¿Cual es el mejor Software ERP en la Nube?

Esta es la pregunta más común que se hace la mayoría de los clientes antes de adquirir una solución ERP, en las siguientes líneas trataré de dar los principales pasos o acciones que deben seguir los clientes para llegar a adquirir e implantar con la mayor satisfacción para los usuarios y las finanzas de la empresa, teniendo al final el proceso el mejor software ERP.

Prueba todo y el tiempo que sea necesario para no comprar humo o publicidad. Jamás compren o suscriban una solución ERP en la nube u onpremise con una presentación en Power Point, la presentación en Power Point aguanta todo, si dicen que es el mejor compruébalo con las pruebas y validaciones de cada área.

La prueba si es requerido puede ser por 30 días o más tiempo, al igual que si es requerido se debe poder tener varios usuarios para poder probar la solución en cuestión. La solución ERP que probó debe ser la misma en cuanto a la versión que comprara o suscribirá.

Involucra a todos los responsables o líderes de área o departamentos en la selección del software ERP. En una implantación debe existir un responsable con su lista de requerimientos de los siguientes departamentos:

• Inventarios
• Ventas y Cuentas por Cobrar
• Compras y Cuentas por Pagar
• Tesorería
• Contabilidad/Costos/Producción
• Nomina/RRHH
• Sistemas/TI

El visto bueno del proveedor seleccionado por lo general lo debe ejecutar el departamento de sistema o de tecnología de la Información junto a la gerencia pero previamente deben haber analizado como cumple cada solución evaluada con respecto a los requerimientos en cada área, no existe una solución ERP que cumpla con todos los requerimientos de todos los clientes pero lo que se quiere en el procesos de selección es determinar cuál cumple la mayoría de ellos y es más abierto y factible económicamente a nivel financiero y de cierre de los requerimientos no cubiertos de manera natural.

Selecciona la infraestructura donde correrá la solución ERP, si la implantación se ejecutará en la nube los principales proveedores a tener en cuenta son:

1. Amazon Web Service o AWS
2. Microsoft Azure
3. IBM Softlayer

Pida información al proveedor antes de comprar en cuáles de las plataformas se ha implantado su solución o cuales plataformas recomiendan ellos.

Si la solución ERP se implantara localmente dependerá si el nuevo proveedor del software le pedirá una nueva plataforma en cuanto a los servidores o si basta con una actualización de hardware para arrancar con  la actual plataforma.

Verifica muy bien los presupuestos de las soluciones. Por lo general las soluciones ERP SaaS tienen barreras de entrada y de salida muy bajas siempre que no haya letras pequeñas o asteriscos.

Determine cuánta funcionalidad adicional requerirán desarrollar, esto afectará enormemente la tesorería de la empresa y en ocasiones si se maneja mal se puede salir de control con empresas consultoras que no tengan capacidad o nivel técnico sólido en el desarrollo de componentes a la medida.

La mayoría de las implantaciones es recomendable hacerlas en 2 etapas o partes: la primera donde se implante lo más naturalmente posible la solución ERP, en la segunda etapa se desarrollarán todas aquellas funcionalidades o requerimientos no críticos pendientes de la primera etapa. En ocasiones las empresas tienen que invertir de su flujo de caja de 2 a 3 veces lo que invirtieron en licencias por las adecuaciones o funcionalidad a la medida que se sale de control.

Recuerde que la selección del Software ERP es la mitad de la ecuación, la otra mitad es la implantación o implementación del mismo, tome en cuenta los siguientes factores para esta fase no menos importante que la selección:

