Recomendaciones Iniciales para Usuarios Nuevos en eFactory ERP/CRM en la Nube

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Primeros Pasos con eFactory ERP/CRM




Software ERP en la nube para Ecuador, Costa Rica y Panamá con Facturación Electrónica


A continuaciones enumeramos una serie de recomendaciones funcionales a los usuarios nuevos en eFactory ERP/CRM que les ayudaran a ahorran tiempo y facilitaran la carga de registros iniciales.

¿Que navegador web puedo usar?

Se recomienda usar alguno de los siguientes navegadores web:

  • Google Chrome
  • Mozilla Firefox
  • Safari
  • Internet Explorer Versión 10.0 o Superior


Software ERP en la nube para Ecuador, Costa Rica y Panamá con Facturación Electrónica

¿Dónde encuentro respuestas a mis dudas más comunes?

En la sección de Como lo hago en nuestro website encontrara un listado con las preguntas y respuestas mas frecuentes de los usuarios sobre las operaciones con eFactory, la dirección es la siguiente:


También existe un canal de vídeos funcionales y técnico en YouTube:

http://www.youtube.com/user/FactorySoft


¿Que Información e insumos debo suministrar para que ejecuten la configuración inicial de mi empresa en la nube?

Existen 2 metodologías de implantar eFactory ERP/CRM:

  1. Con un Plan de Implantación
  2. Con las Mejores Practicas
La selección de la metodología de implantación estará determinada por:
  1. Cantidad de usuarios en software
  2. Cantidad de requerimientos funcionales y técnicos de la implantación
  3. Alcance de la implantación y módulos a parametrizar
  4. Recursos financieros del cliente final


La primera es mediante un plan de implantación en la cual se levantan los requerimientos y se van ejecutando las parametrizaciones en los diferentes módulos, es mas lenta y requiere una inversión mayor en horas de consultoría por parte del cliente con su proveedor de eFactory.

La segunda forma es mas rápida y expedita y consiste en instalar al cliente final una empresa con las configuraciones mas adecuadas para el área de negocio de su empresa (mejores practicas). Para ejecutar la parametrización mediante esta ultima debe enviar a Factory Soft o su proveedor de ERP SAAS la siguiente información:


  1. Información de la Empresa
    • Nombre o Razón social
    • Numero de Identificar tributario de su país
    • Nombre de la persona contacto
    • Correo electrónico de la empresa
    • Pagina web de la empresa
    • Números telefónicos incluyendo código del país
    • Numero móvil o celular
    • Dirección fiscal de la empresa
    • Información de las Sucursales si existen (Nombre, dirección y teléfonos)
    • Logotipo de la Empresa: esta imagen debe estar en formato PNG o JPG, el peso del mismo no debe exceder los 15 KB y sera usado en todos los formatos y reportes del sistema.
  2. Información de los Usuarios del Sistema
    • Listado de Usuarios con: Nombres y Apellidos, correo electrónico, móvil, departamento y cargo
  3. Información General de los estándares
    • Usara números consecutivos o alfanuméricos en los códigos de los registros
    • Usara mayúsculas o mezcla de mayúsculas y minúsculas en los nombres de los registros
  4. Información del Area de Compras
    • Listado en Excel de segmentación de Proveedores (Código y Nombre)
  5. Información del Area de Inventarios
    • Cuales son los criterios de segmentación/clasificación  de los inventarios (Materias Primas, Productos en Proceso y Productos Terminados)
  6. Información del Area de Ventas
    • Listado en Excel de segmentación de Clientes
    • Cual es la política de asignación de tipos de precios por clientes.
  7. Información del Area de Tesorería
    • Listado en Excel de las Cuentas Bancarias de la Empresa
    • Listado en Excel de las Cajas Chicas de la Empresa (Caja principal, cajas chicas, etc.)
    • Listado de los Porcentajes de Impuestos que maneja su País (Concepto y Porcentaje)
  8. Información del Area Contable
    • Fecha de Inicio del ejercicio actual
    • Fecha fin del ejercicio actual
    • Listado del plan de cuentas contables
  9. Información del Area de Nomina y RRHH
    • Listado en Excel de los Departamentos de la Empresa
    • Listado en Excel de los Cargos de la Empresa
    • Listado en Excel de los Trabajadores con la siguiente información: Código, Nombres y Apellidos, Fecha de Ingreso a la Empresa, Numero de Identificación Personal, Teléfono, Móvil, Ultimo Sueldo Mensual


    ¿Que Orden debo seguir para carga los datos iniciales en el sistema?

    Para registrar correctamente la información inicial en el sistema siga este orden:

    1.  Registrar la información de los proveedores, para ello puede usar el botón "Duplicar.." que esta ubicado en la pestaña avanzado del formulario de Proveedores.
    2. Registrar la información de los artículos del inventario.
    3. Registrar la información de los clientes.
    4. Cargar los saldos iniciales de los inventarios.
    5. Cargar los saldos iniciales de las cuentas por cobrar
    6. Cargar los saldos iniciales de las cuentas por pagar.

    ¿Como accedo al sistema si he olvidado mi contraseña?

    Si olvido su contraseña puede pedir al sistema que le envíe la misma a su cuenta de correo electrónico mediante el siguiente procedimiento:


    1. Ingrese el nombre del servidor en su navegador web
    2. Haga clic en la sección inferior derecha que dice "Recuperar contraseña"
    3. Ingrese el código de usuario
    4. Haga clic en el botón "Aceptar" para que el sistema le envíe un correo electrónico con los datos de acceso.
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      ¿Que Información puedo migrar de mi sistema anterior?

      Con las herramientas técnicas que se incluyen en eFactory usted puede migrar:

      1. Tabla de Clientes
      2. Tabla de Proveedores
      3. Tabla de Artículos
      4. Saldos de Cuentas por Cobrar
      5. Saldos de Cuentas por Pagar
      Para los 3 primeros archivos usted debe usar las opciones ubicadas en la pestaña avanzado de cada formulario para exportar la estructura del archivo con al menos 2 registros previamente cargados y después usar la opción de importar para insertar los registros nuevos que no estén en la base de datos, en el siguiente vídeo podrá ver paso a paso el procedimiento:

      Haga clic aquí para ver el vídeo 

      La carga de los saldos de las cuentas por cobrar y pagar es muy similar a los maestros la diferencia diferencia es que la funcionalidad esta ubicada en el botón de "Complementos..." de la pestaña avanzado del formulario.

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      Encontrarás más información técnica y funcional de nuestros productos eFactory ERP/CRM, Contabilidad, Nomina, Software de Punto de Ventas Web y Soluciones móviles en nuestra sección ¿Cómo lo hago? en nuestro sitio web haciendo clic aquí.


      Puede solicitar sin ningún compromiso una demostración online de este producto haciendo clic aquí.



      José Paredes
      jfparedes@efactoryerp.com
      Servicio al Cliente
      Factory Soft

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