.
Pero al registrar un Cobro o Pago en una moneda distinta a la moneda base, la opción "MONMAXAJUA" no se convierte correctamente a la moneda del documento. Este comportamiento será ajustado en una próxima actualización del sistema.
Como consecuencia de esto cuando la moneda base es de alto valor (USD) y se desea registrar un cobro o pago de Documentos en una moneda de menor denominación (como VEB), la pantalla no permitirá crear ajustes tipo débito o crédito, con ningún monto, debido a que el monto en la moneda baja (VEB) será evaluado con un monto mucho menor al de la opción (en lugar del monto mayor equivalente).
Cuando se presente este caso, y si el monto del ajuste que desea crear es efectivamente "pequeño", una alternativa consiste en aumentar el valor de la opción a un monto suficientemente grande para que le permita guardar el cobro o pago.