• Los Usuarios
• La resistencia al cambio
• El nivel funcional, conocimiento de los procesos y hasta el manejo de herramientas informáticas o de software influyen.
• Tener muy pocos usuarios para apoyar en la carga de datos iniciales, aunque sean migrados por personal técnico estos deben ser validados tanto maestros como saldos iniciales, el problema revienta en la puesta en operación donde en ocasiones hay que volver a ejecutar las migraciones nuevamente con el costo asociado a esto tanto en retraso del arranque como en el dinero que hay que pagar a la consultora.
• La plataforma interna
• Indistintamente que se implante local o en la nube se requerirá de una infraestructura que en su mayoría depende de computadores actualizados con un sistema operativo estable, también hay que tomar en cuenta la red de la empresa y los proveedores de Internet.
• Si el software se implantara en la nube es recomendable tener un proveedor o medio alterno de conexión a Internet si el proveedor principal falla, en ocasiones las personas y empresas olvidan que sin Internet no hay comunicación de ningún tipo (correos, ventas, conexión con entes fiscales, pagos de impuestos, etc.)
• Los Procesos
• No tener los procesos documentados o al menos listados por cada área de negocio o departamento de la empresa.
• Los Requerimientos
• No tener claro y por escrito cuales son las funcionalidad y requerimientos que faltan en la nueva solución ERP
• El Proveedor de la solución ERP
• Pensar que todo lo ejecutara el proveedor del ERP
• Que el proveedor no tenga personal técnico y de nivel para ejecutar los requerimientos relacionados con programación y desarrollo.
• Pida referencias de otros clientes, visitelos de ser posible, pruebelo todo y no se deje llevar por las promesas.
• Los Líderes o gerentes de departamento
• Es determinante el nivel de compromiso de los diferentes líderes de área o departamento en el proceso de implantación, el responsable a nivel global del proyecto es el personal del departamento de sistemas pero cada departamento debe tener su responsable, el gerente de sistemas no es el responsable porque no se hayan migrado correctamente los saldos de las cuentas por cobrar o asientos iniciales de la contabilidad eso es responsabilidad directa y puntual de los gerentes de área.
• El seguimiento del avance de la implantación del software ERP
• Siempre es recomendable para implantaciones de más de 30 usuarios utilizar un plan de implantación.

Puntos a evaluar en el área técnica

• Repositorio de datos
• Servidor web
• Sistema operativo del Servidor
• Requerimientos de Hardware del Servidor
• Herramientas de desarrollo de reportes, formatos  e indicadores de gestión
• Herramientas de desarrollo de las funcionalidades adicionales

Otros puntos a tener en cuenta a la hora de seleccionar un Software ERP:

• Si tiene un Punto de Venta Propio, esto ahorrará costos a la hora de tener que integrar un software de terceros.
• La información debe estar realmente integrada: ejemplos: una sola tabla de clientes para el ERP y el CRM, poder ejecutar asientos contables en línea de la nómina, de los cálculos de costos de importaciones, de las órdenes de producción, todo se debe poder enviar en línea a la contabilidad
• Un punto importante en cuanto a la solución ERP es la tecnología del mismo, si este es OpenSource debe tener en cuenta que tendrá que tener recursos internos (programadores/desarrolladores) para ejecutar cambios en el código del mismo, en la mayoría de las implantaciones pequeñas de menos de 10 usuarios por lo general esto no es requerido pero si es una empresa de más de 50 usuarios muy seguramente requerirá estos recursos, tenga en cuenta que la empresa proveedor también puede que le ofrezca estos servicios durante la fase de implantación o la fase de soporte.
• Dependiendo del país requerirán soporte para Facturación Electrónica o integración contra máquinas fiscales, esto lleva tiempo y consume dinero si no tiene soporte para esta área porque requerirán la integración de un tercero (otro actor más). Otro plus importante si utiliza facturación electrónica y es en la nube es que el Software ERP seleccionado tenga un portal de autoservicio que le permita a sus clientes conectarse en tiempo real y bajar o consultar los diferentes documentos y comprobantes electrónicos generados por el sistema y que han sido declarados al respectivo ministerio de haciendo donde esta operando. Si tiene varias sucursales en varios países y maneja una sola operación y contabilidad la situación se complica enormemente porque deberá trabajar con varias operaciones de Factura Electrónica.
• Salga corriendo si le hablan de interfaces basadas en Flash Player o  Microsoft Silverlight, trabajar mediante escritorio remoto contra el servidor o instalar cualquier cliente "intermedio" que vale un ojo de la cara, tu no tienes que pagar las deficiencias del Proveedor del Software ERP, el que no ha hecho la tarea es el, no te dejes vender humo que te saldrá caro más adelante.

Al final el mejor software ERP local o en la nube será el que cumpla varios de estos puntos:

• Implantación entre 1 y 3 meses dependiendo del tamaño de la empresa, empresas con más de 50 usuarios pasan fácil los 6 meses dependiendo de la cantidad de procesos y reglas de negocio.
• Costos de licencia o suscripción predecibles y sin sorpresas
• Reducción significativa en los tiempos de respuesta de los diferentes departamentos
• Implantación de una contabilidad en línea de la mayoría de las transacciones de la empresa, para la obtención de los estados financieros.
• Fácil de usar para los usuarios finales
• Que tenga las últimas tecnologías, esto ahorrará costos en cuanto a actualizaciones futuras.

Jose Paredes
Coordinador SAC
jfparedes@efactoryerp.com
https://efactoryerp.com/
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Software ERP en la Nube