Cálculo de Márgenes de Ganancia en eFactory ERP en la Nube

 




Ganancias en Artículos

En general, existen varias formas de calcular el margen de ganancia, dependiendo de los valores tomados como referencia para el cálculo. Adicionalmente, hay que diferenciar entre los márgenes esperados, que se indican en la ficha del artículo, y los márgenes reales, que se obtienen en los documentos de venta.


Márgenes Esperados de Ganancia

En eFactory, el primer valor que se debe tener en cuenta es el valor de la opción "GANCOSPRE - Calcular Margen de Ganancia de Costo a Precio". Si la opción está activa, los porcentajes de ganancia se calcularán con respecto al costo (este es el valor por defecto); si la opción está desactivada, entonces los porcentajes de ganancia se calculan con respecto al precio.

% de ganancia respecto al Costo y al Precio


Normalmente, el porcentaje de ganancia se calcula con respecto al costo.

El precio y el Costo utilizados para el cálculo se indican en cada artículo: El campo "Precio en Moneda Nacional" (ver imagen abajo) indica si los 5 precios del artículo están establecidos en la Moneda Base (Moneda Principal) o en la Moneda Adicional (Moneda Secundaria) de la empresa. El campo "Costo para Precio" indica cual de los costos (Último, Promedio o Anterior, en Moneda Principal o Adicional) del artículo se usará para el cálculo de la ganancia.




Por ejemplo: Si la moneda principal es USD y la moneda adicional es EUR, y un artículo tiene activa la casilla "Precio en Moneda Nacional" y tiene seleccionado "Costo para Precio = Último MS", significa que el monto de los 5 márgenes de ganancia se calcula en moneda base (USD) y es igual a cada uno de los 5 precios menos el Costo Último del artículo (convertido de EUR a USD, porque es el costo en moneda secundaria). Y los 5 porcentajes de ganancia correspondientes, serían iguales a cada uno de esos 5 montos divididos entre el costo último (en USD).

Al editar un artículo, en la ficha del mismo, los montos y porcentajes de ganancia se calculan y actualizan automáticamente al presionar Aceptar. Cuando esto ocurre, es posible que alguna de las 5 ganancias tengan un porcentaje por debajo al "Porcentaje Mínimo de Ganancia" del artículo, en cuyo caso, se mostrará un mensaje de advertencia al guardar los cambios. 

Un caso especial se puede presentar, cuando el margen de ganancia resulta un valor negativo: Esto significa que el precio de venta está por debajo del costo configurado al artículo, y en principio esto indica que es momento de actualizar los precios. 


Actualización de Costos y Precios:

Los precios de los Artículos pueden ser actualizados de varias formas: 

  • Individualmente, modificando el precio en la ficha de cada artículo. 
  • Actualizando los precios de varios o todos los artículos usando el complemento de Actualización por Campos, que se encuentra en la pestaña Avanzados de Artículos
  • Creando un documento de Ajuste de Precios, ya sea manualmente, o usando el asistente que se encuentra en la pestaña Avanzados de Ajustes de Precios
  • Si es necesario, también es posible programar una Alerta, Evento, o Complemento a la medida, que actualice los precios mediante algún criterio predefinido. 
 Los seis costos de los Artículos se actualizan mediante cuatro diferentes mecanismos:

  • Automáticamente al confirmar una Nota de Recepción, Factura de Compra, o Ajuste de Inventario de entrada.
  • Automáticamente al Procesar un documento de Importación.
  • Manualmente, creando un Ajuste de Inventario de tipo Costo.
  • Manualmente, ejecutando un Recosteo de Artículos.
El costo de cada artículo en la nota de recepción, factura de compra, o ajuste de inventario de entrada, se usará para actualizar el Costo Último del artículo en la Moneda Principal y en la Moneda Segundaria (esta se calcula convirtiendo el costo a la moneda adicional usando la tasa cambiaria a la fecha del documento). 
El Costo Promedio se calcula aumentando o disminuyendo el monto promedio actual, de forma proporcional, dependiendo del monto del costo último. El cálculo se hace em la Moneda Principal, y luego se calcula el valor convertido a la moneda adicional. 
El Costo Anterior, es igual al Costo último que tenía el artículo antes de hacer la actualización. 

Importante: Los costos no deben ser actualizados directamente en la ficha del artículo, ya que los cuatro mecanismos anteriores sobrescriben los valores editados en la ficha. 

Como nota adicional, tomar en cuenta que los términos "Moneda Base", "Moneda Principal" y "Moneda Nacional" son sinónimos, y se refieren a la moneda base configurada en la empresa. 

Igualmente, los términos "Moneda Adicional" y "Moneda Secundaria" son sinónimos y se refieren a la segunda moneda configurada en la empresa. 


Actualización General de Márgenes de Ganancia 

Si bien es posible actualizar el margen de ganancia de cada artículo de forma individual, usualmente será más apropiado hacerlo de forma general a todos los artículos, mediante la funcionalidad Ajustar Precios y Ganancias, que se encuentra en Artículos > Avanzados:

Ajustar Precios y Ganancias

En resumen, este complemento permite indicar el porcentaje de ganancia deseado de cada artículo, y automáticamente actualiza los precios para garantizar que se obtenga el margen de ganancia indicado en cada uno de los 5 precios del artículo. Se puede actualizar todos los artículos a la vez, o uno o más artículos usando los parámetros y filtros del complemento.

