Estructuración de las Unidades de Artículos en eFactory ERP en la Nube

Estructuración de las Unidades de Artículos en eFactory ERP en la Nube


Uno de los primeros pasos que debe ejecutarse antes de registrar los artículos/productos en eFactory ERP consiste en determinar si alguno de los artículos tiene más de una unidad de compra o venta. Si es así, es importante primero planificar y estructurar las unidades que se registrarán en los mismos. 

El manejo de unidades aplica principalmente para artículos físicos, como por ejemplo artefactos electrónicos, alimentos embalados, productos a granel (harinas, granos...), fluidos a granel (aceites, jabón...)


Artículos con Unidad Única

Algunos artículos se compran, almacenan, y venden siempre como unidades individuales, como por ejemplo: televisores, sillas, microondas... 

Al registrar estos artículo en eFactory, se les asigna la unidad principal "Unidad" y se indica que el Tipo de Unidad es "Única". Opcionalmente, se le puede asignar como unidad principal, una unidad que sea más representativa con respecto a la presentación de ese artículo, por ejemplo: "Kg", "Litro", "Galón", etc.

Unidad Principal - Tipo Única

Los artículos que sean tipo servicio (servicio de limpieza, servicio técnico, horas de consultoría...) normalmente se registrarán también con una unidad única, aunque la unidad principal debería ser consistente con el tipo de servicio: Si el servicio se vende en días u horas, la unidad debería ser "Día" u "Hora" según corresponda; en los casos en que el servicio es por unidad (por ejemplo, mantenimiento genérico de aire acondicionado) se puede asignar "Unidad" u otra coherente con el tipo de actividad.

Las unidades únicas asignadas no son utilizadas directamente en ningún tipo de cálculo: son solo referenciales, y normalmente se imprimen en las facturas de venta, junto a la cantidad. 


Artículos con una Unidad Secundaria

Un caso común se presenta cuando un artículo se compra en bultos, u otra unidad "grande" pero posteriormente se vende en unidades individuales. 

Por ejemplo, si se compra Harina de Maíz en Bultos de 24 unidades, pero estas se venden en unidades individuales. 

En ese caso, el artículo se le asigna como unidad principal "KG" (Kilogramo), y el Tipo de Unidad "Múltiple". Luego, al hacer clic en el botón Unidades, se le agrega como unidad adicional "BULTO", indicando que esta es Mayor que la principal, y equivale a 24 de estas. 

 



Cuando se registra artículos que utilicen más de una unidad, lo más importante es que se asigne como unidad principal aquella que se utilice con mayor frecuencia y que sea más fácil de utilizar en los cálculos, ya que los reportes de inventario, así como muchas de las operaciones del sistema, se llevarán a cabo siempre en esa unidad principal. 

Para los artículos que se vayan a utilizar el módulo de Producción o el Módulo de Proyectos, la unidad principal debería ser la misma en la que el artículo se incluye en las cédulas de producción, o en las partidas de proyectos. Si no utiliza estos módulos, entonces la recomendación es usar la unidad más pequeña como unidad base. 

Las unidades secundarias se usan principalmente para representar en los formatos impresos (facturas de compra y venta) cual fue la unidad en la que la operación comercial fue fijada, pero internamente el inventario se seguirá manejando en la unidad principal.


Artículos con varias Unidades Secundarias

Hay artículos, para los cuales existe más de una presentación que consiste en una o más unidades básicas agrupadas. Por ejemplo, la empresa puede comprar bultos con 40 paquetes de galletas, que tengan 12 galletas en cada paquete: si luego estas galletas se venden en paquetes de 12 o como galletas individuales, entonces es necesario registrar dos unidades segundarias en ese artículo. 

Para registrar múltiples unidades en el mismo producto, se procede igual que en el caso anterior: se selecciona primero la unidad principal, y luego se agregan las dos unidades adicionales. Es necesario recordar que al indicar la relación de las unidades adicionales, las cantidades indicadas deben ser con respecto a la unidad principal: 1 Paquete equivale a 12 Unidades, y 1 Bulto equivale a 480 Unidades (40 x 12). 



Al momento de registrar un documento de compra o venta, cuya unidad sea diferente a la principal, la pantalla permitirá seleccionar una de las unidades adicionales indicadas en la pantalla anterior. 



En este ejemplo, la venta se registrará por 2 bultos, pero en inventario se contará la salida de 960 unidades individuales. 


Nombre de las Unidades

Normalmente es suficiente con las unidades genéricas que vienen con eFactory ERP: Unidad, Bulto, Paquete, KG, Litro, etc. Pero dependiendo de la complejidad de su esquema de artículos, podría ser necesario crear unidades con tipos más específicos. 

Por ejemplo: si un mismo artículo (Barra de chocolate 125gr) viene en paquetes de 6 unidades y de 14 unidades, sería conveniente crear dos unidades nuevas llamadas "PAQx06" y "PAQx14", de manera que no haya confusión al momento de registrar un documento de venta de paquetes de este artículo. 

Esto también puede ser conveniente si se tiene muchos artículos que se comercialicen en bultos, pero que algunos sean generalmente de una cantidad, y otros de otra, por ejemplo "BULTOx12" y "BULTOx20". 

Las unidades deben preferiblemente definirse y registrarse al inicio de la implantación del sistema, y deben ser suficientemente genéricas para que no sea necesario crear más unidades posteriormente. 


Cómo organizar las Unidades de los Artículo

 En resumen, este será el procedimiento a seguir, preferiblemente antes de registrar los artículos en el sistema: 

  1. Hacer una lista de los productos a registrar
  2. Identificar aquellos que solo requieren una unidad principal, ya sea "Unidad" o alguna de las alternativas: "Kg", "Litro", etc.
  3. Para aquellos que tengan más de una unidad: identificar cual debería ser su unidad principal de inventario (normalmente la más pequeña en que se "mueva" el artículo) y cual la unidad o unidades adicionales, con su respectiva relación numérica. 
  4. Verificar que todas las unidades necesarias estén creadas en el Maestro de Unidades (Inventario > Actualizaciones > Unidades). Si es necesario, deben crearse previamente los nombres de unidad que falten.
  5. Al importar o registrar los artículos: estos se registrarán con su unidad principal indicada, y el tipo de unidad "Única" o "múltiple" según corresponda.
  6. Para cada artículo con unidades múltiples: agregarle las unidades adicionales necesarias, con la relación correspondiente. 
  7. Como último paso, si se está registrando un lote de productos como parte de una implantación, deben registrarse los inventarios iniciales de los mismos. Si solo se están registrando algunos productos nuevos, probablemente el inventario inicial será 0, y este paso no será necesario. 


Como nota adicional, en los pasos 2 y 3: al momento de identificar las unidades principales y secundarias de los artículos, también se debe identificar si es realmente un artículo con dos unidades, o si son dos artículos independientes; y de ser necesario se debe corregir la lista de productos en base a esta identificación. 

Un ejemplo práctico de esto son las diferentes presentaciones de jugo: los empaques de 250ml, 500ml, 1 L, 1 Galón, etc. no corresponden a un producto con diferentes unidades, si no a cuatro productos separados (deberían tener un código y nombre diferente). Sin embargo, si el empaque de jugo de 1L se comercializa también como un bulto de 12 empaques, entonces el bulto x12 si corresponde a una unidad secundaria del producto de 1L. 


Para mayor información sobre el procedimiento para registrar y utilizar unidades múltiples en eFactory ERP, puedes ver este artículo en la Ayuda del sistema: 

https://www.factorysoftve.com/modulo-inventarios/trabajando-con-unidades-multiples-en-efactory-inventarios.html 




Software ERP Venezuela en la Nube


Ing. Roimer García 
Coordinador de Desarrollo
rjgarcia@factorysoftve.com
Factory Soft



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