En el siguiente artículo de ayuda se explica en detalle como usar este complemento: ¿Cómo ajustar Precios y Márgenes de Ganancias a Artículos en eFactory Software ERP en la Nube?


Márgenes Reales de Ganancia

Las ganancias obtenidas por la venta de los artículos se ven reflejadas directamente en las Facturas de Venta, y se pueden visualizar haciendo clic en el botón Márgenes de Ganancia, que se encuentran en la pestaña Avanzados de Facturas de Venta.

Margen de Ganancia de una Factura de venta

En este componente, se muestran cuatro pestañas, con los márgenes de ganancias calculados a partir del Precio de Venta y con los cuatro costos principales (Costo Último y Costo Promedio, en Moneda Principal y Moneda Adicional) registrados internamente en el mismo documento (estos son los costos del artículo a la fecha en que se registró la venta). 

Si los costos de los artículos han sido registrados a la fecha, es decir, si las facturas de compra fueron registradas a la misma fecha de emisión, entonces estos márgenes de ganancias estarán actualizados; sin embargo, usualmente los documentos de compra son registrados hasta varios días después de la fecha de la misma, por lo que puede ser necesario recostear los documentos de venta. 


¿Cómo ver los Márgenes de Ganancia Actuales?

Los márgenes de ganancia esperados, que fueron establecidos en la ficha de cada artículo, se pueden visualizar mediante el reporte Listado de Artículos con su Margen de Ganancia (en Inventario > Reportes > Artículos): este reporte muestra los artículos con su precio principal (Precio 1), su último costo registrado, y el margen de ganancia deseado que fue establecido en la ficha del artículo. 


Margen de Ganancia Deseado del Artículo

Es importante indicar que este margen es referencial, y no necesariamente sea el margen de ganancia actual, el cual solo se puede obtener a partir de las ventas.

El margen de ganancia real se puede obtener mediante los reportes que se encuentran en Ventas > Reportes > Ganancias

Reporte Margen de Ganancia por Artículos Ampliado

Estos reportes toman en cuenta los precios y costos registrados en las Facturas de venta y Devoluciones de Venta, para calcular el margen de ganancia promedio de cada artículo, según los parámetros indicados al abrir el reporte (rango de fechas, filtro por departamento, filtro por vendedor, filtro por cliente, etc.).

Si los márgenes de ganancia muestran valores inconsistentes probablemente sea necesario recostear los documentos o revisar los valores actuales registrados en el sistema.  En las dos secciones siguientes se explica en detalle el procedimiento a seguir. 


Recostear Documentos

Los costos en los documentos de venta (Notas de Entrega, Facturas de Venta...) pueden actualizarse mediante el complemento "Recostear Factura", para recostear un solo documento, o "Recostear Documentos", para recostear varios documentos en lote. 

Complemento Recostear Factura de Venta


Complemento Recostear Documentos

Es recomendable recostear todos los documentos antes de contabilizar el mes, especialmente si los documetnos de entrada de inventario se registran regularmente con retraso. 

Luego de recostear los documentos de venta, los márgenes de ganancia que se pueden ver en cada documento coincidirán con los valores actualmente registrados en el sistema.  


Márgenes de Ganancia Incorrectos

Si después de recostear los documentos, al revisar los márgenes de ganancia se encuentran valores inconsistentes, por ejemplo porcentajes de ganancia muy grandes o negativos, entonces será necesario verificar los documetnos de compra. 

Para esto se puede seguir el siguiente procedimiento:

  • Tomar como referencia un artículo en un documento de venta. Tomar nota del Precio del artículo y la Fecha de emisión del documento. 
  • Emitir el reporte Histórico de Movimientos de Inventario por Artículo, para el artículo de referencia, y verificar cual fue el último documento de entrada (compra, nota de recepción, ajuste de inventario...) 
  • Comparar el cálculo del margen de ganancia de la pestaña Costo Último MN (moneda nacional/moneda principal) con el costo indicado en el reporte. 
  • Revisar el documento de compras correspondiente. Uno de los errores más comunes al registrar una factura de compra, consiste en colocar la moneda o tasa incorrecta (por ejemplo, seleccionar la moneda USD, pero registrar el costo en VEB), lo cual produce márgenes de ganancia muy grandes o negativos.
  • Otro error común consiste en colocar la fecha de emisión incorrecta, por lo que al recostear los documentos, se aplica el costo incorrecto a los documentos de venta. 
  • Si tienen Ajustes de Inventario registrados de ese artículo, también debe revisar los costos registrados en el mismo, ya que esos afectan los márgenes de Ganancia.  
Si se encuentra la causa de las inconsistencias en este punto, deben aplicarse las correcciones necesarias para corregir los documetnos incorrectos.
Si los documentos ya están corregidos, y aun se encuentran márgenes de ganancia negativos, la posible causa del mismo sería entonces que los productos fueron efectivamente vendidos a un precio inferior al costo del mismo. 

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